Web Access

O Web Access é um aplicativo baseado na Web que fornece a cada usuário no sistema a capacidade de gerir todos os aspectos de comunicação e agendas pessoais. Não é necessário instalar nenhum software no computador local. Conecte-se ao Web Access usando qualquer computador com um navegador da Web e acesso à Internet.

Em um navegador da Web, digite o endereço de acesso remoto do servidor Officelinx. Normalmente ele está no formato
usuário.sua_empresa.com. Selecione Web Access para acessar a página de logon.

Esses links oferecem 4 métodos de autenticação para abrir o Web Access: Google exige a configuração de uma conta do Google, Office 365 exige uma conta da Microsoft, Windows usa as informações de logon de seu computador ou rede, e UC exige suas credenciais do UC Server.

Clique em uma das opções e forneça as credenciais necessárias para fazer logon.

Em sua primeira conexão ao Web Access a partir de um computador, será necessário instalar alguns itens de software auxiliares.

Acesse a página Downloads de Software. Faça o download e execute tanto o Java plugin (apenas IE) quanto o Grant Permission (todos os navegadores) para configurar seu computador para o cliente Web. Esses programas precisam ser usados em cada estação de trabalho antes que o Web Access esteja completamente operacional.

Por exemplo, você não conseguirá usar um microfone do PC para gravar saudações a menos que os utilitários tenham sido instalados.

O Web Access é compatível com Single Sign-On, o mesmo mecanismo usado nos aplicativos cliente iLink: fazer logon em qualquer um desses programas proporciona acesso contínuo a outros sem que seja necessário fazer outro logon.

Para usar a Autenticação no Google, é necessário ter uma conta Google Apps. Entre em contato com seu administrador para obter os detalhes de sua conta. Para criar uma conta nova, clique no botão Inscrever-se no canto superior direito e siga o assistente antes de voltar para essa tela.

Para usar a Autenticação no Office 365, você precisa ter uma conta da Microsoft. Entre em contato com seu administrador para obter os detalhes de sua conta. Para criar uma conta nova, clique no botão Inscrever-se no canto superior direito e siga o assistente antes de voltar para essa tela.

E-mail: informe o endereço de e-mail associado à conta Google Apps. Clique em Próximo.

Senha: digite sua senha do Office 365 e clique no botão Entrar na parte inferior da janela para executar o aplicativo.

A Autenticação no Windows usa as credenciais de logon de seu computador ou de rede para fornecer acesso ao aplicativo.

Nome de usuário: digite o domínio e o nome de usuário da rede corporativa separados por uma barra invertida.
(ou seja, nome_domínio\nome_usuário).

Clique no ícone do UC. Forneça um número, caixa postal e senha da empresa para fazer logon no sistema.

Empresa: digite o número da empresa a qual você pertence. Normalmente o número será 1, há menos que várias empresas sejam gerenciadas a partir do mesmo servidor de voz.

O processo para fazer logon no Google ou no Windows exige preparação adicional por parte do administrador do Officelinx antes que possa ser usado.

1.No servidor de voz do Officelinx, acesse Administrador do UC > Empresa > Estrutura da caixa postal.
Clique duas vezes na caixa postal do usuário para abrir a janela de configuração.

3a.Para usar o logon no Google: no campo Nome da conta do domínio, digite o endereço de e-mail associado à conta Google Apps do usuário (ou seja, usuá[email protected]).
Clique no ícone Salvar

na barra de ferramentas no topo da janela.

3b.Para usar o Logon no Windows: no campo Nome da conta do domínio, digite o nome de domínio da empresa seguido de uma \ e então o nome de usuário do Windows do indivíduo (ou seja, domínio\nome_de_usuário).
Clique no ícone Salvar

na barra de ferramentas no topo da janela.

Ao concluir seu uso de uma sessão do Web Access, sempre faça logoff para manter seus dados seguros.
Clique no botão Logoff no canto superior direito da tela principal.

Clique em OK quando solicitado para fazer logoff do Web Access ou Cancelar para retornar ao programa.

A tela principal do Web Access consiste em cinco blocos de opções relacionadas: Serviço de mensagens, Local, Pessoas, Notificação e Configurações. Cada bloco está dividido nos recursos principais disponíveis para o respectivo grupo.

Consulte as seções correspondentes deste documento para obter os detalhes completos.

O botão Tutorial da Web em Configurações o orientará na configuração de sua caixa postal para uso no Web Access. Embora provavelmente seu administrador já tenha feito isso para você, esse assistente ajudará você a se familiarizar com as opções disponíveis no sistema. Você poderá fazer as modificações necessárias ao sistema por meio desse assistente. Recomenda-se que o assistente seja executado uma vez antes de continuar.

1.Introdução: selecione o fuso horário no qual você mais costuma estar. Digite a hora na qual você inicia e termina cada dia. Clique no botão Próximo para continuar.

2.Números de telefone: essa janela permite inserir os números nos quais é possível entrar em contato com você.

Para cada número, forneça os ramais e números de telefone internos e externos nos quais é possível entrar em contato com você. Digite o número completo, incluindo códigos de país e área quando aplicável, e clique no botão Próximo para continuar.

3.Locais: especifique o número do telefone ou ramal que o sistema deve tentar primeiro para as chamadas de entrada quando seu local estiver definido como “No escritório”. Especifique também qual ação o sistema tomará caso ninguém atenda nesse número.

Chamadas de entrada vão tocar: forneça o ramal principal no qual podem entrar em contato com você durante o expediente.

