Web Access

Web Access ist eine webbasierte Anwendung, die es jedem Benutzer ermöglicht, innerhalb des Systems sämtliche Kommunikationsaspekte sowie private Terminkalender zu verwalten. Die Installation von Software auf dem lokalen Computer ist nicht erforderlich. Stellen Sie über jeden beliebigen Computer mit einem Webbrowser und Internetzugriff eine Verbindung zu Web Access her.

Geben Sie in einem Webbrowser die Adresse des Officelinx-Servers ein, auf den remote zugegriffen werden kann. Das Format der Adresse sieht i.d.R. wie folgt aus:
benutzer.ihr_unternehmen.com. Klicken Sie auf Web Access , um die Anmeldeseite aufzurufen.

Über die folgenden vier Links gelangen Sie zu den vier Authentifizierungsmethoden, mit denen Sie Web Access aufrufen können: Google – erfordert die Einrichtung eines Google-Kontos; Office 365 – erfordert ein Microsoft-Konto; Windows nutzt die Computer- bzw. Netzwerk-Anmeldeinformationen; UC erfordert die Anmeldeinformationen für den UC-Server.

Klicken Sie auf den gewünschten Link und geben Sie die entsprechenden Anmeldeinformationen ein.

Bei der erstmaligen Verbindung mit Web Access über einen Computer müssen Sie einige unterstützende Softwareanwendungen installieren.

Rufen Sie die Seite Software-Downloads auf. Laden Sie das Java-Plug-In (nur IE) und die Programme zum Erteilen von Berechtigungen (alle Browser) herunter, um Ihren Computer für den Webclient einzurichten. Um die volle Funktionsfähigkeit von Web Access zu gewährleisten, müssen diese Programme auf jeder Arbeitsstation installiert werden.

Beispiel: Sie können Grußansagen mit PC-Mikrofonen erst dann aufzeichnen, nachdem die entsprechenden Dienstprogramme installiert wurden.

Web Access unterstützt die Funktion zum Einmaligen Anmelden, die auch bei iLink-Clientanwendungen zum Einsatz kommt: Die Anmeldung bei einem dieser Programme ermöglicht einen nahtlosen Zugriff auf weitere Programme, ohne dass Sie sich erneut anmelden müssen.

Wählen Sie eine der Authentifizierungsmethoden aus, um sich bei Web Access anzumelden.

Die Verwendung der Google-Authentifizierung setzt ein Google-Apps-Konto voraus. Wenden Sie sich an Ihren Administrator, um Informationen zu Ihren Kontodetails zu erhalten. Klicken Sie zum Erstellen eines neuen Kontos oben rechts auf die Schaltfläche „Anmelden“ und führen Sie die Schritte des Assistenten aus, bevor Sie an diese Stelle zurückkehren.

Klicken Sie unten im Fenster auf die Schaltfläche Anmelden, um die Anwendung zu starten.

Die Verwendung der Office 365-Authentifizierung setzt ein Microsoft-Konto voraus. Wenden Sie sich an Ihren Administrator, um Informationen zu Ihren Kontodetails zu erhalten. Klicken Sie zum Erstellen eines neuen Kontos oben rechts auf die Schaltfläche „Anmelden“ und führen Sie die Schritte des Assistenten aus, bevor Sie an diese Stelle zurückkehren.

E-Mail: Geben Sie die E-Mail-Adresse für das Google-Apps-Konto ein. Klicken Sie auf Weiter.

Kennwort: Geben Sie Ihr Office 365-Kennwort ein und klicken Sie anschließend unten im Fenster auf die Schaltfläche Anmelden, um die Anwendung zu starten.

Bei der Windows-Authentifizierung werden für den Zugriff auf die Anwendung Ihre Computer- bzw. Netzwerk-Anmeldeinformationen verwendet.

Benutzername: Geben Sie, durch einen Backslash getrennt, die Domäne und den Benutzernamen für das Unternehmensnetzwerk ein
(d. h. domänenname\benutzername).

Klicken Sie unten im Fenster auf die Schaltfläche Anmelden, um die Anwendung zu starten.

Klicken Sie auf das UC-Symbol. Geben Sie die Firmennummer, Mailbox und das entsprechende Kennwort ein, um sich beim System anzumelden.

Unternehmen: Geben Sie die Firmennummer Ihres Unternehmens ein. Dies ist in der Regel die Ziffer 1, es sei denn, es werden mehrere Unternehmen über denselben Sprachserver verwaltet.

Klicken Sie unten im Fenster auf die Schaltfläche Anmelden, um die Anwendung zu starten.

Die Nutzung der Google- und Windows-Anmeldung bedarf zusätzlicher Vorbereitung durch den Officelinx-Administrator.

1.Navigieren Sie über den Officelinx-Sprachserver zu UC-Admin > Unternehmen > Mailboxstruktur.
Doppelklicken Sie auf die Mailbox des Benutzers, um das Einrichtungsfenster zu öffnen.

2.Rufen Sie die Registerkarte Erweitert auf. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus.

3a.Für die Google-Anmeldung: Geben Sie im Feld Domänenkontoname die E-Mail-Adresse für das Google-Apps-Konto des Benutzers ein (z. B. [email protected]).
Klicken Sie in der Symbolleiste oben im Fenster auf das Symbol Speichern

3b.Für die Windows-Anmeldung: Geben Sie im Feld Domänenkontoname den Domänennamen des Unternehmens ein, gefolgt von einem Backslash (\) und den Windows-Benutzernamen der betreffenden Person (z. B. domäne\benutzername).
Klicken Sie in der Symbolleiste oben im Fenster auf das Symbol Speichern

Melden Sie sich nach Beenden einer Web Access-Sitzung stets ab, um Ihre Daten zu schützen.
Klicken Sie oben rechts im Hauptbildschirm auf die Schaltfläche Abmelden.

Klicken Sie auf OK, wenn Sie aufgefordert werden, sich von Web Access abzumelden. Klicken Sie alternativ auf „Abbrechen“, um zum Programm zurückzukehren.

Der Web Access-Hauptbildschirm unterteilt sich in die folgenden fünf miteinander verknüpften Optionsblöcke: Nachrichten, Standort, Personen, Benachrichtigung und Einstellungen. Jeder Block unterteilt sich wiederum in die für die jeweilige Gruppe verfügbaren Hauptfunktionen.

Sämtliche Detailinformationen finden Sie in den entsprechenden Abschnitten dieses Dokuments.

Über die Schaltfläche Webtutorial unter Einstellungen gelangen Sie zur Mailbox-Einrichtung für die Verwendung mit Web Access. Auch wenn die Einrichtung wahrscheinlich bereits durch Ihren Administrator vorgenommen wurde, haben Sie die Möglichkeit, sich anhand dieses Assistenten mit den im System verfügbaren Optionen vertraut zu machen. Alle für das System nötigen Änderungen können über diesen Assistenten vorgenommen werden. Wir empfehlen, den Assistenten auszuführen, bevor Sie fortfahren.

1.Einführung: Wählen Sie die Zeitzone aus, in der Sie sich am häufigsten befinden. Geben Sie den Zeitpunkt des Arbeitsbeginns und -endes ein. Klicken Sie zum Fortfahren auf die Schaltfläche Weiter.

2.Telefonnummern: In diesem Fenster können Sie die Rufummern eingeben, unter denen Sie erreichbar sind.

Geben Sie für jede Telefonnummer die entsprechende Nebenstelle bzw. internen oder externen Rufnummern ein, unter denen Sie erreichbar sind. Geben Sie vollständige Rufnummer ein, einschließlich Landes- und Ortsvorwahl (sofern zutreffend). Klicken Sie anschließend zum Fortfahren auf die Schaltfläche Weiter.

3.Standorte: Geben Sie die Telefonnummer bzw. Nebenstelle ein, die das System bei eingehenden Anrufen zuerst anrufen soll, wenn für Ihren Standort die Option „Im Büro“ eingestellt ist. Geben Sie außerdem an, welche Aktion das System ausführen soll, wenn der Anruf unter dieser Nummer nicht beantwortet wird.

Eingehende Anrufe durchstellen: Geben Sie die primäre Nebenstelle ein, unter der Sie während der Geschäftszeiten erreichbar sind.

Anruf wird nicht beantwortet: Wählen Sie in der Dropdown-Liste die Aktion, die das System ausführen soll (z. B. „Nachricht verfassen“, „Andere Nummer anrufen“), wenn unter der primären Nummer keine Antwort erfolgt. Wenn Sie in Schritt 2 andere Nummern eingegeben haben, werden diese in der Liste angezeigt. Klicken Sie auf Hinzufügen, um einen weiteren Eintrag hinzuzufügen.

Geben Sie an, ob das System Sie kontaktieren soll, wenn Sie Zuhause sind. Bei Auswahl von Ja: Geben Sie in den vorgegebenen Bereichen die erforderlichen Kontaktnummern ein. Klicken Sie unten im Fenster auf die Schaltfläche Beenden, um den Assistenten abzuschließen.

Im Block Nachrichten können Sie alle Aspekte Ihrer E-Mail- und Faxkommunikation verwalten. Sie haben die Möglichkeit, neue Nachrichten zu erstellen, eingehende Nachrichten zu lesen und Sprachnachrichten abzuhören, die im System hinterlassen wurden. Es sind keine zusätzlichen E-Mail-Clients oder zusätzliche Software erforderlich.

Darüber hinaus können Sie in diesem Abschnitt Ihre Telefonansagen erstellen und verwalten.

Dieser Block ist in folgende Abschnitte unterteilt: Senden von Nachrichten, Senden von Faxnachrichten, Nachrichten, Faxaufträge, Grußansagen und Nachrichtenweiterleitung.

Mithilfe dieser Symbole können Sie Informationen zu der jeweiligen Nachricht anzeigen:

Symbol	Name	Funktion
	Neue Sprachnachricht	Gibt an, ob die Nachricht eine Audiokomponente enthält (Sprachnachricht oder Anhang)
	Ungelesene E-Mail	Gibt an, dass eine E-Mail nicht gelesen wurde
	Gelesene E-Mail	Gibt an, dass eine E-Mail gelesen wurde
	Fax	Gibt an, dass es sich bei der Nachricht um ein Fax handelt
	Dringend	Diese Nachricht wurde vom Absender als „Dringend“ gekennzeichnet
	Vertraulich	Diese Nachricht wurde vom Absender als „Vertraulich“ gekennzeichnet
	Anhang	Gibt an, dass diese Nachricht einen Anhang enthält

Klicken Sie zum Erstellen einer neuen E-Mail-Nachricht auf die Schaltfläche Nachricht senden.

Die Vorgehensweise beim Erstellen einer Nachricht ist mit anderen E-Mail-Clients identisch. Legen Sie den/die Empfänger fest und geben Sie anschließend den Betreff und Text der Nachricht ein. Fügen Sie bei Bedarf über die Registerkarte Anhänge eine Datei hinzu.

AN: Geben Sie im Feld „AN“ die E-Mail-Adresse des Empfängers ein. Verwenden Sie alternativ das Suchsymbol

, um Ihre Kontaktliste zu öffnen und wählen Sie die Kontakte aus, die hinzugefügt werden sollen. Bei der Eingabe mehrerer Adressen müssen diese durch ein Komma getrennt werden
(z. B. [email protected],[email protected]).

Klicken Sie auf die Links CC hinzufügen oder BCC hinzufügen, um eine Kopie bzw. Blindkopie an weitere Empfänger zu senden. Dadurch werden für jede Kategorie neue Adressleisten geöffnet. Geben Sie die Adressen in den vorgegebenen Bereichen ein oder verwenden Sie die Suchfunktion, um die Empfänger aus Ihrer Kontaktliste auszuwählen.

Betreff: Geben Sie hier als Information für die Empfänger eine kurze Beschreibung des Nachrichteninhalts ein.

Wählen Sie aus den Dropdownmenüs über dem Nachrichtenfenster weitere Optionen für die Nachricht aus:

Priorität – Wählen Sie Normal oder Dringend. „Dringend“ zeigt dem Empfänger an, dass die Nachricht sofort geöffnet werden sollte.

Vertraulichkeit – Wählen Sie Normal oder Vertraulich, um den Empfängern mitzuteilen, dass die Nachricht vertrauliche Informationen enthält.

Als gelesen markieren – Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um von den Empfängern eine Lesebestätigung anzufordern.

Auf der Registerkarte „Anhänge“ im Fenster „Neue Nachricht“ können zusätzliche Elemente zu einer ausgehenden Nachricht hinzugefügt werden. Verwenden Sie die Schaltfläche Hinzufügen oben links, um eine Datei, einen Neuen Text oder eine Neue Sprachnachricht zur Nachricht hinzuzufügen.

Datei – Bei Auswahl dieser Option wird ein Fenster geöffnet, in dem Sie eine Datei auswählen und zur Nachricht hinzufügen können. Sie können jeweils nur eine Datei auswählen, jedoch mehrere Dateien einzeln hinzufügen. Klicken Sie nach Auswahl der Datei auf Hochladen, um die Datei zur Nachricht hinzuzufügen.

Neuer Text – Bei Auswahl dieser Option wird ein Fenster geöffnet, in dem Sie weiteren Text hinzufügen können. Klicken Sie auf Speichern, um die Nachricht als Textdatei hinzuzufügen.