Caso não atendam: na lista suspensa, selecione qual ação o sistema deve tomar (p. ex., “Gravar mensagem”, chamar um número diferente) caso não haja resposta em seu número principal. Caso tenha fornecido outros números de telefone na etapa 2, eles estarão disponíveis na lista. Clique em Adicionar+ para adicionar outra entrada.

Diga ao sistema se ele deve ou não entrar em contato quando você estiver em casa. Caso selecione Sim, forneça os números de contato necessários nos espaços indicados. Clique em Finalizar na parte inferior da janela para concluir o assistente.

O bloco Serviço de mensagens permite que você gerencie todos os aspectos de suas comunicações por e-mail e fax. Você pode criar novas mensagens, ler mensagens de entrada e escutar mensagens de voz deixadas no sistema. Não é necessário usar nenhum cliente ou software de e-mail adicional.

Esse bloco inclui seções para Enviar uma mensagem, Enviar um fax, Mensagens, Trabalhos de fax, Saudações e Encaminhamento de mensagem.

Ícone	Nome	Função
	Nova mensagem de voz	Indica que a mensagem tem um componente de áudio (mensagem de voz ou anexo)
	E-mail não lido	Indica um e-mail que você não leu
	E-mail lido	Indica um e-mail que você leu
	Fax	Indica que a mensagem é um fax
	Urgente	A mensagem foi marcada como Urgente pelo remetente
	Confidencial	A mensagem foi marcada como Confidencial pelo remetente
	Anexo	Indica que a mensagem inclui um anexo

A composição de uma mensagem funciona da mesma maneira que em outros clientes de e-mail. Defina os destinatários, então digite o assunto e o corpo da mensagem. Se necessário, anexe um arquivo usando a guia Anexos.

PARA: digite o endereço de e-mail do destinatário no campo PARA. Como alternativa, use o ícone de pesquisa

para abrir sua lista de contatos e selecione os contatos que deseja incluir. É possível inserir vários endereços usando uma vírgula para separá-los.
(p. ex., [email protected],[email protected]).

Clique nos links Adicionar CC ou Adicionar BCC para destinatários adicionais em “cópia carbono” ou “cópia oculta” na mensagem. Isso resultará na exibição de novas barras de endereços para cada categoria. Digite os endereços nos espaços exibidos ou use a pesquisa para selecioná-los a partir de sua lista de contatos.

Assunto: digite uma breve descrição do conteúdo da mensagem para que o destinatário saiba do que se trata.

Selecione opções adicionais para a mensagem a partir dos menus suspensos acima da janela de mensagem:

Importância - escolha entre Normal e Urgente. A opção Urgente indica ao usuário que a mensagem deve ser lida imediatamente.

Confidencialidade - selecione Normal ou Confidencial para comunicar a todos os destinatários que a mensagem contém informações confidenciais.

Marcar como certificado - marque essa caixa de seleção para solicitar que os destinatários enviem um alerta ao lerem a mensagem.

A guia Anexos na janela Nova mensagem é usada para incluir itens adicionais a uma mensagem de saída. Use o botão Adicionar na parte superior esquerda para anexar um Arquivo, Novo texto ou Novo áudio à mensagem.

Arquivo - a seleção dessa opção abre uma nova janela, na qual é possível selecionar o arquivo que deseja adicionar à mensagem. Só é possível adicionar um arquivo por vez, sendo possível adicionar vários arquivos manualmente. Assim que selecionar o arquivo, clique em Carregar para copiar o arquivo na mensagem.

Novo texto - selecione essa opção para abrir uma janela para inserir texto adicional. Clique em Salvar para anexar a mensagem como um arquivo de texto.

Novo áudio - caso tenha um microfone instalado em seu computador, ou tenha um telefone integrado, é possível incluir mensagens de voz a partir da interface do Web Access usando a ferramenta de gravação.

•Para começar a gravar, clique no botão Gravar. Ao concluir, clique no botão Parar. A gravação de voz será adicionada à mensagem como um arquivo anexo de áudio WAV. Quando estiver satisfeito com a mensagem, clique em Salvar.

Botão	Descrição
Enviar	Clique nesse botão para transmitir a mensagem imediatamente.
Enviar depois	Selecione uma hora na qual a mensagem será enviada. Digite o ano, mês, dia, hora e minutos para o envio da mensagem, ou clique no ícone do calendário para selecionar o dia. Clique em OK quando estiver pronto.
Salvar e fechar	Use esse botão para salvar a mensagem na pasta de rascunhos e retornar para a caixa de entrada. A mensagem pode ser revogada, modificada e enviada a qualquer momento.
Descartar	Excluir a mensagem e retornar para a caixa de entrada.

Todos os recursos para enviar um fax são iguais aos de Enviar uma mensagem. Informe o número do fax no campo PARA. Inclua todos os dígitos necessários, como códigos de longa distância e de área, e qualquer caractere exigido para acessar uma linha externa. Qualquer anexo ao fax precisa estar nos formatos PDF ou TIFF, a menos que o servidor de voz tenha sido especificamente configurado para dar suporte a outros tipos de arquivo.

Para ler as mensagens, o acionamento do botão Mensagens abrirá sua caixa de entrada.

Mensagens Lidas

aparecem em texto normal, enquanto mensagens Não lidas

aparecem em negrito.

Botões	Descrição
Fechar	Fechar a mensagem e retornar para a Caixa de entrada.
Responder Responder a todos Encaminhar	Responder - enviar uma resposta apenas para o remetente da mensagem. Responder a todos - enviar uma resposta para o remetente e todos os destinatários da mensagem. Encaminhar - repassar a mensagem para outro contato. Passe o cursor do mouse sobre cada botão para exibir opções adicionais (Texto*, Voz, Fax, Adicionar comentário^†, Sem comentário^†).
Copiar/mover	Duplicar/relocar as mensagens selecionadas para outra pasta. Você será solicitado a selecionar a pasta para a qual as mensagens serão movidas/copiadas.
	Enviar as mensagens selecionadas para a pasta itens excluídos. O uso desse ícone a parte da pasta itens excluídos removerá permanentemente as mensagens selecionadas do sistema.
Resposta ao vivo	Iniciar uma chamada telefônica com o remetente da mensagem. Veja a descrição na this page.

_* - selecione Texto enviará uma resposta por e-mail. Selecione Voz para gravar e enviar uma mensagem de voz com a resposta.
Selecione Fax para enviar a resposta como fax.

† - a adição de um Comentário permite que você adicione ou grave uma apresentação para a mensagem antes de enviá-la ao novo contato. Selecione Sem comentário para enviar a mensagem sem adições.

O Web Access pode reproduzir mensagens de voz. Ao abrir uma mensagem de voz (um e-mail com um arquivo anexo de voz), o Web Access reproduzirá a mensagem automaticamente. Para repetir a mensagem, acesse a guia Anexos e abra o anexo de áudio.

Ao receber uma mensagem de fax, você pode abrir os anexos do fax no Web Access usando o visualizador de fax padrão do Microsoft Windows. Você pode optar por salvar o arquivo em seu computador local e abri-lo ou abri-lo imediatamente.

Além dos anexos que são gerados para você (p. ex., mensagens de fax e de voz), você também pode anexar outros arquivos às mensagens usando a guia Anexos. Para anexar um arquivo, clique no botão Adicionar. Você tem três opções:

Arquivo: clique no botão Procurar para selecionar um arquivo que deseja anexar. Clique no botão Carregar assim que tiver feito sua seleção, anexando o arquivo à mensagem.

Novo texto: um editor simples de texto será exibido. Escreva o texto e clique em salvar. O arquivo de texto será criado e incluído automaticamente em sua mensagem.

Novo áudio: a ferramenta de gravação é exibida. Clique em Gravar e fale sua mensagem no microfone. Ao concluir, clique no botão Parar e o arquivo de voz será automaticamente anexado à mensagem como um arquivo de áudio WAV.

O Web Access permite que você inicie uma chamada a partir de uma mensagem, conectando-o por meio de seu dispositivo telefônico atualmente selecionado. Ao clicar em Resposta ao vivo, a tela pop-up exibe as seguintes opções:

Número de telefone do meu local atual: selecione o número de telefone que deseja usar para se conectar ao seu contato. Primeiramente o servidor de voz o chamará nesse dispositivo, então fará uma chamada para o contato assim que você tiver atendido, conectando ininterruptamente as duas partes.

Tipo: no menu suspenso, selecione o tipo de número de telefone de seu contato (Interno ou Externo).

Número: digite o número do telefone ou ramal do contato a ser chamado ou clique em um dos ícones:

- abrir uma lista suspensa com números chamados anteriormente. Clique em um dos números para fazer a chamada.

- pesquisar o número em sua lista de contatos. Clique em um dos números para fazer a chamada.

- expandir a exibição para incluir os códigos de país e de área além do número.

Discar: clique nesse botão para fazer a chamada. Seu dispositivo atual tocará e a chamada será feita assim que você atendê-la.

Cancelar: clique nesse botão para fechar a janela Resposta ao vivo sem fazer a chamada.

Caso deseje executar uma ação em uma mensagem sem exibir o conteúdo, marque as caixas de seleção à esquerda da lista de mensagens e selecione o botão de ação desejado, como Mover

ou Excluir

Botões	Descrição
Novo	Criar uma nova mensagem. Passe o cursor do mouse sobre esse botão para exibir os tipos de mensagem disponíveis*. Selecione um para criar uma mensagem do respectivo tipo.
Copiar/mover	Duplicar ou relocar as mensagens selecionadas para outra pasta. Você será solicitado a indicar a pasta para a qual as mensagens serão movidas ou copiadas.
	Atualizar a lista de mensagens.
	Enviar as mensagens selecionadas para a pasta itens excluídos. O uso desse ícone a parte da pasta itens excluídos removerá permanentemente as mensagens selecionadas do sistema.
	Clique nesse botão para acessar o sistema de ajuda on-line.
Exibições	O botão Exibições permite filtrar as mensagens que são exibidas. O padrão é Exibir todas as mensagens.
	Use as setas para avançar/voltar nas páginas de mensagens.

* - selecione Voz para gravar e enviar uma mensagem de voz com a resposta. Selecione Fax para enviar a resposta como fax. Texto para celular envia a mensagem como uma mensagem de texto SMS. A opção Contato abre uma janela na qual você pode adicionar o indivíduo ao seu diretório pessoal. Preencha os detalhes necessários (nome, números de contato, empregador, etc.) e clique em Salvar e fechar quando terminar.

Qualquer mensagem e pasta excluída é movida para a pasta Itens Excluídos. Isso permite que você recupere os itens desde que a pasta Itens Excluídos não tenha sido esvaziada.

Para recuperar um item, mova uma mensagem ou pasta de volta para seu local original, ou para qualquer outro local fora da pasta Itens Excluídos.

Mensagens e pastas excluídas são movidas para a pasta Itens Excluídos. Para remover permanentemente esses itens, selecione a opção Esvaziar pasta Itens Excluídos no menu de pastas.