Neue Sprachnachricht – Wenn ein Mikrofon an den Computer angeschlossen ist bzw. im Computer ein Mikrofon integriert ist, können Sie über die Web Access-Schnittstelle mithilfe des Aufzeichnungstools Sprachnachrichten hinzufügen.

•Klicken Sie zum Starten einer Aufzeichnung auf die Schaltfläche Aufzeichnen. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Stopp. Die Sprachaufzeichnung wird als Anhang in Form einer WAV-Audiodatei hinzugefügt. Wenn Sie mit der Nachricht zufrieden sind, klicken Sie auf Speichern.

Klicken Sie nach Verfassen der Nachricht auf die entsprechende Schaltfläche, um fortzufahren.

Schaltfläche	Beschreibung
Senden	Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die Nachricht sofort zu übermitteln.
Später senden	Wählen Sie einen Zeitpunkt aus, an dem die Nachricht gesendet werden soll. Geben Sie zum Senden der Nachricht die folgenden Angaben ein: Jahr, Monat, Tag, Stunde und Minute. Klicken Sie alternativ auf das Kalendersymbol , um den Tag auszuwählen. Klicken Sie anschließend auf OK.
Speichern und schließen	Verwenden Sie diese Schaltfläche, um die Nachricht im Ordner „Entwürfe“ zu speichern und zum Posteingang zurückzukehren. Sie können die Nachricht jederzeit wieder aufrufen, ändern und senden.
Verwerfen	Löschen Sie die Nachricht und kehren Sie zum Posteingang zurück.

Alle Funktionen zum Senden von Faxnachrichten sind mit den Funktionen zum Senden von Nachrichten identisch. Geben Sie die Faxnummer im Feld AN ein. Fügen Sie alle erforderlichen Ziffern hinzu, wie z. B. Nummern für Ferngespräche und Ortsvorwahlen sowie alle Zeichen, die für den Zugang zu einer externen Leitung erforderlich sind. Alle Anhänge, die zur Faxnachricht hinzugefügt werden, müssen im PDF- oder TIFF-Format sei, es sei denn, der Sprachserver wurde zur Unterstützung anderer Dateitypen eigens eingerichtet.

Klicken Sie zum Lesen der Nachrichten auf die Schaltfläche Nachrichten, um Ihren Posteingang zu öffnen.

Gelesene

Nachrichten werden als normaler Text angezeigt, wohingegen Ungelesene

Nachrichten in Fettdruck angezeigt werden.

Klicken Sie zum Öffnen einer Nachricht in der Spalte Von auf den Namen des Kontakts.

Schaltflächen	Beschreibung
Schließen	Schließen Sie die Nachricht und kehren Sie zum Posteingang zurück.
Antworten Allen antworten Weiterleiten	Antworten – Wählen Sie diese Option, um nur dem Absender der Nachricht eine Antwort zu senden. Allen antworten – Wählen Sie diese Option, um dem Absender und allen Empfängern der Nachricht eine Antwort zu senden. Weiterleiten – Wählen Sie diese Option, um die Nachricht an einen anderen Kontakt weiterzuleiten. Fahren Sie mit dem Mauszeiger über die einzelnen Schaltflächen (Text*, Sprachnachricht, Fax, Kommentar hinzufügen^†, Kein Kommentar^†), um weitere Optionen anzuzeigen.
Kopieren/Verschieben	Wählen Sie diese Option, um die ausgewählten Nachrichten in einem anderen Ordner zu duplizieren bzw. in einen anderen Ordner zu verschieben. Sie werden aufgefordert, den Ordner auszuwählen, in den die Nachrichten verschoben bzw. kopiert werden sollen.
	Senden Sie die ausgewählten Nachrichten an den Ordner „Gelöschte Elemente“. Bei Verwendung dieses Symbols im Ordner „Gelöschte Elemente“ werden die ausgewählten Nachrichten dauerhaft vom System entfernt.
Live-Antwort	Starten Sie einen Telefonanruf mit dem Empfänger der Nachricht. Eine Beschreibung hierzu finden Sie auf this page.

_* – Bei Auswahl der Option Text wird eine E-Mail Antwort gesendet. Wählen Sie Sprachnachricht, um eine Sprachnachricht aufzuzeichnen und zusammen mit der Antwort zu senden.
Wählen Sie Fax, um die Antwort als Faxnachricht zu senden.

† – Beim Hinzufügen eines Kommentars haben Sie die Möglichkeit, ein Vorwort zur Nachricht hinzuzufügen bzw. aufzuzeichnen, bevor Sie die Nachricht an den neuen Kontakt senden. Wählen Sie Kein Kommentar, um die Nachricht ohne Zusätze zu senden.

Web Access kann Sprachnachrichten wiedergeben. Beim Öffnen einer Sprachnachricht (einer E-Mail mit einer Sprachdatei im Anhang) gibt Web Access die Nachricht automatisch wieder. Rufen Sie zur Wiedergabe der Nachricht die Registerkarte Anhänge auf und öffnen Sie den Audioanhang.

Beim Empfang einer Faxnachricht können Sie die zugehörigen Anhänge in Web Access mit der standardmäßigen Microsoft Windows-Faxanzeige öffnen. Sie haben die Möglichkeit, die Datei auf Ihrem lokalen Computer zu speichern und anschließend zu öffnen oder sie sofort zu öffnen.

Zusätzlich zu den Anhängen, die für Sie erstellt werden (z. B. Fax- und Sprachnachrichten), können Sie über die Registerkarte Anhang auch andere Dateien zu einer Nachricht hinzufügen. Klicken Sie zum Anhängen einer Datei auf die Schaltfläche Hinzufügen. Sie haben drei Auswahlmöglichkeiten:

Datei: Klicken Sie auf die Schaltfläche „Durchsuchen“, um die Datei auszuwählen, die Sie anhängen möchten. Klicken Sie nach Ihrer Auswahl auf die Schaltfläche „Hochladen“, um die Datei zu Ihrer Nachricht hinzuzufügen.

Neuer Text: Ein einfacher Texteditor wird angezeigt. Verfassen Sie den Text und klicken Sie auf „Speichern“. Die Textdatei wird erstellt und automatisch zu Ihrer Nachricht hinzugefügt.

Neue Sprachnachricht: Das Aufzeichnungstool wird angezeigt. Klicken Sie auf Aufzeichnen und sprechen Sie Ihre Nachricht in das Mikrofon. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Stopp. Die Sprachdatei wird automatisch als WAV-Audiodatei zur Nachricht hinzugefügt.

Mithilfe von Web Access können Sie einen Anruf innerhalb einer Nachricht über das aktuell ausgewählte Telefongerät initiieren. Beim Klicken auf die Option Live-Antwort werden im Popup-Bildschirm die folgenden Optionen angezeigt:

Telefonnummern meines aktuellen Standorts: Wählen Sie die Telefonnummer aus, die beim Herstellen einer Verbindung mit Ihrem Kontakt verwendet werden soll. Der Sprachserver ruft Sie zuerst auf diesem Gerät an; anschließend initiiert der Sprachserver nach Ihrer Antwort einen Anruf mit dem jeweiligen Kontakt, um eine nahtlose Verbindung zwischen Ihnen herzustellen.

Typ: Wählen Sie im Dropdownmenü die Art der Telefonnummer Ihres Kontakts aus, Intern oder Extern.

Nummer: Geben Sie die Telefonnummer bzw. Nebenstelle des Kontakts an, der angerufen werden soll, oder klicken Sie auf eines der Symbole:

– Öffnet eine Dropdownliste mit den zuvor gewählten Nummern. Klicken Sie auf eine Nummer, um den Anruf zu tätigen.

– Durchsucht Ihre Kontaktliste nach der gewünschten Nummer. Klicken Sie auf eine Nummer, um den Anruf zu tätigen.

– Erweitert die Ansicht, um zusätzlich zur Nummer die Landes- und Ortsvorwahl anzuzeigen.

Wählen: Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um den Anruf zu tätigen. Ihr aktuelles Gerät klingelt und der Anruf wird getätigt, sobald Sie abheben.

Abbrechen: Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um das Fenster „Live-Antwort“ zu schließen, ohne den Anruf zu tätigen.

Wenn Sie eine Aktion auf eine Nachricht anwenden möchten, ohne den Inhalt anzuzeigen, aktivieren Sie die Kontrollkästchen links neben der Nachrichtenliste. Klicken Sie anschließend auf die gewünschte interaktive Schaltfläche, z. B. Verschieben

oder Löschen

Schaltflächen	Beschreibung
Neu	Erstellen Sie eine neue Nachricht. Bewegen Sie den Mauszeiger über diese Schaltfläche, um die verfügbaren Nachrichtentypen anzuzeigen*. Wählen Sie einen Nachrichtentyp aus, um eine Nachricht dieses Typs zu erstellen.
Kopieren/Verschieben	Wählen Sie diese Option, um die ausgewählten Nachrichten in einem anderen Ordner zu duplizieren bzw. in einen anderen Ordner zu verschieben. Sie werden aufgefordert, den Ordner auszuwählen, in den die Nachrichten verschoben bzw. kopiert werden sollen.
	Aktualisieren Sie die Nachrichtenliste.
	Senden Sie die ausgewählten Nachrichten an den Ordner „Gelöschte Elemente“. Bei Verwendung dieses Symbols im Ordner „Gelöschte Elemente“ werden die ausgewählten Nachrichten dauerhaft vom System entfernt.
	Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um auf die Onlinehilfe zuzugreifen.
Ansichten	Über die Schaltfläche „Ansichten“ können Sie die angezeigten Nachrichten filtern. Die Standardansicht ist Alle Nachrichten anzeigen.
	Verwenden Sie die Pfeiltasten, um zur nächsten bzw. vorherigen Nachrichtenseite zu wechseln.

* – Wählen Sie Sprachnachricht, um eine Sprachnachricht aufzuzeichnen und zusammen mit der Antwort zu senden. Wählen Sie Fax, um die Antwort als Faxnachricht zu senden. Mobile Textnachricht sendet die Nachricht als SMS. Bei Auswahl der Option Kontakt wird ein Fenster geöffnet, in dem Sie die Person zu Ihrem persönlichen Verzeichnis hinzufügen können. Geben Sie die erforderlichen Details ein (Name, Kontaktnummern, Arbeitgeber usw.) und klicken Sie anschließend auf Speichern und schließen.

Alle gelöschten Nachrichten und Ordner werden in den Ordner Gelöschte Elemente verschoben. Dies ermöglicht Ihnen, Elemente wiederherzustellen, solange der Ordner „Gelöschte Elemente“ nicht geleert wurde.

Um ein Element wiederherzustellen, verschieben Sie eine Nachricht bzw. einen Ordner zurück an den ursprünglichen Speicherort oder zu einem anderen Speicherort außerhalb des Ordners „Gelöschte Elemente“.

Gelöschte Nachrichten und Ordner werden in den Ordner Gelöschte Elemente verschoben. Um diese Elemente dauerhaft zu löschen, wählen Sie im Ordnermenü die Option Ordner „Gelöschte Elemente“ leeren aus.

In diesem Abschnitt werden alle gesendeten, empfangenen und ausstehenden Faxnachrichten angezeigt. Zur jeder Faxnachricht werden Angaben zu Uhrzeit, Datum und Rufnummer aufgeführt.

Faxnachrichten, die vom System noch verarbeitet werden, werden ebenfalls zusammen mit dem aktuellen Status (z. B. Wählen, Senden) angezeigt.

Alle Faxnachrichten, die nicht gesendet werden konnten, werden zusammen mit der Ursache des Fehlers (z. B. Besetzt, Keine Antwort) aufgeführt. Wenn eine Verbindung nicht hergestellt werden konnte, führt Web Access mehrmals eine Wahlwiederholung durch, bevor der Vorgang abgebrochen wird.

Die Wahlwiederholungsversuche werden vom Officelinx-Administrationsprogramm festgelegt.
Rufen Sie die Registerkarte Unternehmen > Integriertes Fax auf.
Legen Sie den Wert im Feld Anzahl Wiederholungen zum Drucken der Datei, wenn keine Antwort erfolgt fest, um anzugeben, wie oft das System versuchen soll, die Faxnachricht zu senden. Der Standardwert beträgt 5.

Passen Sie Ihre persönlichen Grußansagen an, um Anrufer unmittelbar über Ihren Standort und Ihre Verfügbarkeit zu informieren. Sofern keine benutzerspezifische Grußansage festgelegt wurde, hören alle Anrufer die für Ihre Verfügbarkeitseinstellung vordefinierte Standard-Grußansage und wie der Anruf getätigt wurde (intern oder extern).

Grußansage hinzufügen – Klicken Sie hier, um eine neue Grußansage in der ausgewählten Kategorie zu erstellen.

Grußansage in anderer Sprache hinzufügen – Über diesen Link können Sie eine neue Grußansage für Einträge erstellen, denen bereits eine Grußansage zugeordnet ist. Wählen Sie eine andere Sprache aus der Liste aus und zeichnen Sie die neue Grußansage auf. Diese wird abgespielt, wenn ein Anrufer die betreffende Sprache über die Auto-Telefonzentrale auswählt.