Essa seção exibe todas as mensagens de fax enviadas, recebidas e pendentes. A hora, data e número de cada fax também estão listados.

Faxes que ainda estão sendo processados pelo sistema também são exibidos juntamente com o status atual (p. ex., Discando, Enviando).

Qualquer fax cujo envio tenha falhado é listado com o motivo da falha (p. ex., Ocupado, Sem resposta). Caso haja problemas na conexão, o Web Access rediscará automaticamente o número várias vezes antes de parar.

O número de vezes que o sistema rediscará o número é controlado por meio do programa Officelinx Admin.
Acesse a guia Empresa > Fax integrado.
Defina o valor no Número de novas tentativas para o arquivo de impressão se não houver resposta para controlar o número de vezes que o sistema tentará enviar o fax. O valor padrão é 5.

É importante personalizar completamente suas saudações pessoais, de modo que seja possível comunicar seu local e disponibilidade para os chamadores. A uma saudação específica esteja definida, todos os chamadores vão escutar as saudações padrão de acordo com sua configuração de disponibilidade e com base na origem da chamada (interna ou externa).

Adicionar saudação - clique para criar uma nova saudação na categoria selecionada.

Adicionar saudação em idioma diferente - esse link permite criar uma nova saudação para entradas que já têm uma saudação. Selecione um idioma diferente na lista e grave a nova saudação. Ela será reproduzida quando um chamador selecionar o respectivo idioma no atendente automático.

Gravar - selecione esse link para abrir o menu de gravação. Ao gravar uma saudação, selecione o idioma da saudação na lista. Todos os idiomas disponíveis em seu sistema serão listados. Essa saudação será reproduzida quando um chamador selecionar o idioma especificado na solicitação.

Clique em Gravar quando estiver pronto. Fale no microfone/monofone para gravar a saudação.

Nessa guia, escute ou grave seu nome e as saudações interna e externa padrão de ocupado que os chamadores escutam.

Diga seu nome. Por padrão, essa saudação é gerada pelo sistema usando o mecanismo de TTS (sintetização de voz). O mecanismo TTS tem limitações de pronúncia, portanto, grave você mesmo sua saudação de nome para ter os melhores resultados.

A saudação pessoal interna é reproduzida quando um número interno chama e você não atende a chamadas.

A saudação pessoal externa é reproduzida quando um número externo chama e você não atende a chamadas.

A saudação interna de ocupado é reproduzida quando um número interno chama e você já está no telefone.

A saudação externa de ocupado é reproduzida quando um número externo chama e você já está no telefone.

A saudação interna de indisponível é reproduzida quando um número interno chama e sua disponibilidade está definida como indisponível.

A saudação externa de indisponível é reproduzida quando um número externo chama e sua disponibilidade está definida como indisponível.

Escute e grave saudações que serão reproduzidas quando você estiver em um local específico (em almoço, em reunião, férias, etc.).

Crie saudações personalizadas para contatos específicos. Quando o sistema identifica uma chamada de entrada por meio do ID do chamador, ele reproduzirá a saudação associada ao número do chamador.

Caso também use outro endereço de e-mail, ou simplesmente deseje fazer o backup de suas mensagens para outra conta, é possível encaminhar suas mensagens a partir do Web Access para qualquer endereço de e-mail. Você pode configurar vários endereços de encaminhamento, mas apenas um pode estar ativo por vez.

Para adicionar ou modificar um Endereço de encaminhamento existente, consulte os campos abaixo:

Desativar: marque essa caixa de seleção para interromper o encaminhamento de mensagens.

Enviar para o destino especificado: selecione esse botão de opção e digite o endereço para o qual deseja que as mensagens sejam encaminhadas.

Imprimir na impressora padrão do servidor: envia a mensagem para a impressora padrão configurada no Officelinx Server.

Google Doc: encaminhar a mensagem para uma coleção do Google Docs. Digite o nome de uma coleção existente para a qual deseja enviar a mensagem. O caminho precisa estar entre barras / (p. ex.. /NomeColeção/ ).

Caminho de armazenamento: encaminhar as mensagens para um local personalizado. Digite o caminho para o qual as mensagens serão enviadas
(p. ex., C:\Usuários\Nome).

Selecione qualquer regra adicional de encaminhamento usando os botões de opção.

Tipo de encaminhamento: no menu suspenso, selecione o tipo de transferência. Encaminhar manterá uma cópia da mensagem na caixa postal da conta original, enquanto Retransmissão vai remover a mensagem da conta original após o processamento.

Tipo de mensagem: selecione os tipos de mensagem que serão encaminhados marcando as caixas de seleção desejadas: e-mail, fax, voz, chamadas perdidas.

Formato de voz: selecione no menu suspenso o formato de codificação de áudio que será usado para codificar qualquer mensagem de voz.

Formato de fax: selecione o formato de fax que será usado para encaminhar mensagens de fax. Apenas TIFF e PDF estão disponíveis por padrão. Outros formatos podem estar disponíveis se os programas adequados tiverem sido instalados no servidor.

Após: as mensagens selecionadas serão encaminhadas após um atraso previamente determinado. Para adicionar um atraso a suas mensagens encaminhadas, digite o tempo desejado em horas e minutos. Inserir 0 minutos e horas resultará o encaminhamento instantâneo da mensagem assim que ela for recebida.

Incluir anexos: marque essa caixa de seleção para incluir qualquer anexo com as mensagens encaminhadas.