Aufzeichnen – Wählen Sie diesen Link aus, um das Aufzeichnungsmenü zu öffnen. Wählen Sie beim Aufzeichnen einer Grußansage die gewünschte Sprache für die Grußansage aus der Liste aus. Alle in Ihrem System verfügbaren Sprachen werden aufgeführt. Diese Grußansage wird wiedergegeben, wenn ein Anrufer die betreffende Sprache während der Eingabeaufforderung auswählt.

Klicken Sie anschließend auf Aufzeichnen. Sprechen Sie in das Mikrofon bzw. Handset, um die Grußansage aufzuzeichnen.

Klicken Sie anschließend auf Speichern, um die Grußansage im System zu speichern.

Wiedergeben – Wählen Sie diese Option aus, um die aktuelle Grußansage für das jeweilige Element zu überprüfen.

Löschen – Klicken Sie auf das Symbol

, um die betreffende Grußansage vom System zu entfernen.

Auf dieser Registerkarte können Sie Ihren Namen sowie die internen und externen Standard-Grußansagen überprüfen und aufzeichnen, die Anrufer hören, wenn die Leitung besetzt ist.

Sprechen Sie Ihren Namen. Diese Grußansage wird standardmäßig vom System mithilfe des TTS-Moduls (Text-zu-Sprache) erzeugt. Die Aussprachefähigkeit des TTS-Moduls ist begrenzt. Die besten Ergebnisse erhalten Sie, wenn Sie Ihre Namensansage selbst aufzeichnen.

Die interne, persönliche Grußansage wird abgespielt, wenn Sie von einer internen Nummer angerufen werden und den Anruf nicht annehmen.

Die externe, persönliche Grußansage wird abgespielt, wenn Sie von einer externen Nummer angerufen werden und den Anruf nicht annehmen.

Die interne, persönliche Grußansage wird abgespielt, wenn Sie von einer internen Nummer angerufen werden und Sie bereits telefonieren.

Die externe, persönliche Grußansage wird abgespielt, wenn Sie von einer externen Nummer angerufen werden und Sie bereits telefonieren.

Die interne Grußansage bei Nicht verfügbar wird abgespielt, wenn Sie von einer internen Nummer angerufen werden und Ihre Verfügbarkeitseinstellung auf „Nicht verfügbar“ gesetzt ist.

Die externe Grußansage bei Nicht verfügbar wird abgespielt, wenn Sie von einer externen Nummer angerufen werden und Ihre Verfügbarkeitseinstellung auf „Nicht verfügbar“ gesetzt ist.

Überprüfen und zeichnen Sie Grußansagen auf, die abgespielt werden sollen, wenn Sie sich an einem bestimmten Ort befinden (in der Mittagspause, in einer Besprechung, im Urlaub usw.)

Erstellen Sie benutzerdefinierte Grußansagen für spezifische Kontakte. Wenn das System einen eingehenden Anruf über die Anrufer-ID identifiziert, wird die Ansage abgespielt, die dieser ID zugeordnet ist.

Wenn Sie eine weitere E-Mail-Adresse verwenden oder Ihre Nachrichten in einem anderen Konto sichern möchten, können Sie Ihre Nachrichten über Web Access an eine beliebige andere E-Mail-Adresse weiterleiten. Sie können mehrere Weiterleitungsadressen konfigurieren; es kann jedoch nur jeweils eine aktiv sein.

Über das folgende Feld können Sie eine Weiterleitungsadresse hinzufügen oder eine bestehende Weiterleitungsadresse ändern:

Deaktivieren: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die Weiterleitung von Nachrichten zu beenden.

Wählen Sie über die Optionsfelder einen der folgenden Zielorte für die Weiterleitung aus.

An ein bestimmtes Ziel senden: Wählen Sie dieses Optionsfeld und geben Sie die Adresse ein, an die die Nachrichten weitergeleitet werden sollen.

Auf Standarddrucker des Servers drucken: Sendet die Nachricht an den auf dem Officelinx-Server eingerichteten Standarddrucker.

Auf Faxdrucker drucken: Leitet die Nachricht an die angegebene Faxnummer weiter.

Google Docs: Leitet die Nachricht an die Google Docs-Sammlung weiter. Geben Sie den Namen einer bestehenden Sammlung ein, an die die Nachrichten gesendet werden sollen. Der Pfad muss zwischen Schrägstrichen stehen / (z. B. /NameDerSammlung/ ).

Speicherpfad: Leitet die Nachricht an einen benutzerdefinierten Speicherort weiter. Geben Sie den Pfad ein, an den die Nachrichten gesendet werden sollen
(z. B. C:\Benutzer\Personenname).

Weiterleitungsart: Wählen Sie im Dropdownmenü die Übertragungsart aus. Bei Auswahl der Option Weiterleiten wird eine Kopie der Nachricht im ursprünglichen Kontopostfach aufbewahrt. Bei Auswahl der Option Relais wird die Nachricht nach der Verarbeitung im ursprünglichen Konto gelöscht.

Nachrichtentyp: Legen Sie durch Aktivierung der jeweiligen Kontrollkästchen fest, welche Nachrichten weitergeleitet werden sollen: E-Mail, Faxnachricht, Sprachnachricht, entgangene Anrufe

Sprachformat: Wählen Sie im Dropdownmenü das Audiokodierungsformat aus, das zur Kodierung von Sprachnachrichten verwendet werden soll.

Faxformat: Wählen Sie das Dateiformat aus, das zur Weiterleitung von Faxnachrichten verwendet werden soll. Standardmäßig ist nur das TIFF- und PDF-Format verfügbar. Andere Formate können verfügbar sein, wenn die entsprechenden Programme auf dem Server installiert wurden.

Verzögert: Die ausgewählten Nachrichten werden mit einer vordefinierten Verzögerung weitergeleitet. Um einen Verzögerungszeitraum für weitergeleitete Nachrichten hinzuzufügen, geben Sie den gewünschten Zeitraum in Stunden und Minuten ein. Wenn Sie 0 Stunden und Minuten eingeben, wird die Nachricht beim Empfang unverzüglich weitergeleitet.

Anhänge hinzufügen: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um Anhänge zu weitergeleiteten Nachrichten hinzuzufügen.

Standorte sind die zentrale Komponente von Officelinx. Ihr aktueller Status wird durch Ihren Standort definiert. Alle Anrufe, Nachrichten und anderen Interaktionen werden durch die für den jeweiligen Standort konfigurierten, benutzerdefinierten Regeln optimiert. Das Programm bietet zahlreiche allgemeine Standorte. Sie haben die Möglichkeit, bei Bedarf benutzerdefinierte Standorte zu erstellen. Alle vordefinierten und benutzerdefinierten Standorte können über Web Access an Ihre Bedürfnisse angepasst werden.

Web Access ermöglicht es Ihnen, Ihre Anwesenheit durch die Erstellung und Änderung von Standorten, Kontaktnummern und Verfügbarkeit zu verwalten.

Ihre aktuellen Angaben zu Standort, Kontaktnummer und Verfügbarkeit werden auf der Dashboard-Schaltfläche angezeigt.

Klicken Sie zum Ändern Ihres Standorts im Dashboard auf die Schaltfläche Aktuellen Standort ändern.
Aktivieren Sie die Option Meine Standortkalender verwenden, damit Ihr Standort automatisch Ihrem Kalender entsprechend festgelegt wird.

Wählen Sie das Optionsfeld Meine Standortkalender überschreiben und meinen aktuellen Standort festlegen, um Ihren Standort manuell zu ändern. Konfigurieren Sie ggf. die restlichen Felder und klicken Sie anschließend auf Speichern.

Diese zusätzlichen Felder werden nur einmalig bei Auswahl der Option „Überschreiben“ angezeigt.

Aktueller Standort: Wählen Sie im Dropdownmenü den gewünschten Standort aus (Im Büro, In der Mittagspause, In einer Besprechung usw.).

Verfügbarkeit am aktuellen Standort: Wählen Sie im Dropdownmenü Ihren Verfügbarkeitsstatus (Verfügbar, Nicht verfügbar) aus.

Nummer: Die aktuelle Rufnummer, unter der Sie erreichbar sind, wird angezeigt. Klicken Sie auf die Pfeiltasten

, um eine andere Rufnummer einzugeben. Wählen Sie den entsprechenden Typ (Intern oder Extern) und geben Sie die vollständige Rufnummer ein (ggf. einschließlich Landes- und Ortsvorwahl). Sie können auch eine der Telefonnummern auswählen, die diesem Standort

zugeordnet sind.

Wählen Sie in der Dropdownliste die Option Verfügbar oder Nicht verfügbar. Bei Auswahl der Option „Verfügbar“ klingelt Ihr aktuelles Telefon und der Anruf wird an die Voicemail bzw. eine andere Nummer geleitet, wenn keine Antwort erfolgt. Bei Auswahl der Option „Nicht verfügbar“ werden eingehende Anrufe automatisch an Ihre Voicemail oder an eine andere Nummer weitergeleitet.

Verfügbarkeitsfilter überschreiben: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die für diesen Standort konfigurierten Verfügbarkeitsfilter zu überschreiben. Verfügbarkeitsfilter werden über die Schaltfläche „Standorte“ konfiguriert. Wenn diese Option aktiviert ist, werden alle Ausnahmen ignoriert, die über die Filter für diesen Standort definiert wurden.

Bei fehlender Anrufer-ID als „Nicht verfügbar“ erscheinen: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, damit der Verfügbarkeitsstatus „Nicht verfügbar“ erscheint, wenn bei einem Anruf keine Anrufer-ID angezeigt wird.

Legen Sie über eines der Optionsfelder den Zeitraum fest, über den Sie sich an diesem Standort befinden.

Bis Standortwechsel: Mit diesem Standort fortfahren, bis er erneut manuell geändert wird.

Bis zur nächsten geplanten Aktivität bzw. bis zum Ende oder Beginn der Arbeitszeit: Dieser Standort wird beibehalten, bis das nächste Ereignis in Ihrem Kalender erreicht wird, der aktuelle Arbeitstag abgelaufen ist bzw. der folgende Arbeitstag startet. Ihr Standort wird anschließend basierend auf Ihren Kalendereinstellungen geändert.

Bis: Aktivieren Sie dieses Optionsfeld, um diesen Standort bis zum festgelegten Zeitpunkt zu verwenden. Ihr Standort wird anschließend dem in Ihrem Kalender definierten Zeitplan entsprechend wiederhergestellt. Geben Sie unter Jahr, Monat, Tag und Uhrzeit die gewünschten Angaben ein, um die Verwendung des aktuellen Standorts zu beenden und zu Ihrem Kalenderzeitplan zurückzukehren.

Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor, klicken Sie auf Speichern und kehren Sie zum Dashboard zurück.

Mithilfe der Dashboard-Schaltfläche können Sie Ihre Standorte erstellen und verwalten. Klicken Sie auf einen bestehenden Standort, um die zugehörigen Details zu bearbeiten oder wählen Sie Standort hinzufügen , um einen neuen Standort zu erstellen. Klicken Sie auf X, um diesen Standort zu löschen.

Für jeden Standort stehen fünf Registerkarten für die Bearbeitung zur Verfügung.

Allgemein: Hier können Sie die mit diesem Standort verknüpften Rufnummern sowie die Standardverfügbarkeit für diesen Standort zuweisen, bearbeiten und priorisieren

. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben einer oder mehreren Rufnummern, die für Ihr Konto konfiguriert sind. Beim Empfang eines eingehenden Anrufs wird jede Rufnummer gemäß den auf der Registerkarte Find Me-Regeln festgelegten Regeln angerufen.

Standort-Ansage: Wählen Sie die Ansage, die für diesen Standort verwendet werden soll, und konfigurieren Sie die Regeln für Anrufer.

Verfügbarkeitsfilter: Erstellen Sie eine benutzerdefinierte Verfügbarkeitsregel für diesen Standort. Geben Sie an, für welche Rufnummern (intern oder extern) und Kontakte als Ihr persönlicher Status „Verfügbar“ bzw. „Nicht verfügbar“ angezeigt werden soll.

Find Me-Regeln: Wenn Sie für einen Standort mehrere Rufnummern ausgewählt haben, können Sie Regeln definieren, die das System befolgen soll, wenn eine Verbindung zwischen eingehenden Anrufen und Ihrem Telefon bzw. Ihrer Mailbox hergestellt wird. Wenn nur eine Rufnummer für diesen Standort ausgewählt ist, wird diese Registerkarte nicht angezeigt.

Anrufe zuweisen: Weist eingehende Anrufe, abhängig vom Anrufer, automatisch einer anderen Nummer zu. Definieren Sie die exakten Bedingungen für die Übertragung an einen einzelnen Anrufer bzw. eine Anrufergruppe.

Jeder vordefinierte und benutzerdefinierte Standort verfügt über spezifische Einstellungen. Sie können Ihren Verfügbarkeitsstatus (verfügbar oder nicht verfügbar) sowie die Kontakte angeben, denen Ihr Status angezeigt werden soll. Darüber hinaus können Sie Ihre Erreichbarkeitsart unabhängig von den anderen Teilnehmern festlegen.

Beispiel: Im Büro – Dieser Status zeigt in der Regel an, dass Sie für alle Kontakte unter Ihrer Desktop-Nebenstelle erreichbar sind. In der Mittagspause – Bei Auswahl dieser Option wird beispielsweise bei externen Anrufen als persönlicher Status „Nicht verfügbar“ und bei internen Anrufen der Status „Verfügbar“ angezeigt. Externes Büro – Bei Auswahl dieser Option wird beispielsweise allen Kontakten als Ihr persönlicher Status „Verfügbar“ angezeigt und Anrufe werden an Ihr externes bzw. privates Telefon geleitet. Bei Auswahl der Option Mobil werden Ihre Anrufe an ein Mobiltelefon weitergeleitet. Bei Auswahl der Option Temporärer Standort wird beispielsweise der Status „Verfügbar“ angezeigt, Sie sind aber unter einer anderen Nebenstelle innerhalb des Unternehmens erreichbar. Erweiterte Abwesenheit oder Urlaub – Bei Auswahl dieser Option kann eine benutzerdefinierte Grußansage abgespielt werden, bevor der Anruf an einen Kollegen weitergeleitet wird. Sie können für alle Standorte angeben, ob Anrufe von bestimmten Kontakten zugelassen oder abgewiesen werden sollen. So sind Sie beispielsweise für wichtige Kundenanrufe auch während der Mittagspause weiterhin verfügbar.

Auf der Registerkarte „Allgemein“ wird festgelegt, an welche Rufnummer(n) ein eingehender Anruf geleitet wird, wenn der betreffende Standort aktiviert ist. Wählen Sie eine oder mehrere Rufnummern aus, die bereits mit Ihrem Konto verbunden sind. Alternativ können Sie eine neue Rufnummer hinzufügen.

Name: Geben Sie einen Namen für diesen Standort ein oder bearbeiten Sie diesen. Die Namen von vordefinierten Standorten können nicht geändert werden.

Lokaler Standort (innerhalb derselben Zeitzone): Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn sich dieser Standort in derselben Zeitzone wird die Firmenbüros befindet.

Standardverfügbarkeit: Wählen Sie im Dropdownmenü den Status (verfügbar/nicht verfügbar), der bei Auswahl dieses Standorts automatisch angewendet werden soll.

Aktivieren Sie links neben den Nummern, die für diesen Standort verwendet werden sollen, die entsprechenden Kontrollkästchen. Verwenden Sie die Pfeiltasten

, um die Nummer in der Liste nach oben oder unten zu bewegen. Das System kontaktiert bei Eingang eines Anrufs alle Nummern in der angegebenen Reihenfolge (siehe Find Me-Regeln hier).

Klicken Sie auf Hinzufügen, um neue Telefonadressen zu erstellen, oder klicken Sie neben einer Nummer auf Bearbeiten, um eine bestehende Rufnummer zu bearbeiten. Geben Sie die Art der Rufnummer an (intern, extern) und legen Sie fest, ob sie als Standardrufnummer und vertrauenswürdige Rufnummer kategorisiert werden soll.

Auf der Registerkarte „Standort-Ansage“ können Sie festlegen, welche Ihrer Grußansagen für einen bestimmten Standort verwendet werden soll. Sie können pro Standort nur eine Standort-Ansage auswählen.

Standard-Grußansagen abspielen: Aktivieren Sie dieses Optionsfeld, um bei jedem Status (Standard, Am Telefon, Nicht verfügbar) Ihre Standard-Grußansagen abzuspielen. Klicken Sie auf Wiedergeben , um die jeweilige Grußansage zu hören.

Automatisierte Namens- und Standort-Ansage abspielen: Aktivieren Sie diese Option, wenn eine standardmäßige Namens- und Standort-Ansage abgespielt werden soll.

Diese Grußansage abspielen: Aktivieren Sie dieses Optionsfeld, um eine benutzerdefinierte Grußansage für diesen Standort aufzuzeichnen. Bei Auswahl der Option Grußansage hinzufügen wird ein Fenster geöffnet, in dem Sie eine neue Grußansage aufzeichnen und speichern können.

Verhindern, dass Anrufer die Grußansage überspringen: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um zu erzwingen, dass Anrufer die vollständige Grußansage hören.

Verhindern, dass Anrufer Nachrichten hinterlassen: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie nicht möchten, dass Anrufer nach der Grußansage zur Voicemail weitergeleitet werden. Sie können festlegen, dass Anrufer stattdessen zum Sprachmenü der Auto-Telefonzentrale weitergeleitet werden oder das System den Anruf beendet.

Auf dieser Registerkarte können Sie die Zugriffsregeln für Anrufer auf Ihre Voicemail anpassen. Die hier vorgenommenen Änderungen überschreiben alle anderen Einstellungen für diesen Standort.

Standardmäßig werden alle eingehenden Anrufe auf dieselbe Weise weitergeleitet. Sie haben jedoch unabhängig davon die Möglichkeit, eine Liste mit Kontakten zu erstellen, denen Sie als „Nicht verfügbar“ angezeigt werden. Die Anrufe dieser Kontakte werden gemäß den Regeln verarbeitet, die Sie für den Status „Nicht verfügbar“ konfiguriert haben (z. B. direkt zur Voicemail leiten). Wählen Sie die benutzerdefinierte Regel aus, die angewendet werden soll.

Für alle Kontakte den Status „Verfügbar“ anzeigen: Wählen Sie dieses Optionsfeld, wenn für alle Anrufer als Ihr persönlicher Status „Verfügbar“ angezeigt werden soll. Dies ist die Standardeinstellung.

Status „Nicht verfügbar“ anzeigen für: Wählen Sie dieses Optionsfeld aus, um bei einem oder mehreren der folgenden Anruftypen als „Nicht verfügbar“ angezeigt zu werden: bürointerne Anrufe (Interne Anrufe), büroexterne Anrufe (Externe Anrufe) und Anrufe von Mitgliedern aus Ihrer Kontaktliste (Alle Anrufe von meinen Kontakten). Wählen Sie alle zutreffenden Optionen aus. Sie haben die Möglichkeit, Ausnahmen für jede dieser Regeln zu erstellen, damit bestimmten Personen der Status „Verfügbar“ angezeigt wird, selbst wenn sie zu den oben genannten Gruppen gehören.

Status „Nicht verfügbar“ nur für diese Liste anzeigen: Wählen Sie dieses Optionsfeld, um nur Mitgliedern einer von Ihnen erstellten Liste den Status „Nicht verfügbar“ anzuzeigen. Klicken Sie auf Keine (Standardeinstellung) und erstellen Sie Ihre Ausnahmeliste. Diese Liste ist standortspezifisch. Den Personen auf dieser Liste wird der Status „Nicht verfügbar“ angezeigt; allen anderen Personen werden Sie als verfügbar angezeigt. Eingehende Anrufe werden entsprechend weitergeleitet.

Wenn Sie nicht verfügbar sind, werden standardmäßig alle eingehenden Anrufe auf dieselbe Weise weitergeleitet. Sie haben jedoch unabhängig davon die Möglichkeit, eine Liste mit Kontakten zu erstellen, denen Sie als „Verfügbar“ angezeigt werden. Die Anrufe dieser Kontakte werden gemäß den Regeln verarbeitet, die Sie für den Status „Verfügbar“ konfiguriert haben (z. B. Anrufen des Tischtelefons). Wählen Sie die benutzerdefinierte Regel aus, die angewendet werden soll.

Für alle Kontakte den Status „Nicht verfügbar“ anzeigen: Wählen Sie dieses Optionsfeld, wenn für alle Anrufer als Ihr persönlicher Status „Nicht verfügbar“ angezeigt werden soll. Dies ist die Standardeinstellung.

Status „Verfügbar“ anzeigen für: Wählen Sie dieses Optionsfeld aus, um bei einem oder mehreren der folgenden Anruftypen als „Verfügbar“ angezeigt zu werden: bürointerne Anrufe (Interne Anrufe), büroexterne Anrufe (Externe Anrufe) und Anrufe von Mitgliedern aus Ihrer Kontaktliste (Alle Anrufe von meinen Kontakten). Wählen Sie alle zutreffenden Optionen aus. Sie haben darüber hinaus die Möglichkeit, Ausnahmen für jede dieser Regeln zu erstellen, damit bestimmten Personen der Status „Nicht verfügbar“ angezeigt wird, selbst wenn sie zu den oben genannten Gruppen gehören.

Status „Verfügbar“ nur für diese Liste anzeigen: Wählen Sie dieses Optionsfeld, um nur Mitgliedern einer von Ihnen erstellten Liste den Status „Verfügbar“ anzuzeigen. Klicken Sie auf Keine (Standardeinstellung) und erstellen Sie Ihre Ausnahmeliste. Diese Liste ist standortspezifisch. Den Personen auf dieser Liste wird der Status „Verfügbar“ angezeigt; allen anderen Personen werden Sie als nicht verfügbar angezeigt. Eingehende Anrufe werden entsprechend verarbeitet.

Die Registerkarte Find Me-Regeln wird nur angezeigt, wenn auf der Registerkarte „Allgemein“ mehrere Kontaktnummern oder Geräte ausgewählt sind. Hier können Sie konfigurieren, wie das System eingehende Anrufe über mehrere ausgewählte Rufnummern weiterleitet.

Nur die erste diesem Standort zugewiesene Nummer anrufen: Wählen Sie dieses Optionsfeld aus, wenn das System Sie nur unter der ersten Rufnummer anrufen soll, die diesem Standort auf der Registerkarte „Allgemein“ zugewiesen ist.

Alle diesem Standort zugewiesenen Nummern nacheinander anrufen: Wählen Sie dieses Optionsfeld aus, wenn das System Sie gemäß der auf der Registerkarte „Allgemein“ angezeigten Reihenfolge (von oben nach unten) nacheinander unter allen Rufnummern anrufen soll, die diesem Standort zugewiesen sind. Sie können bei Auswahl dieser Option zusätzliche Einstellungen konfigurieren. Informationen hierzu finden Sie in den nachfolgenden Abschnitten Find Me-Optionen und Ausnahmeliste.

Alle diesem Standort zugewiesenen Nummern gleichzeitig anrufen: Wählen Sie dieses Optionsfeld aus, wenn das System alle Rufnummern, die diesem Standort zugewiesen sind, gleichzeitig anrufen soll. Sie können bei Auswahl dieser Option zusätzliche Einstellungen konfigurieren. Informationen hierzu finden Sie in den nachfolgenden Abschnitten Find Me-Optionen und Ausnahmen.

Sie können bei Auswahl einer Option, bei der ein Anrufer nach Ihnen suchen soll, weitere Optionen festlegen. Wählen Sie eine der folgenden Optionen:

Mich automatisch suchen: Wählen Sie dieses Optionsfeld, wenn das System Sie automatisch suchen soll (d. h. Ihre Rufnummern, wie oben angegeben, anrufen soll), wenn ein Anruf eingeht.

Anrufer auffordern, mich zu suchen: Wählen Sie dieses Optionsfeld, wenn das System den Anrufer fragen soll, ob er nach Ihnen suchen möchte.

Ausnahmen sind nur bei Auswahl der Option Alle diesem Standort zugewiesenen Nummern nacheinander anrufen oder Alle diesem Standort zugewiesenen Nummern gleichzeitig anrufen verfügbar.

Sie haben die Möglichkeit, verschiedene Vorgehensweisen für unterschiedliche Kontakte anzugeben, anstatt für alle Kontakte dieselben Find Me-Regeln anzuwenden. Sie können die Umleitungsoptionen für einige Kontakte deaktivieren bzw. für andere Kontakte unterschiedliche Verhaltensweisen festlegen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Regel, um eine Ausnahme hinzuzufügen.

Benennen Sie die Regel und wählen Sie das für diese Regel spezifische Verhalten aus. Legen Sie wie oben beschrieben fest, ob das System nur die erste Rufnummer anrufen soll oder alle Rufnummern nacheinander bzw. gleichzeitig anrufen soll. Schließen Sie die in der Regel enthaltenen Kontakte ein, indem Sie sie zur Liste Kontakte, die nach mir suchen sollen hinzufügen. Klicken Sie auf Keine, um die Kontaktliste zu erstellen.

Auf dieser Registerkarte können Sie Ihre eingehenden Anrufe an eine andere Nebenstelle bzw. einen Agenten weitergeben. Ein zugewiesener Anruf wird nicht von Ihrer eigenen Mailbox bzw. Ihren Regeln verarbeitet, sondern an das ausgewählte, alternative Ziel weitergeleitet.

Meine Anrufe zuweisen zu: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, damit Ihre Anrufe an eine andere Nummer oder ein anderes Benutzerkonto weitergeleitet werden. Geben Sie die Nummer bzw. das Konto ein, an die/das Ihre Anrufe gesendet werden sollen.

Vor der Zuweisung von Anrufen eine Grußansage abspielen: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn das System eine Grußansage abspielen soll, bevor der Anruf übertragen wird. Dadurch werden zwei Optionen aktiviert:

Meinen Namen wiedergeben, gefolgt vom Namen der Person, der der Anruf zugewiesen wird – Bei Aktivierung dieses Optionsfelds wird als Grußansage vor der Zuweisung Ihr Name genannt, gefolgt vom Namen der Person, an die der Anruf weitergeleitet wird.

Diese Grußansage abspielen – Bei Auswahl dieser Option kann vor der Zuweisung eines Anrufs eine spezifische Grußansage abgespielt werden. Wählen Sie in den zugehörigen Dropdownmenüs Ihre Grußansage und die gewünschte Sprache aus.