Os locais são o elemento central do Officelinx. Seu status atual é definido por seu local. Todas as chamadas, mensagens e outras interações de comunicação são aprimoradas pelas regras personalizadas configuradas para cada local. Uma ampla gama de locais comuns é fornecida com o programa, e você pode criar locais personalizados conforme necessário. Todos os locais, tanto predefinidos quanto personalizados, podem ser modificados no Web Access de acordo com suas necessidades.

O Web Access fornece uma maneira de gerenciar sua presença criando e modificando locais, números de contato e disponibilidade.

Seu local, número de contato e disponibilidade atuais são exibidos no botão do painel.

Para alterar seu local, clique no botão Alterar local atual no painel.
Habilite Usar meu calendário de locais para que seu local siga automaticamente seu calendário.

Marque o botão de opção Substituir meu calendário de locais e definir meu local atual para alterar seu local manualmente. Configure os campos restantes conforme necessário e clique em Salvar.

Esses campos adicionais só serão exibidos quando a opção Substituir for selecionada.

Local atual: no menu suspenso, selecione o local que deseja usar (no escritório, em almoço, reunião, etc.).

Disponibilidade no local atual: no menu suspenso, defina seu status de disponibilidade (Disponível, Indisponível).

Número: o número atual no qual você pode ser contatado é exibido. Clique nas setas

para inserir um número diferente. Selecione o Tipo (interno ou externo) correto e digite o Número completo, incluindo código de país e área quando necessário. Você também pode escolher a partir dos números associados ao respectivo local

Escolha Disponível ou Indisponível na lista suspensa. Quando Disponível, seu telefone atual tocará e a chamada será transferida para a caixa postal ou outro número caso não haja resposta. Caso esteja Indisponível, as chamadas de entrada serão imediatamente direcionadas para sua caixa postal ou para outro número.

Substituir filtros de disponibilidade: marque essa caixa de seleção para substituir os Filtros de disponibilidade configurados para o respectivo local. Os filtros de disponibilidade são configurados no botão Locais. Com essa opção ativada, qualquer exceção feita com filtros para esse local será ignorada.

Ficar indisponível se não houve ID do chamador: marque essa caixa de seleção para ficar indisponível caso uma chamada não tenha ID do chamador.

Marque um dos botões de opção para definir por quanto tempo você aparecerá no respectivo local.

Até que eu altere meu local: continuar no respectivo local até que ele seja alterado manualmente mais uma vez.

Até a próxima atividade agendada ou o fim ou início do expediente: esse local será usado até que o próximo evento em seu calendário seja atingido, a jornada de trabalho atual esteja concluída ou a próxima jornada de trabalho tenha início. Então seu local será alterado com base nas configurações do calendário.

Até: marque esse botão de opção para usar esse local até a hora especificada. Então seu local será revertido para a programação definida pelo calendário após a hora definida. Digite o ano, mês, dia e hora para parar de usar o local atual e retornar à programação de seu calendário.

Use esse botão do painel para criar e gerenciar seus locais. Clique em um local existente para editar seus detalhes, ou selecione Adicionar local para criar um local novo. Clique em X para excluir o local.

Geral: atribua, edite e priorize

os números usados nesse local, além da disponibilidade padrão associada a eles. Marque a caixa de seleção ao lado de um ou mais números configurados para sua conta. Ao receber uma chamada de entrada, cada número será chamado de acordo com as regras definidas na guia Regras do Encontre-me.

Saudação do local: selecione uma saudação para usar no respectivo local e configure as regras para chamadores.

Filtros de disponibilidade: crie uma regra personalizada de disponibilidade para o respectivo local. Especifique quais números (internos/corporativos ou externos) e contatos enxergam você como disponível ou indisponível.

Regras do Encontre-me: caso tenha mais de um número selecionado para um local, é possível definir as regras que o sistema seguirá ao conectar chamadas de entrada ao seu telefone ou caixa postal. Essa guia não será exibida caso apenas um número esteja selecionado.

Atribuir chamadas: transfere automaticamente chamadas de entrada para outro número de acordo com quem está ligando. Defina as condições exatas de transferência para um único chamador ou um grupo de chamadores.

Cada local predefinido, e qualquer local personalizado, tem suas próprias configurações. Você pode especificar exatamente como é exibido (disponível ou indisponível) e para quem, e como você pode ser contatado em cada local independentemente dos outros.

No escritório, por exemplo, geralmente significa que você está disponível para todos e pode ser contatado no ramal de sua mesa. Em almoço pode exibir você como indisponível para todos os chamadores externos à empresa, mas disponível para chamadas internas. Escritório remoto pode definir você como disponível para todos, mas direcionar as chamadas para seu telefone remoto/domiciliar, enquanto Celular encaminhará as chamadas para seu telefone celular. Um Local temporário pode definir você como disponível, mas realizar o contato por meio de um ramal diferente na empresa. Ausência prolongada ou Férias pode reproduzir uma saudação personalizada antes de transferir a chamada para um colega. Para todos os locais, você pode optar por permitir ou recusar chamadas de contatos específicos, de modo que mesmo que esteja em almoço, uma chamada importante de um cliente ainda possa alcançá-lo.

A guia Geral determina quais números receberão uma chamada de entrada qual o respectivo local estiver ativo. Escolha um ou mais números entre os que já estão conectados à sua conta, ou Adicione um número novo.

Nome: digite ou edite um nome para o local. Não é possível alterar nomes de locais predefinidos.

Locais regionais (no mesmo fuso horário): marque essa caixa de seleção caso esse local esteja no mesmo fuso horário dos escritórios da empresa.