Neue Regel: Klicken Sie auf diesen Link, um Ausnahmeregeln zu erstellen. Benennen und konfigurieren Sie die Ausnahme in dem sich öffnenden Fenster und speichern Sie sie anschließend. Detaillierte Informationen finden Sie unter Find Me-Optionen – Ausnahmen.

Ihr Kalender ist ein Zeitplan, der genau angibt, wo Sie sich zu einem bestimmten Zeitpunkt befinden. Wenn Sie wiederkehrende Ereignisse oder einen festen Zeitplan eingerichtet haben, empfiehlt es sich, einen Standortkalender zu verwenden. So müssen Sie Ihren Standort nicht jedes Mal manuell ändern. Ihr Status wird automatisch dem Zeitplan entsprechend aktualisiert.

Die Kalenderdetails der Benutzer werden mit einem Microsoft Outlook-, Exchange- oder Google-Apps-Konto synchronisiert.

Das Anruf-Routing erfolgt auf Grundlage des Standorts und der Verfügbarkeit, der/die im Kalender festgelegt ist.

– Verwenden Sie die Pfeiltasten, um im Kalender vor- und rückwärts zu blättern. Klicken Sie, um die Ereignisse der folgenden bzw. vorherigen Woche anzuzeigen.

– Mithilfe dieses Symbols können Sie zum gewünschten Datum wechseln. Öffnen Sie diesen Kalender und klicken Sie auf das Datum, das angezeigt werden soll.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Standort festlegen, um ein Ereignis zum Zeitplan hinzuzufügen. Fügen Sie die folgenden Details hinzu:

Standort: Wählen Sie im Dropdownmenü, an welchem Standort Sie sich während des Ereignisses befinden werden. Eingehende Anrufe werden gemäß den Einstellungen weitergeleitet, die für diesen Standort festgelegt wurden.

Verfügbarkeit: Wählen Sie im Dropdownmenü Ihre Verfügbarkeit für dieses Ereignis aus. Eingehende Anrufe werden entsprechend weitergeleitet.

Zeitplanbeschreibung: Geben Sie eine Beschreibung oder einen Namen für das Ereignis ein, das Sie erstellen.

Start/Ende: Geben Sie die Start- und Endzeiten für das Ereignis an. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Den ganzen Tag (24 Std.)“, wenn das Ereignis den gesamten Arbeitstag über dauert.

Klicken Sie auf das Kalendersymbol

, um das Datum für das Ereignis auszuwählen.

Mithilfe der Schaltfläche „Serie aktivieren“ können Sie Ereignisse festlegen, die in regelmäßigen Abständen wiederholt werden sollen. Sie können ein Ereignis erstellen, das mehrere Tage dauert, und den genauen Zeitrahmen definieren, in dem das Ereignis während dieser Tage stattfindet. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, Wochentage separat zu wählen. So können Sie einen sich wiederholenden Zeitplan konfigurieren, der sich über die gesamte Arbeitswoche erstreckt.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Serie aktivieren, um einen sich wiederholenden Zeitplan zu erstellen und die Start- und Endzeiten einzugeben. Die Elemente des Hauptmenüs befinden sich auf der linken Seite; die jeweiligen Untermenüs werden nach der Auswahl auf der rechten Seite angezeigt. Aktivieren Sie eines der folgenden Optionsfelder:

Täglich: Bei Auswahl dieser Option müssen Sie die Einstellung Jeden Werktag oder Alle X Tage festlegen. Beispiel: Bei Eingabe der Ziffer 1 findet das Ereignis jeden Tag statt; bei Eingabe der Ziffer 2 jeden zweiten Tag.

Wöchentlich: Geben Sie bei Auswahl dieser Option die Wochentage an, an denen das Ereignis stattfindet. Definieren Sie das Muster Alle X Wochen. Beispiel: Bei Eingabe der Ziffer 1 wird das Ereignis jede Woche angesetzt; bei Eingabe der Ziffer 2 jede zweite Woche.

Monatlich: Geben Sie bei Auswahl dieser Option den Tag des Monats an, an dem das Ereignis stattfindet. Definieren Sie bei Auswahl des ersten Optionsfelds den Tag selbst (zum Beispiel den 1. oder 15. des Monats), indem Sie nur die jeweilige Ziffer eingeben, gefolgt von X Monaten. Bei Eingabe der Ziffer 1 tritt der Zeitplan jeden Monat in Kraft. Bei Eingabe der Ziffer 2 hingegen nur jeden zweiten Monat. Beispiel: Tag 7 jedes 2. Monats.

Die zweite Option ermöglicht Ihnen eine flexiblere Auswahl. Beispiel: Dritter Freitag jedes 1. Monats.

Jährlich: Geben Sie bei Auswahl dieser Option einen einzelnen Tag des Jahres an, indem Sie den gewünschten Monat und Tag für das Ereignis auswählen (zum Beispiel Jeden Juni am 6.).
Sie können für das Ereignis auch einen allgemeinen Zeitpunkt wählen, z. B. Erster Freitag im März.

Der Serienbereich definiert den Zeitraum, in dem das Ereignis sich wiederholt. Das Ereignis wird in Ihrem Kalender angezeigt, bis der Serienbereich abgelaufen ist. Aktivieren Sie eines der folgenden Optionsfelder und füllen Sie bei Bedarf weitere Felder aus:

Start: Geben Sie das Datum an, ab dem sich das Ereignis wiederholen soll. Geben Sie die Werte für Jahr, Monat und Tag an.

Kein Enddatum: Wählen Sie dieses Optionsfeld, wenn das Ereignis unbegrenzt ab dem Startdatum wiederholt werden soll.

Nach X Ereignissen beenden: Wählen Sie dieses Optionsfeld, wenn der Zeitplan nach X Ereignissen ablaufen soll.

Beenden am: Wählen Sie dieses Optionsfeld, um ein exaktes Enddatum für die Serie zu definieren.

Klicken Sie zum Erstellen eines neuen Kalenders bzw. zum Ändern eines bestehenden Kalenders oben im Kalenderanzeigefenster auf die Schaltfläche „Kalender ändern“ und wählen Sie anschließend Neuer Standortkalender. Wählen Sie zum Ändern eines bestehenden Kalenders neben dem ausgewählten Kalender die Option Bearbeiten.

Standardarbeitszeiten: Definieren Sie Ihren Arbeitstag durch Festlegen der Startzeit und Endzeit. Geben Sie in den vorgegebenen Bereichen die Zeiten ein oder klicken Sie neben den einzelnen Feldern auf die Pfeiltaste, um eine Dropdownliste zu öffnen, in der Sie die Zeit auswählen können.

Lokale Standorte aus bestehenden Kalender kopieren: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen und wählen Sie einen bestehenden Kalender aus dem Dropdownmenü aus. Die Standortinformationen aus dem ausgewählten Kalender werden in den aktuellen Kalender kopiert.

Mithilfe von Officelinx können Sie mehrere Kalender verwalten; es kann jedoch nur jeweils ein Kalender aktiv sein. Um einen Kalender zu aktivieren, klicken Sie im Kalenderanzeigefenster auf das

-Symbol und wählen Sie das Optionsfeld neben dem gewünschten Kalender.

Bewegen Sie den Mauszeiger über die Schaltfläche Optionen, um auf weitere Kalendereinstellungen zuzugreifen: Zeitzone ändern, Arbeitsstunden ändern, Lokale Standorte ausblenden, Alle Stunden anzeigen.

Wenn Sie auf Reisen sind oder in eine andere Zeitzone gewechselt haben, sollten Sie die Zeitzone des Kalenders ändern, damit dieser der lokalen Zeit entsprechend angepasst wird.

Wählen Sie im Dropdownmenü die gewünschte Zeitzone aus und klicken Sie anschließend auf OK. Der aktuelle Kalender wird mit der neuen Zeitzone synchronisiert.

Wenn Sie einen Arbeitszeitplan festgelegt haben, können Sie Ihren Kalender so einrichten, dass Sie nur während der Arbeitszeiten verfügbar sind. Dies vereinfacht die Verwaltung Ihres Kalenders, da der Zeitplan kompakter ist. Es werden anstelle des gesamten Zeitraums über 24 Stunden nur die Stunden in der Kalenderansicht angezeigt, die Sie ausgewählt haben.

Wählen Sie die Startzeit und Endzeit für Ihren Arbeitstag aus oder verwenden Sie die Pfeiltasten, um die Zeiten aus einer Liste auszuwählen. Ihr aktueller Kalender wird an den neuen Zeitplan angepasst.

Wählen Sie die Option „Lokale Standorte ausblenden“, wenn im Kalender nur die Ereignisse angezeigt werden sollen, die an Standorten außerhalb der aktuellen Zeitzone stattfinden. Wählen Sie die Option „Lokale Standorte anzeigen“, um alle Ereignisse im Kalender unabhängig von der Zeitzone anzuzeigen.

Mithilfe dieser Option können Sie die Ansicht wechseln, um sämtliche Stunden eines Tages oder nur die jeweiligen Arbeitsstunden anzuzeigen. So können Sie bei Bedarf auf Zeiten zugreifen, die außerhalb der Bürozeiten liegen, und gleichzeitig von einer kompakten Ansicht profitieren.

Über die Schaltfläche „Adressen“ im Dashboard können Sie die Telefonnummern und E-Mail-Adressen hinzufügen und verwalten, unter denen Sie erreichbar sind. Diese Adressen werden mit Ihren Standorten verknüpft.

Sie können verschiedene Adresstypen erstellen: Telefon, E-Mail, Fax, Tonsignal, SMS und Sonstige. Um eine Rufnummer eines bestimmten Typs zu erstellen, klicken Sie auf die Registerkarte zur gewünschten Rufnummer und anschließend auf Hinzufügen.

Telefonadressen können eine interne (z. B. eine Nebenstelle) oder eine externe Nummer (z. B. ein Mobiltelefon) sein.

Rufen Sie die Registerkarte Telefon auf und klicken Sie anschließend auf Hinzufügen, um eine neue Adresse zu erstellen. Um eine vorhandene Adresse zu ändern, klicken Sie auf die jeweilige Adresse.

Klicken Sie zum Definieren einer internen Nummer auf Hinzufügen und geben Sie anschließend im Feld Nummer eine Nebenstelle ein. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, die folgenden Elemente zu konfigurieren.

Als Standard festlegen: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um diese Rufnummer als Standard-Telefonadresse zu verwenden.

Vertrauenswürdig: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um diese Rufnummer als vertrauenswürdig zu kennzeichnen. Vertrauenswürdige Nummern werden bei einigen Funktionen zur Stimm-Verifizierung benötigt, die es Ihnen ermöglichen, sich mit Ihrer Stimme beim System anzumelden, anstatt Ihr Kennwort über die Tastatur eingeben zu müssen.

Fügen Sie bei der Definition einer externen Nummer so viele Informationen wie möglich hinzu. Klicken Sie auf die Erweiterungsschaltfläche

, um auf weitere Informationen zuzugreifen (Landesvorwahl, Ortsvorwahl und PLZ). Geben Sie die vollständigen Details zur Nummer ein. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, die folgenden Elemente zu konfigurieren.

Als Standard festlegen: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um diese Rufnummer als Standard-Telefonadresse zu verwenden.

Konfigurieren Sie hier Ihre E-Mail-Adressen. Die hier definierte Adresse wird von Officelinx auch zum Senden von Benachrichtigungen verwendet, sofern Sie keinen anderen Standort angeben.

Rufen Sie die Registerkarte E-Mail auf und klicken Sie anschließend auf Hinzufügen, um eine neue Adresse zu erstellen. Um eine vorhandene Adresse zu ändern, klicken Sie auf die jeweilige Adresse.

Geben Sie im vorgegebenen Bereich eine E-Mail-Adresse ein. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, das folgende Element zu konfigurieren.

Als Standard festlegen: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um diese E-Mail-Adresse als Standard-E-Mail-Adresse zu verwenden.

Wenn Sie ein Faxgerät besitzen, haben Sie die Möglichkeit, anstelle von E-Mails Faxnachrichten über Ihr Gerät zu empfangen. Wenn ein Fax an Ihre Mailbox gesendet wird, wandelt das System die Faxnachricht automatisch in eine E-Mail-Adresse um und stellt diese in Ihrem Konto bereit. Wenn Sie eine Faxnummer definiert haben, die aktuell verfügbar ist, versucht das System zunächst, die Faxnachricht an das betreffende Faxgerät weiterzuleiten, bevor die Nachricht als E-Mail bereitgestellt wird. Eine Faxnummer kann eine interne oder externe Nummer sein.

Rufen Sie die Registerkarte Fax auf und klicken Sie anschließend auf Hinzufügen, um eine neue Adresse zu erstellen. Um eine vorhandene Adresse zu ändern, klicken Sie auf die jeweilige Zahl.

Klicken Sie zum Definieren einer neuen Faxnummer auf Hinzufügen und geben Sie anschließend im Feld Nummer die Nebenstelle ein. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, die folgenden Elemente zu konfigurieren.

Als Standard festlegen: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um diese Rufnummer als Standard-Faxnummer zu verwenden.

Klicken Sie auf Speichern, um die interne Nummer zu Ihrer Adresse hinzuzufügen.