Disponibilidade padrão: no menu suspenso, selecione o status (disponível/indisponível) que será automaticamente aplicado quando você selecionar esse local.

Marque a caixa de seleção à esquerda decada número que deve ser usado com o respectivo local. Use as setas

para mover os números para cima ou para baixo na lista. Ao receber uma chamada, o sistema entrará em contato com cada número na ordem fornecida (consulte Regras do Encontre-me aqui).

Clique em Adicionar para criar novos endereços de telefonia, ou Editar ao lado de um número para modificar um já existente. Especifique o tipo de número (Interno, Externo), se ele deve ou não ser o número padrão, e decida se ele deve ser um dispositivo confiável ou não.

A guia Saudações de local é usada para determinar qual de suas saudações é usada em cada local. Apenas um desses itens pode ser selecionado por vez para o respectivo local.

Reproduzir saudação padrão: selecione esse botão de opção para reproduzir suas saudações padrão para cada situação (Padrão, No telefone, Indisponível). Clique em Reproduzir para escutar cada saudação.

Reproduzir saudação automatizada de nome e local: habilite essa opção para que a saudação padrão de nome e local seja reproduzida.

Reproduzir essa saudação: selecione esse botão de opção para gravar uma saudação personalizada para o respectivo local. Clicar em Adicionar saudação exibirá uma janela na qual você pode gravar e salvar uma nova saudação.

Impedir que chamadores ignorem a saudação: marque essa caixa de seleção para obrigar os chamadores a escutar toda a saudação.

Impedir que chamadores deixem mensagens: marque essa caixa de seleção caso não deseje que chamadores sejam enviados para a caixa postal após a saudação. Como alternativa, os chamadores podem ser enviados para o menu de voz do atendente automático ou o sistema pode desligar.

Essa guia permite personalizar as regras para que os chamadores tenham acesso à sua caixa postal. As alterações feitas nessa seção substituirão qualquer outra configuração para o respectivo local.

Por padrão, todas as chamadas de entrada são roteadas da mesma maneira. Entretanto, você pode criar uma lista de contatos para os quais você aparecerá sempre como indisponível. Essas chamadas serão processadas de acordo com as regras configuradas para quando você está indisponível (ou seja, ir direto para a caixa postal). Selecione a regra personalizada que deseja aplicar.

Aparecer como disponível para todos: selecione esse botão de opção para aparecer como disponível para todos os chamadores. Esse é o padrão.

Aparecer como indisponível para: selecione esse botão de opção para aparecer como indisponível para um ou mais: chamadas no escritório (Chamadas internas), chamadas fora do escritório (Chamadas externas) e chamadas de membros de sua lista de contatos (Todas as chamadas de meus contatos). Selecione todas as opções aplicáveis. Você pode criar exceções para cada uma dessas regras, de modo que alguns indivíduos vejam você como disponível mesmo que pertençam aos grupos especificados.

Aparecer como indisponível apenas para essa lista: selecione esse botão de opção para aparecer como indisponível apenas para membros de uma lista que você criou. Clique em Nenhum (o padrão) e crie sua lista de exceções. Essa lista é exclusiva do respectivo local. Indivíduos na lista verão você como indisponível, enquanto todos os outros verão você como disponível. Chamadas de entrada serão roteadas de acordo com isso.

Por padrão, quando você está Indisponível, todas as chamadas de entrada são roteadas da mesma maneira. Entretanto, você pode criar uma lista de contatos para os quais você aparecerá sempre como disponível. As chamadas deles serão processadas de acordo com as regras configuradas para seu estado disponível (ou seja, tocar em seu telefone de mesa). Selecione a regra personalizada que deseja aplicar.

Aparecer como indisponível para todos: selecione esse botão de opção para aparecer como indisponível para todos os chamadores. Esse é o padrão.

Aparecer como disponível para: selecione esse botão de opção para aparecer como disponível para um ou mais: chamadas no escritório (Chamadas internas), chamadas fora do escritório (Chamadas externas) e chamadas de membros de sua lista de contatos (Todas as chamadas de meus contatos). Selecione todas as opções aplicáveis. Você também pode criar exceções para cada uma dessas regras, de modo que alguns indivíduos vejam você como indisponível mesmo que pertençam aos grupos especificados.

Aparecer como disponível apenas para essa lista: selecione esse botão de opção para aparecer como disponível apenas para membros de uma lista que você criou. Clique em Nenhum (o padrão) e crie sua lista de exceções. A lista será exclusiva do respectivo local. Indivíduos na lista verão você como disponível, enquanto todos os outros verão você como indisponível. Chamadas de entrada serão processadas de acordo com isso.

A guia Regras do Encontre-me só aparecerá quando mais de um número de contato ou dispositivo estiver selecionado na guia Geral. É nela que você configura como o sistema encaminhará chamadas de entrada por meio dos vários números selecionados.

Chamar meu número apenas no primeiro número atribuído a esse local: selecione esse botão de opção para que o sistema chame você apenas no primeiro número atribuído ao respectivo local na guia Geral.

Chamar meu número sequencialmente em cada um dos números atribuídos a esse local: selecione esse botão de opção para que o sistema chame você sequencialmente em cada um dos números atribuídos ao respectivo local, do início até o fim da lista, conforme eles aparecem na guia Geral. Você também pode definir configurações adicionais ao escolher essa opção. Consulte as seções Opções do Encontre-me e Lista de exceções abaixo.