Fügen Sie bei der Definition einer externen Nummer so viele Informationen wie möglich hinzu. Klicken Sie auf die Erweiterungsschaltfläche

, um auf weitere Informationen zuzugreifen (Landesvorwahl, Ortsvorwahl und PLZ). Geben Sie die vollständigen Details zur Faxnummer ein. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, das folgende Element zu konfigurieren.

Als Standard festlegen: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um diese Rufnummer als Standard-Faxnummer zu verwenden.

Geben Sie die externe Pager-Nummer ein, die das System anrufen soll. Die hier definierte Tonsignaladresse wird vom System für Benachrichtigungen und andere Paging-Zwecke verwendet, zum Beispiel für das Paging vor der Übertragung.

Rufen Sie die Registerkarte Tonsignal auf und klicken Sie anschließend auf Hinzufügen, um eine neue Adresse zu erstellen. Um eine vorhandene Adresse zu ändern, klicken Sie auf die jeweilige Adresse.

Fügen Sie bei der Definition einer externen Nummer so viele Informationen wie möglich hinzu. Klicken Sie auf die Erweiterungsschaltfläche

, um auf weitere Informationen zuzugreifen (Landesvorwahl, Ortsvorwahl und PLZ). Außerdem haben Sie die Möglichkeit, die folgenden Elemente zu konfigurieren.

Als Standard festlegen: Aktivieren Sie diese Option, um diese Nummer als Standard-Tonsignaladresse zu verwenden.

Klicken Sie auf Speichern, um die Tonsignal-Nummer zu Ihrer Liste hinzuzufügen.

Die SMS-Adresse wird ebenfalls für Benachrichtigungen und Textnachrichten verwendet. Dazu gehören auch Nachrichten, die über die Chat-Funktionen in iLink Pro erstellt werden. Sie können eine E-Mail-Adresse oder eine SMS-fähige Telefonnummer (z. B. Mobiltelefon) als SMS-Adresse definieren.

Rufen Sie die Registerkarte SMS auf und klicken Sie anschließend auf Hinzufügen, um eine neue Adresse zu erstellen. Um eine vorhandene Adresse zu ändern, klicken Sie auf die jeweilige Adresse.

Wählen Sie im Dropdownmenü die Option E-Mail oder Telefon als SMS-Adresse aus.

Um eine E-Mail-Adresse für SMS hinzuzufügen, wählen Sie im Dropdownmenü die Option E-Mail aus. Geben Sie die vollständige Adresse im vorgegebenen Bereich ein. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, das folgende Element zu konfigurieren.

Als Standard festlegen: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um diese E-Mail-Adresse als Standard-SMS-Adresse zu verwenden.

Um eine Telefonadresse für SMS hinzuzufügen, wählen Sie im Dropdownmenü die Option Telefon aus. Geben Sie die vollständige Telefonnummer im vorgegebenen Bereich ein. Fügen Sie bei der Definition einer externen Nummer so viele Informationen wie möglich hinzu. Klicken Sie auf die Erweiterungsschaltfläche

, um auf weitere Informationen zuzugreifen (Landesvorwahl, Ortsvorwahl und PLZ).

Als Standard festlegen: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um diese Nummer als Standard-SMS-Adresse zu verwenden.

Auf der Registerkarte „Sonstige“ können Sie beliebige VPIM- oder Antwort-Adressen angeben. Im Gegensatz zu anderen Adressen können eine VPIM- und Antwort-Adresse zur selben Zeit aktiviert sein.

VPIM-Adressen werden vom Server automatisch zugewiesen und können nicht geändert werden. Sie werden in der Regel im Format [email protected] angelegt. Dies ist die Adresse, die das System für den Empfang Ihrer Nachrichten verwendet. Wenn Sie eine Nachrichtensynchronisierung konfiguriert haben (z. B. die IMAPTSE-Synchronisierung mit Microsoft Exchange), dann wird dieses Konto mit dem anderen E-Mail-Server synchronisiert.

Die Antwort-Adresse kann eine beliebige, von Ihnen verwendete E-Mail-Adresse sein. Diese Adresse ist die Standardadresse (Von:), von der die Nachrichten gesendet werden, und die Adresse, die Kontakte verwenden, wenn sie auf Ihre E-Mail-Nachrichten antworten.

Klicken Sie zum Ändern Ihrer Antwortadresse auf die betreffende E-Mail-Adresse. Geben Sie die gewünschte E-Mail-Adresse ein und klicken Sie anschließend auf Speichern.

Im Dashboard haben Sie die Möglichkeit, im Abschnitt Personen beliebig viele Kontakte hinzuzufügen oder zu importieren. Diese Kontakte werden in Ihrem persönlichen Verzeichnis angezeigt. Darüber hinaus können Sie Verteilerlisten erstellen, um eine Nachricht an mehrere Kontakte zu senden.

Über die Schaltfläche Kontakte im Dashboard können Sie alle Personen anzeigen, die sich derzeit in Ihrem persönlichen Verzeichnis befinden. Außerdem können Kontakte in diesem Fenster geändert und gelöscht werden.

In den meisten Fällen werden die Benutzerdetails mit einem Microsoft Outlook-, Exchange- oder Google-Kalender synchronisiert, damit sie auf jedem Kanal verfügbar sind. Änderungen, die in einem Programm vorgenommen werden, werden auch in den anderen Programmen angezeigt.

Web Access ermöglicht es Ihnen, eine unbegrenzte Anzahl persönlicher Kontakte zu erstellen. Um eine Person zu Ihrer Liste hinzuzufügen, klicken Sie im Dashboard auf die Schaltfläche Kontakt hinzufügen. Für jeden Kontakt stehen vier Registerkarten zur Verfügung: Kontakteigenschaften, Sonstige Adressen, Anhänge und Benutzerdefinierte Felder.

Auf der Registerkarte „Kontakteigenschaften“ können Sie die Details eines Kontakts eingeben. Geben Sie den vollständigen Namen und die zugehörigen Titel ein, Firmennamen, Adresse, Telefonnummern und alle anderen erforderlichen Details.

Vollständiger Name: Geben Sie im vorgegebenen Bereich den Namen des Kontakts ein. Klicken Sie auf die Option Vollständiger Name, um ein Popup-Fenster zu öffnen, in dem Sie den persönlichen Titel (Dr., Hr., Fr. usw.), den Vornamen, zweiten Vornamen und Nachnamen sowie und das Namenssuffix (I, PhD, Jr. usw.) eingeben können.

Beispiel: Um den vollständigen Namen Dr. Johnathan Quincy Public III einzugeben, klicken Sie auf Vollständiger Name und geben Sie den Titel (Dr.), Vornamen (Johnathan), zweiten Vornamen (Quincy), Nachnamen (Public) und das Suffix (III) ein. Titel und Suffix können manuell eingegeben oder aus einer Dropdownliste ausgewählt werden.

Postanschrift: Geben Sie im vorgegebenen Bereich die Postanschrift des Kontakts ein. Klicken Sie auf Postanschrift, um die Straße, Stadt, Provinz, PLZ und/oder das Land einzugeben.

Position: Geben Sie die Position der Person im Unternehmen ein (Präsident, Vertriebsleiter, CFO, usw.).

Telefon/Telefon2/Fax/Mobil/Tonsignal/E-Mail/Website: Geben Sie die Details ein, unter denen der Kontakt erreichbar ist.

Geburtsdatum: Geben Sie das Geburtsdatum des Kontakts ein oder wählen Sie das Datum über die Kalenderschaltfläche aus.

Spracherkennung für diesen Kontakt aktivieren: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die Funktion zum Wählen des Kontakts mittels Spracheingabe des jeweiligen Namens zu aktivieren.

Diese Grußansage abspielen: Wählen Sie im Dropdownmenü die Grußansage aus, die abgespielt werden soll, wenn dieser Kontakt Ihre Mailbox anruft. Dies kann eine personalisierte Nachricht für diese Person sein.

Wiedergabesprache: Wählen Sie im Dropdownmenü ggf. die Sprache der Grußansage aus.

Auf dieser Registerkarte können Sie alternative Methoden für die Kontaktaufnahme mit dieser Person konfigurieren. Geben Sie in den vorgegebenen Bereichen unter Persönlich oder Sonstige die jeweiligen Kontaktinformationen ein. Die persönlichen Informationen eines Kontakts umfassen dessen Privatadresse und Telefonnummer. Sonstige Informationen sind alternative Postanschriften, E-Mail-Adressen, Telefon- oder Faxnummern und ISDN-/TTY-/SIP-Details.

Auf dieser Registerkarte können Sie Dokumente, Bilder und andere Elemente mit dem Kontakt verknüpfen.

Bewegen Sie den Mauszeiger über die Schaltfläche Hinzufügen, um eine Liste der Objekttypen anzuzeigen, die einem Kontakt angehängt werden können. Dazu gehören folgende Objekttypen: Datei, Neuer Text und Neue Sprachaufnahme.

Datei: Wählen Sie diese Option aus, suchen Sie eine Datei, die zum Kontakt hinzugefügt werden soll, und laden Sie sie in Officelinx hoch.

Neuer Text: Wählen Sie diese Option, um ein Texteingabefenster zu öffnen, in dem Sie weitere Notizen eingeben können.

Neue Sprachaufnahme: Klicken Sie, um ein Fenster zu öffnen, in dem Sie eine Sprachdatei aufzeichnen können, die den Details des Kontakts hinzugefügt werden soll.

Auf dieser Registerkarte können Sie zusätzliche Informationen zu Ihrem Kontakt hinzufügen. Erstellen Sie eigene Felder und füllen Sie sie entsprechend aus. Klicken Sie auf Neu, benennen Sie das neue Feld und geben Sie den gewünschten Wert ein. Klicken Sie anschließend auf OK.

Wenn Sie zahlreiche Kontakte haben, kann es sich schwierig gestalten, das gesamte Verzeichnis nach einer einzelnen Person zu durchsuchen. Verwenden Sie stattdessen die Suchfunktion, um den gewünschten Kontakt zu finden.

Klicken Sie oben im Kontaktfenster auf die Suchschaltfläche

und geben Sie den Vor- oder Nachnamen des Kontakts ein. Klicken Sie auf die Suchschaltfläche, um alle passenden Einträge in Ihrem persönlichen Verzeichnis zu finden.

Wenn Sie auf einer anderen Plattform wie Microsoft Outlook eine Kontaktliste gespeichert haben, können Sie die zugehörigen Daten importieren, anstatt sie erneut eingeben zu müssen. Klicken Sie oben im Kontaktfenster auf die Schaltfläche Importieren, um den Importvorgang zu starten.

Informationen müssen aus der ursprünglichen Anwendung in einer kommagetrennten Datei (CSV) exportiert werden. Wählen Sie in Web Access die exportierte Datendatei und klicken Sie auf Weiter. Geben Sie im System an, welche Elemente der Datendatei den einzelnen Feldern in der Kontaktliste entsprechen. Dadurch können die importierten Daten in der Officelinx-Datenbank in die richtigen Felder kopiert werden.

Nachdem Sie überprüft haben, dass alle Felder ordnungsgemäß verknüpft wurden, klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren, um die Kontaktdaten zu Ihrem Verzeichnis hinzuzufügen.

Sie haben die Möglichkeit, für einen Kontakt die Spracherkennung zu aktivieren. Dies ermöglicht Ihnen, den Namen eines Kontakts zu sprechen, um diese Person beim Herstellen einer Verbindung zu Officelinx über eine Telefonleitung auszuwählen.

Klicken Sie oben im Kontaktfenster auf die Schaltfläche Spracherkennung für Kontakte aktivieren und wählen Sie das entsprechende Verzeichnis im Popupmenü Auswählen von.

Durchsuchen Sie die Liste nach den Kontakten, für die die Spracherkennung aktiviert werden soll. Setzen Sie im Feld links neben dem gewünschten Namen ein Häkchen.

Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche Hinzufügen. Die ausgewählten Kontakte werden unten im Fenster im Bereich Ausgewählte Elemente angezeigt.

Wenn die Liste vollständig ist, aktivieren Sie oben im Fenster das Optionsfeld Spracherkennung aktivieren und klicken Sie auf die Schaltfläche Auf ausgewählte Kontakte anwenden.

Um einen Kontakt anzurufen, klicken Sie in der Kontaktliste auf den Namen der betreffenden Person und anschließend auf das Anrufsymbol

Die entsprechende Telefonnummer wird im Feld Rufnummer angezeigt. Diese Nummer kann auch manuell eingegeben werden. Klicken Sie auf die Erweiterungsschaltfläche

, um bei Bedarf auf weitere Informationen zuzugreifen (Landesvorwahl, Ortsvorwahl und PLZ). Oben im Fenster wird die Nummer angezeigt, über die der Anruf getätigt wird. Ändern Sie, sofern erforderlich, diese Nummer über das Dropdownmenü.

Klicken Sie anschließend auf Wählen, um den Anruf zu tätigen. Das ausgewählte Gerät klingelt und Officelinx führt den Anruf zum Kontakt durch.

Mithilfe der Schaltfläche „Verteilerliste“ im Dashboard können Sie ganz einfach Nachrichten an eine Gruppe von Kontakten senden. Beispiel: Wenn Sie häufig Voicemails an die Vertriebsabteilung senden, können Sie eine Verteilerliste mit dem Namen „Vertrieb“ erstellen, die den Namen aller Personen enthält, die in dieser Abteilung arbeiten.