Chamar meu número ao mesmo tempo em todos os números atribuídos a esse local: selecione esse botão de opção para que o sistema chame simultaneamente todos os números atribuídos ao respectivo local. Você também pode definir configurações adicionais ao escolher essa opção. Consulte as seções Opções do Encontre-me e Lista de exceções abaixo.

Caso tenha selecionado uma opção para que o chamador encontre você, é possível especificar opções adicionais. Selecione uma das seguintes opções:

Encontre-me automaticamente: selecione esse botão de opção para que o sistema tente encontrá-lo automaticamente (chamar seus números conforme determinado acima) ao receber uma chamada.

Solicitar que o chamador Encontre-me: selecione esse botão de opção para que o sistema pergunte ao chamador se ele deseja encontrar você.

As exceções só estão disponíveis caso tenha selecionado Chamar meu número sequencialmente em cada um dos números atribuídos a esse local ou Chamar meu número ao mesmo tempo em todos os números atribuídos a esse local.

Em vez de usar as mesmas Regras do Encontre-me para todos, você pode especificar como diferentes contatos funcionarão. Você pode desativar as seguintes opções do Encontre-me para alguns indivíduos e atribuir diferentes comportamentos para outros. Para adicionar uma exceção, clique no botão Nova regra.

Dê um nome à regra e selecione o comportamento específico para essa regra. Conforme apresentado acima, selecione se o sistema deve tocar apenas no primeiro número, em todos os números sequencialmente ou em todos os números ao mesmo tempo. Acrescente os contatos que estão incluídos na regra ao adicioná-los à lista Quem me encontrará. Clique em Ninguém para criar a lista de contatos.

Essa guia permite que você roteie suas chamadas de entrada para outro ramal ou agente. Uma chamada atribuída não será processada por sua própria caixa postal ou regras, mas será repassada para o destino alternativo selecionado.

Atribuir minhas chamadas a: marque essa caixa de seleção para que suas chamadas sejam roteadas para outro número ou conta de utilização. Digite o número/conta para o qual deseja enviar suas chamadas.

Reproduzir uma saudação antes de atribuir as chamadas: marque essa caixa de seleção caso deseje que o sistema reproduza uma saudação antes de transferir a chamada. Isso habilita duas opções:

Reproduzir meu nome seguido do nome do indivíduo ao qual a chamada está atribuída - caso habilite esse botão de opção, a saudação pré-atribuição será seu nome seguido do nome do indivíduo ao qual a chamada está sendo repassada.

Reproduzir essa saudação - caso selecione essa opção, é possível fazer com que uma saudação específica seja reproduzida antes que as chamadas sejam atribuídas. Selecione sua saudação e o idioma da saudação a partir dos menus suspensos correspondentes.

Nova regra: clique nesse link para criar Regras de exceção. Quando uma nova janela for exibida, dê um nome e configure a exceção, então clique em Salvar. Para informações detalhadas, consulte Opções do Encontre-me - exceções.

Seu Calendário é uma agenda que exibe exatamente onde você está a qualquer determinado momento. Caso tenha eventos recorrentes ou uma programação definida, um calendário de local será conveniente, já que você não precisará alterar manualmente seu local sempre que ele mudar. Seu status será atualizado automaticamente de acordo com o agendamento.

Os detalhes de calendário de um usuário são sincronizados com uma conta Microsoft Outlook, Exchange ou Google Apps.

O roteamento de chamadas se baseia no local e disponibilidade especificados no calendário.

- use as setas para avançar ou retroceder no calendário. Cada clique exibe os eventos da semana seguinte ou anterior.

- esse ícone pode ser usado para ir até a data desejada. Abra esse calendário e clique na data que deseja exibir.

Clique no botão Agendar um local para adicionar um evento ao agendamento. Adicione os seguintes detalhes:

Local: no menu suspenso, selecione o local no qual você aparecerá durante o evento. Chamadas de entrada serão roteadas de acordo com as configurações definidas para o respectivo local.

Disponibilidade: no menu suspenso, selecione sua disponibilidade para esse evento. Chamadas de entrada serão roteadas de acordo com isso.

Descrição do agendamento: digite uma descrição ou nome para o evento que está sendo criado.

Início/fim: especifique as horas de início e fim para o evento. Você pode habilitar a caixa de seleção Dia inteiro (24h) para que o evento dure por todo o dia.

O botão Ativar recorrência permite que você defina a repetição de eventos em intervalos regulares. É possível criar um evento que dure por vários dias e definir o período exato durante o qual ele estará válido durante esses dias. Você também pode escolher os dias da semana separadamente, sendo possível configurar um agendamento periódico que cubra toda a semana de trabalho.

Clique no botão Ativar recorrência para criar um evento periódico e insira as horas inicial e final. Os itens do menu principal estão à esquerda, enquanto os submenus aparecem à direita quando cada um dos itens é selecionado. Ative um dos seguintes botões de opção:

Diário: quando selecionado, é necessário escolher Todos os dias úteis ou A cada X dias. Por exemplo, inserir 1 fará com que o evento ocorra diariamente, enquanto inserir 2 fará com que ele ocorra a cada 2 dias.

Semanal: habilite a opção Semanal e então especifique os dias da semana nos quais o evento ocorrerá. Defina o padrão de A cada X semanas. Por exemplo, inserir 1 agendará o evento para cada semana, enquanto 2 agendará o evento para ocorrer a cada 2 semanas.