Die hier erstellte Liste ist eine private Liste und für andere Benutzer nicht verfügbar.
Öffentliche Verteilerlisten werden vom Systemadministrator erstellt.

Sie können eine neue Verteilerliste erstellen, indem Sie oben links im Fenster auf die Schaltfläche Liste hinzufügen klicken. Klicken Sie zum Bearbeiten einer vorhandenen Liste auf den Listennamen.

Speichern und schließen: Nachdem Sie die Liste erstellt bzw. bearbeitet haben, klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die Änderungen zu speichern und zum Fenster „Listen“ zurückzukehren.

Verwerfen: Über diese Schaltfläche wird die Liste in den ursprünglichen Zustand zurückgesetzt und alle vorgenommenen Änderungen werden ignoriert.

Listennummer: Weisen Sie der Liste eine Nummer zu. Auf diese Weise erhalten Sie Zugriff auf die Liste über die Telefontastatur.

Im Suchbereich werden Kontakte basierend auf den Parametern angezeigt, die Sie im vorgegebenen Feld eingeben. Suchen Sie einen Kontakt und aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem betreffenden Namen, um den Kontakt zum Bereich Empfänger hinzuzufügen.

Suche: Sie haben die Möglichkeit, anstatt innerhalb von Kategorien die gesamte Datenbank nach einem Kontakt zu durchsuchen. Geben Sie die Informationen ein und klicken Sie anschließend auf die Suchschaltfläche, um nach passenden Kontakten zu suchen.

Hinzufügen: Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die ausgewählten Kontakte in das Feld Empfänger unten im Fenster zu kopieren.

Ausgewählte Elemente löschen: Klicken Sie unter dem Bereich „Empfänger“ auf diese Schaltfläche, um die ausgewählten Kontakte aus der Empfängerliste zu löschen. Setzen Sie im Feld neben den Namen, die entfernt werden sollen, ein Häkchen und klicken Sie anschließend auf diese Schaltfläche. Kontakte werden aus der Verteilerliste, jedoch nicht vom System entfernt.

Im Bereich Auswählen von können Sie spezifische Verzeichnisse nach Kontakten durchsuchen, um sie zur Verteilerliste hinzuzufügen. Wählen Sie in der Dropdownliste ein Verzeichnis zur Ansicht aus und aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem betreffenden Namen, um den Kontakt zum Bereich Empfänger hinzuzufügen.

Auswählen von: Wählen Sie im Dropdownmenü das Verzeichnis aus, das die Kontakte enthält, die Sie zur Verteilerliste hinzufügen möchten.

Alle Kollegen: Bei Aktivierung dieser Option werden alle Mitglieder Ihres Unternehmens ausgewählt.

Alle privaten Kontakte: Bei Aktivierung dieser Option werden Kontakte aus Ihrem privaten Verzeichnis ausgewählt.

Alle öffentlichen Kontakte: Bei Aktivierung dieser Option werden Kontakte aus der Unternehmensliste für öffentliche Kontakte ausgewählt.

Abteilung: Bei Aktivierung dieser Option werden Kontakte aus der angegebenen Unternehmensabteilung ausgewählt.

E-Mail: Bei Aktivierung dieser Option können Sie manuell eine E-Mail-Adresse für den Empfänger eingeben.

Remotestandorte: Geben Sie eine E-Mail-Adresse ein und wählen Sie anschließend im Dropdownmenü die Domänen aus, die über Remotestandorte des Servers vorkonfiguriert wurden.

Telefonnummern: Bei Aktivierung dieser Option können Sie manuell eine Telefonnummer des Empfängers eingeben.

Faxnummer: Bei Aktivierung dieser Option können Sie die Faxnummer manuell eingeben.

SMS:E-Mail: Bei Aktivierung dieser Option können Sie manuell eine SMS-fähige E-Mail-Adresse eingeben.

SMS:Telefon: Bei Aktivierung dieser Option können Sie manuell eine SMS-fähige Telefonnummer eingeben.

Klicken Sie oben im Fenster abschließend auf die Schaltfläche Speichern und schließen.

Nachdem eine private oder öffentliche Verteilerliste erstellt wurde, können Sie beim Senden einer Nachricht darauf zugreifen. Fügen Sie dazu die Listennummer oder den Listennamen in das Feld AN hinzu und drücken Sie dann die Eingabetaste.

Wenn Sie nicht an Ihrem Arbeitsplatz bzw. im Büro sind, werden Sie möglicherweise nicht über den Empfang einer wichtigen Nachricht informiert. Sie können den Abschnitt „Benachrichtigung“ im Web Access-Dashboard so konfigurieren, dass Sie über den Empfang von Nachrichten informiert werden.

Beispiel: Sie können festlegen, dass Web Access Sie per E-Mail informiert, wenn eine Sprachnachricht im Büro-Posteingang eingeht. Alternativ kann Web Access Sie auf Ihrer Mobil- oder Heimtelefonnummer anrufen, um Sie über den Empfang der Nachricht zu informieren.

Über die Schaltfläche „Zeitplan“ des Web Access-Dashboards können Sie Telefon- und E-Mail-Adressen eingeben, über die Sie beim Empfang einer Nachricht kontaktiert werden. Nach Angabe Ihrer Kontaktmethoden können Sie dem Zeitplan eine Benachrichtigungsadresse zuweisen. Benachrichtigungen, die ohne Zeitplan erstellt werden, werden als Sonderfälle behandelt.

Klicken Sie zum Erstellen einer neuen Benachrichtigung auf Neue Benachrichtigung hinzufügen oder klicken Sie auf die Adresse einer bestehenden Benachrichtigung, um sie zu ändern.

Adresse: Wählen Sie im Dropdownmenü die Adresse aus, an die die Benachrichtigungen gesendet werden sollen. Dies kann eine interne oder externe Telefonnummer oder eine E-Mail-Adresse sein. Die Einträge in der Liste werden unter Adressen konfiguriert.

Anzahl Wiederholungen: Geben Sie eine Anzahl für die Benachrichtigungsversuche durch das System ein. Diese Option wird nur bei Telefonen oder Pagern verwendet. Benachrichtigungen per E-Mail und SMS werden nur einmal gesendet.

Minuten zwischen Wiederholungen, wenn Leitung besetzt ist: Geben Sie die Anzahl der Minuten ein, die das System zwischen Benachrichtigungsversuchen warten soll, wenn die Telefonnummer besetzt ist (nur für Telefone oder Pager).

Minuten zwischen Wiederholungen, wenn keine Antwort erfolgt: Geben Sie die Anzahl der Minuten ein, die das System zwischen Benachrichtigungsversuchen warten soll, wenn der Anruf nicht beantwortet wird (nur für Telefone oder Pager).

Zeitplanbeschreibung: Geben Sie zu Referenzzwecken einen Namen oder eine Beschreibung für den aktuellen Benachrichtigungszeitplan ein.

Serie aktivieren/deaktivieren: Standardmäßig ist im Benachrichtigungszeitplan die Serienoption aktiviert. Wenn Sie die Serienoption deaktivieren, werden während des angegebenen Zeitraums immer Benachrichtigungen gesendet. Beispiel: Wenn unter Serienbereich und Startzeit „1. Januar 2018, 0:00“ und unter Endzeit „31. Dezember 2018, 23:30“ festgelegt ist, werden Sie das gesamte Jahr über informiert. Die Option Den ganzen Tag (24 Std.) hat keine Auswirkungen, da der Zeitplan bereits alle 24 Stunden abdeckt. Deaktivieren Sie die Serie, um einen Sonderfall zu erstellen.

Bei der Verwendung von Serien müssen Sie eine Benachrichtigung nicht wiederholt einrichten. Sie können einen Benachrichtigungszeitplan erstellen, der sich über mehrere Tage erstreckt und den Zeitrahmen definieren, in dem der Benachrichtigungszeitplan während dieser Tage aktiv ist. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, Wochentage separat zu wählen. So können Sie einen Zeitplan für Ihre gesamte Arbeitswoche konfigurieren. Diese Serie ist standardmäßig aktiviert.

Startzeit und Endzeit: Wählen Sie in der Dropdownliste einen Zeitrahmen für den Benachrichtigungszeitplan aus. Beispiel: Wenn dieser Zeitplan von 9:00 bis 17:00 Uhr aktiv sein soll, wählen Sie 9:00 im Dropdownmenü Startzeit und 17:00 im Dropdownmenü Endzeit. Benachrichtigungen werden zwischen diesen beiden Grenzwerten gesendet.

Den ganzen Tag (24 Std.): Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Benachrichtigungen ungeachtet der Tageszeit gesendet werden sollen. Start- und Endzeiten sind bei Auswahl dieser Option deaktiviert.

Aktivieren Sie eines der folgenden Optionsfelder und geben Sie weitere Einzelheiten ein.

Täglich: Legen Sie fest, ob der Zeitplan Jeden Wochentag oder Alle X Tage aktiviert sein soll. Bei Eingabe der Ziffer 1 werden Benachrichtigungen täglich gesendet; bei Eingabe der Ziffer 2 jeden zweiten Tag.

Wöchentlich: Wählen Sie die Wochentage aus, an denen Benachrichtigungen gesendet werden sollen, und definieren Sie das Muster „Alle X Wochen“. Bei Eingabe der Ziffer 1 werden Benachrichtigungen jede Woche gesendet; bei Eingabe der Ziffer 2 jede zweite Woche.

Monatlich: Geben Sie unter Tag jeden X Monats den gewünschten Wert ein. Geben Sie bei Tagen nur die Tageszahl ein. Beispiel: Bei Auswahl der Option Tag 12 alle 2 Monate werden am 12. Tag jeden Monats Benachrichtigungen gesendet.

Die zweite Option bietet unterschiedliche Auswahlmöglichkeiten. Beispiel: Sie können festlegen, dass Sie am Letzten Freitag jeden 1. Monats oder am Dritten Wochentag alle 3 Monate benachrichtigt werden.

Jährlich: Wählen Sie einen einzelnen Tag des Jahres aus, indem Sie den gewünschten Monat und Tag auswählen. Sie können auch genauere Angaben machen. Beispiel: Sie können den Ersten Freitag im Januar oder den Vierten Wochentag im Juli auswählen.

Der Serienbereich definiert den Zeitraum, in dem Benachrichtigungen wiederholt gesendet werden. Aktivieren Sie eines der folgenden Optionsfelder und füllen Sie bei Bedarf weitere Felder aus:

Kein Enddatum: Wählen Sie dieses Optionsfeld, wenn die Benachrichtigungen unbegrenzt ab dem Startdatum wiederholt werden sollen.

Nach X Ereignissen beenden: Wählen Sie dieses Optionsfeld, wenn der Zeitplan nach X Wiederholungen ablaufen soll.

Beenden am: Wählen Sie dieses Optionsfeld, um ein exaktes Enddatum für die Serie zu definieren.

Über jeden Eingang einer Nachricht informiert zu werden, kann einen leicht überfordern. Konfigurieren Sie mithilfe der Schaltfläche Optionen die Nachrichtentypen, bei denen eine Benachrichtigung ausgelöst wird.

Verwenden Sie diese Optionen, um festzulegen, bei welchen Nachrichtentypen und Nachrichtenquellen eine Benachrichtigung erzeugt wird.

Mich beim Eingang von Sprachnachrichten/Textnachrichten/Faxnachrichten nur bei den folgenden Nachrichtentypen informieren:

Wählen Sie den Nachrichtentyp aus, bei dem eine Benachrichtigung erstellt wird. Wählen Sie alle zutreffenden Optionen aus.

Intern: Informiert Sie bei Nachrichten, die innerhalb des Unternehmens gesendet werden.

Dringend: Sendet eine Benachrichtigung für Nachrichten, die vom Empfänger als „Dringend“ oder „Sehr wichtig“ gekennzeichnet wurden.

Privat: Informiert Sie bei Nachrichten, die als „Privat“ oder „Vertraulich“ gekennzeichnet wurden.

Extern: Es wird eine Benachrichtigung bei Nachrichten erzeugt, die von außerhalb des Unternehmens eingehen.

Mit Anrufer-ID: Nur Nachrichten, die eine Anrufer-ID enthalten, erzeugen eine Benachrichtigung.

Eine Benachrichtigung kann gesendet werden, wenn das System für Sie einen Anruf an eine Nebenstelle überträgt. Die Nachricht wird über das bürointerne Pagingsystem (Telefonlautsprecher, PA-System usw.) übermittelt und erscheint in der Form „Hier ist ein Anruf für John Smith.“

Konfigurieren Sie, wann das System Sie bei Übertragung eines Anrufs über Pager benachrichtigen soll.

Vor der Übertragung: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn das System Sie vor der Übertragung eines Anrufs über Pager benachrichtigen soll.

Nach der Übertragung: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn das System Sie nach der Übertragung eines Anrufs über Pager benachrichtigen soll.

Sie können Web Access als persönlichen Wecker benutzen, indem Sie einen Weckruf erstellen. Klicken Sie im Dashboard auf die Schaltfläche Weckruf und geben Sie die folgenden Informationen ein.

Nummer: Geben Sie die Nummer ein, unter der Sie den Weckruf erhalten möchten. Alternativ können Sie im Dropdownmenü, das alle für Ihr Konto unter Personen erstellte Telefonnummern enthält, eine Nummer auswählen.

Datum: Geben Sie das Datum ein, an dem der Weckruf stattfinden soll, oder klicken Sie auf die Kalenderschaltfläche, um ein Datum auszuwählen.

Zeit (Stunde) / (Min): Geben Sie die Uhrzeit ein, zu der der Weckruf stattfinden soll.

Klicken Sie anschließend auf Speichern. Officelinx ruft Sie zum ausgewählten Datum und Zeitpunkt auf dem angegebenen Gerät an.

Im Abschnitt Einstellungen des Dashboards können Sie Ihre Web Access-Benutzeroberfläche anpassen. Zudem können Sie von hier aus automatisierte Funktionen wie Weiterleitungen oder Benachrichtigungen nutzen. Weitere Informationen hierzu finden Sie in diesem Themen.

Über die Schaltfläche Webtutorial im Dashboard gelangen Sie zur Mailbox-Einrichtung für die Verwendung mit Web Access. Auch wenn die Einrichtung wahrscheinlich bereits durch Ihren Administrator vorgenommen wurde, haben Sie die Möglichkeit, sich anhand dieses Assistenten mit den im System verfügbaren Optionen vertraut zu machen. Änderungen am System können über diesen Assistenten vorgenommen werden. Wir empfehlen, den Assistenten auszuführen, bevor Sie sich mit dem Programm intensiver vertraut machen. Informationen zum Webtutorial finden Sie auf this page.

Sie werden u. U. vom Administrator aufgefordert, das Webtutorial vor der erstmaligen Verwendung von Web Access durchzuführen. In diesem Fall erhalten Sie eine E-Mail-Nachricht mit einem Link, über den Sie den Assistenten starten und Ihre Details eingeben können.

Sie können Ihre Kontoeinstellungen und -kennwörter über die Konto-Schaltfläche im Dashboard ändern.

In diesem Abschnitt werden Ihre Anmeldeinformationen für die Anmeldung bei Officelinx verwaltet.

Benutzername: Dies ist Ihr Kontoname für die Anmeldung, in der Regel Ihre E-Mail-Adresse.

Kennwort/Kennwort bestätigen: In diesem Feld können Sie Ihr Kontokennwort ändern. Geben Sie ein neues Kennwort für Ihre Mailbox ein und überprüfen Sie dieses. Dieses Kennwort kann Buchstaben und Ziffern enthalten.

In diesem Abschnitt können Sie Ihr Kennwort für die Anmeldung bei Ihren Telefongeräten verwalten, um Voicemail-Nachrichten abzuhören.

Kennwort/Kennwort bestätigen: Geben Sie ein neues Kennwort für Ihre Voice-Mailbox ein und überprüfen Sie dieses. Dieses Kennwort darf nur Ziffern enthalten, da es über eine Telefontastatur eingegeben wird.

Dies ist eine Anzeige Ihres Domänenkontonamens, die vom Netzwerkadministrator verwaltet wird.

In diesem Abschnitt können Sie über Ihr Voicemail-Konto auf einen externen E-Mail-Provider wie Gmail, Outlook oder Exchange zugreifen. Dieselben Informationen werden in beiden Konten kopiert. Dies ermöglicht Ihnen, Ihre Nachrichten mit Ihrem bevorzugten Programm zu verwalten.

Gesperrt: Dieses Kontrollkästchen ist aktiviert, wenn IMAP-Anmeldeinformationen beim Durchführen einer IMAPTSE-Synchronisierung vom Server abgelehnt werden. Rufen Sie bei Aktivierung dieser Option die korrekten IMAP-Anmeldeinformationen ab, geben Sie die Informationen ein und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die Synchronisierung fortzusetzen.

Benutzername: Geben Sie den Benutzernamen für Ihr IMAP-E-Mail-Konto ein. Dies ist in der Regel Ihre E-Mail-Adresse.

Sprachformat: Wählen Sie im Dropdownmenü die Komprimierungsart aus, die für Ihre ausgehenden Sprachnachrichten verwendet werden soll. Stellen Sie sicher, dass das hier ausgewählte Sprachformat mit dem Ziel kompatibel ist. Es wird empfohlen, den Standardwert in diesem Feld beizubehalten, bis Sie ausdrücklich dazu angewiesen werden, ihn zu ändern.

An dieser Stelle wird angezeigt, wann Ihr Posteingang, Kalender und Ihre Kontakte zum letzten Mal mit einem externen Server wie Gmail oder Outlook synchronisiert wurden.

In diesem Abschnitt können Sie das Datumsformat angeben, die Spracherkennung beim Wählen aktivieren bzw. deaktivieren und Hinweise zu zahlreichen Bildschirmen in Web Access anzeigen.

Datumsformat: Wählen Sie im Dropdownmenü das Datumsformat aus, das für Ihr Konto verwendet werden soll. Wählen Sie zwischen jjjj/mm/tt, tt/mm/jjjj und mm/tt/jjjj.

Alle meine privaten Kontakte beim Initiieren einer sprachgestützten Kontaktsuche hinzufügen: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um bei einer sprachgestützten Suchanfrage alle privaten Kontakte mit einzuschließen.

Öffentliche Kontakte des Unternehmens beim Initiieren einer sprachgestützten Kontaktsuche hinzufügen: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um bei einer sprachgestützten Suchanfrage das öffentliche Kontaktverzeichnis des Unternehmens mit einzuschließen.

Meine Signatur automatisch einfügen oder eine elektronische Visitenkarte bei ausgehenden Nachrichten anhängen: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um bei allen ausgehenden Nachrichten Ihre Signatur oder eine elektronische Visitenkarte zu senden.

Hinweise anzeigen: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die Kurzhilfe anzuzeigen. Die Hinweise werden in jedem Bildschirm auf einem gelben Hintergrund angezeigt.

Klicken Sie nach der Bearbeitung Ihres Kontos oben im Bildschirm auf die Schaltfläche Speichern, um die Änderungen dauerhaft zu übernehmen.

Konfigurieren Sie die Einstellungen für Ihr integriertes Telefon über die Schaltfläche Anruf im Dashboard.

In diesem Abschnitt können Sie Übertragungsoptionen zuordnen und die Anrufweiterleitung aktivieren bzw. deaktivieren.

Anrufer-ID: Wählen Sie im Dropdownmenü die Benachrichtigungsmethode beim Empfang eines Anrufs in iLink Pro aus. Wählen Sie in der Dropdownliste eine der folgenden Optionen:

Kein(e): Bei einem eingehenden Anruf nicht nach der Telefonnummer fragen, wenn der Anrufer vom System nicht erkannt wird. Diese Angaben auch nicht in einer Popupmeldung anzeigen.

Fragen: Bei Auswahl dieser Option wird ein unbekannter Anrufer aufgefordert, seine Telefonnummer auf dem Tastenfeld einzugeben.

Einblenden: Bei Auswahl dieser Option wird die Telefonnummer zum eingehenden Anruf angezeigt.

Fragen und einblenden: Bei Auswahl dieser Option wird ein unbekannter Anrufer aufgefordert, seine Telefonnummer einzugeben und diese in einem Popupfenster anzuzeigen.

Persönlicher Vertreter: Wählen Sie den persönlichen Vertreter aus, an den der Anruf übertragen werden soll. Wenn Sie einen persönlichen Vertreter angeben, wird der Standardvertreter für Ihre Mailbox überschrieben.

Telefonnummer eingeben: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die Telefonnummer der Person anzugeben, die als Ihr persönlicher Vertreter agieren soll. Bei Aktivierung dieses Kontrollkästchens müssen Sie die Adresse für die Mailbox der betreffenden Person eingeben.

Eintrag auflösen: Suchen Sie im Unternehmensverzeichnis nach dem Namen und der Nebenstelle der Person, die im Feld eingegeben wurde (Beispiel: Bei Eingabe von „John“ wird der Eintrag „1234:John Smith“ angezeigt).

Adressbuch: Öffnet das Unternehmensverzeichnis, in dem Sie Ihren persönlichen Vertreter auswählen können.

Standard-Grußansage für Sprachmenü: Wählen Sie im Dropdownmenü die Standard-Grußansage für das persönliche Sprachmenü aus, das Sie derzeit verwenden.

Zugriffscode für Ferngespräche: Geben Sie den Zugriffscode für Ferngespräche ein, der von Ihrem Unternehmen verwendet wird (sofern zutreffend).

Anklopfen: Wenn jemand Ihre Nebenstelle anruft und die Leitung besetzt ist, kann der Anrufer bei Aktivierung dieses Kontrollkästchens angeben, ob er benachrichtigt werden möchte, wenn Ihre Leitung wieder frei ist.

Anrufüberwachung: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, damit Anrufer aufgefordert werden, Ihren Namen anzugeben.

Anrufwarteschlange: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, damit Anrufer in eine Warteschlange platziert werden, wenn Ihre Leitung besetzt ist. Anrufer in der Warteschlange werden über ihre Position informiert und gefragt, ob sie den Anruf halten oder eine Sprachnachricht hinterlassen möchten.

Alle eingehenden Anrufe aufzeichnen: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um alle eingehenden Anrufe aufzuzeichnen. Die aufgezeichneten Anrufe werden als Sprachnachricht an Ihren Posteingang gesendet.

Faxerkennung: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, damit eingehende Faxnachrichten in Ihrem Posteingang bereitgestellt werden, wenn der Anruf nicht beantwortet wird. Wenn dieses Kontrollkästchen nicht aktiviert ist, klingelt das gewählte Telefongerät; der Anruf wird jedoch abgebrochen, wenn er nicht beantwortet wird, und das System identifiziert den Anruf als Faxnachricht.

Anrufweiterleitung aktivieren: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um eingehende Anrufe an die im zugehörigen Feld definierte Rufnummer weiterzuleiten. Sie können Ihre Anrufe nur an eine interne Rufnummer weiterleiten (z. B. eine andere Mailbox). Geben Sie die Rufnummer für die Weiterleitung im vorgesehenen Bereich ein.

Wenn Sie über ein Telefonsystem verfügen, das CTI-Integrationen unterstützt, können Sie das System so konfigurieren, dass die Einstellungen je nach Telefonstatus automatisch geändert werden.

Wählen Sie eine Aktion aus, die ausgeführt werden soll, wenn Sie einen eingehenden Anruf erhalten und für Ihr Telefon die Anrufabweisung aktiviert ist. Es kann jeweils nur eine Option aktiviert sein. Eingehende Anrufe werden entsprechend weitergeleitet.

Keine Aktion: Wählen Sie dieses Optionsfeld aus, wenn keine Aktion ausgeführt werden soll, wenn Sie einen Anruf empfangen und die Telefontaste für die Anrufabweisung gedrückt ist.

Meine Verfügbarkeit zu „Nicht verfügbar“ ändern: Wählen Sie dieses Optionsfeld aus, um den Status „Nicht verfügbar“ anzuzeigen, wenn die Anrufabweisung aktiviert ist.

Meinen Standort setzen auf: Wählen Sie dieses Optionsfeld aus sowie Ihren Standort und Ihre Verfügbarkeit aus den Dropdownlisten. Ihr Standort und Ihre Verfügbarkeit werden geändert, wenn Sie die Telefontaste für die Anrufabweisung betätigen.

Wählen Sie eine Aktion aus, die ausgeführt werden soll, wenn Sie einen eingehenden Anruf erhalten und für Ihr Telefon die Weiterleitung an eine Nebenstelle aktiviert ist.

Keine Aktion: Wählen Sie dieses Optionsfeld aus, wenn keine Aktion ausgeführt werden soll, wenn Sie einen Anruf empfangen und auf Ihrem Telefon die Weiterleitung von Anrufen aktiviert ist.

Meine Verfügbarkeit zu „Nicht verfügbar“ ändern: Wählen Sie dieses Optionsfeld aus, um den Status „Nicht verfügbar“ anzuzeigen, wenn Ihr Telefon für die Weiterleitung von Anrufen konfiguriert ist.

LIFO (Last In, First Out) (Neuste zuerst): Wählen Sie dieses Optionsfeld, um die neueste Nachricht zuerst und die älteste Nachricht zuletzt abzuspielen. Bei der Ansicht von Nachrichten in Web Access werden die neuesten Nachrichten oben in der Liste angezeigt.

FIFO (First In, First Out) (Letzte zuerst): Aktivieren Sie dieses Optionsfeld, um die älteste Nachricht zuerst und die neueste Nachricht zuletzt abzuspielen. Bei der Ansicht von Nachrichten in Web Access werden die neuesten Nachrichten unten in der Liste angezeigt.

Absenderinformationen ansagen: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie die Absenderinformationen (z. B. Absendername, Empfangsdatum usw.) bei jeder Voicemail-Nachricht hören möchten.

Wiedergabegerät: Wählen Sie im Dropdownmenü das Gerät aus (z. B. PC-Soundkarte, Telefon), das für die Wiedergabe von Nachrichten und Grußansagen verwendet werden soll.

Aufnahmegerät: Wählen Sie im Dropdownmenü das Gerät aus (z. B. PC-Soundkarte, Telefon), das für die Aufzeichnung von Nachrichten und Grußansagen verwendet werden soll.

Über diese Schaltfläche im Dashboard können Sie auf die Web Access-Onlinehilfe zugreifen.