Mensal: habilite essa opção e defina o dia do mês para o evento. Ao usar o primeiro botão de opção, defina o próprio dia (p. ex., 01 ou 15 do mês) inserindo apenas o número, então X meses. Inserir 1 no lugar do X fará com que o agendamento ocorra a cada mês, enquanto 2 fará com que o agendamento ocorra a cada 2 meses. Por exemplo, dia 7 a cada 2 meses.

A segunda opção permite que você seja mais dinâmico em suas escolhas. Por exemplo, a terceiro sexta-feira a cada 1 mês.

Anual: com a opção Anual selecionada, especifique um único dia do ano selecionando o mês e o dia para o evento, p. ex., A cada 6 de junho).
Você também pode selecionar uma hora genérica para o evento. Por exemplo, a primeira sexta-feira de março.

O intervalo de recorrência define o período durante o qual o evento continuará a se repetir. O evento aparecerá em seu calendário até que o intervalo de recorrência tenha passado. Selecione um dos seguintes botões de opção e defina campos adicionais quando necessário.

Início: forneça a data na qual o evento começará a se repetir. Digite o ano, mês e dia.

Sem data final: selecione esse botão de opção para que o evento se repita indefinidamente a partir da data inicial.

Encerrar após X ocorrências: selecione esse botão de opção para que o agendamento expire após ter ocorrido X vezes.

Terminar em: selecione esse botão de opção para definir uma data final exata para a recorrência.

Para criar um novo calendário, ou modificar um existente, clique no botão Alterar calendário no topo da janela de exibição do calendário, e selecione Novo calendário de local. Para modificar um calendário existente, selecione Editar ao lado do calendário escolhido.

Fuso horário: no menu suspenso, selecione um fuso horário para usar com esse calendário.

Expediente padrão: defina seu dia de trabalho configurando o Horário inicial e o Horário final. Digite as horas nos espaços fornecidos, ou clique na seta abaixo de cada campo para abrir uma lista suspensa na qual é possível selecionar a hora.

Copiar locais regionais a partir de calendário existente: marque essa caixa de seleção e selecione um calendário existente no menu suspenso. As informações de local do calendário selecionado serão copiadas para o calendário atual.

O Officelinx permite que você mantenha vários calendários, mas apenas um pode estar ativo por vez. Para indicar um calendário como ativo, clique no ícone

na janela de exibição do calendário e selecione o botão de opção localizado ao lado do calendário que deseja usar.

Mova o cursor do mouse sobre o botão Opções para acessar configurações adicionais do calendário: Alterar fuso horário, Alterar expediente, Ocultar locais regionais, Exibir todos os horários.

Caso esteja viajando, ou esteja realocado em outro fuso horário, você deve alterar o fuso horário do calendário para que ele esteja adequadamente alinhado ao horário local.

Selecione o fuso horário no menu suspenso e clique em OK. O calendário atual será sincronizado com o novo fuso horário.

Caso tenha definido um agendamento de trabalho, é possível configurar seu calendário de modo a estar disponível apenas enquanto trabalha. Isso facilitará o gerenciamento de seu calendário, já que o agendamento será mais compacto; apenas os horários selecionados serão exibidos na tela do calendário em vez das 24 horas do dia.

Selecione o Horário inicial e o Horário final para seu dia de trabalho ou use as setas e selecionar as horas na lista. Seu calendário atual será ajustado de modo a refletir o novo agendamento.

Selecione a opção Ocultar locais regionais para que o calendário exiba apenas eventos em locais fora do fuso horário atual. Selecione Exibir locais regionais para exibir todos os eventos no calendário independentemente do fuso horário.

Esse item alternará a exibição entre todas as horas em um dia e apenas as horas do expediente. Isso fornece acesso a horários fora do expediente quando necessário sem que a exibição deixe de ficar compacta na maior parte do tempo.

O botão Endereços no painel permite adicionar e gerenciar os números de telefone e endereços de e-mail nos quais você pode ser contatado. Esses endereços serão associados a seus locais.

É possível criar diversos tipos de endereço: Telefone, E-mail, Fax, Pager, SMS e Outro. Para criar um número de qualquer tipo, clique na guia para o tipo de número desejado e clique em Adicionar.

Um endereço de telefone pode ser de um número interno (como um ramal) ou externo (como um celular).

Abra a guia Telefone, e clique em Adicionar para criar um novo endereço. Para modificar um endereço existente, clique no endereço.

Para definir um número interno, clique em Adicionar e digite um ramal no campo Número. Você também pode optar por configurar os seguintes itens.

Definir como padrão: marque essa caixa de seleção para usar o respectivo número como o endereço padrão de telefone.

Confiável: marque essa caixa de seleção para indicar que o respectivo número é confiável. Números confiáveis podem ser exigidos por alguns recursos de verificação de voz que permitem fazer logon no sistema usando sua voz em vez de digitar uma senha no teclado.

Ao definir um número externo, o ideal é incluir o máximo de informação possível. Clique no botão expandir

para acessar informações adicionais (códigos de país, área e cidade). Forneça os detalhes completos para o número. Você também pode optar por configurar os seguintes itens.

Definir como padrão: marque essa caixa de seleção para usar o respectivo número como o endereço padrão de telefone.

Confiável: marque essa caixa de seleção para sinalizar esse número como um número confiável. Números confiáveis podem ser exigidos por alguns recursos de verificação de voz que permitem fazer logon no sistema usando sua voz em vez de digitar uma senha no teclado.

Configure seus endereços de e-mail aqui. O endereço definido aqui também será usado pelo Officelinx para enviar notificações, a menos que você especifique um local diferente.

Abra a guia E-mail, e clique em Adicionar para criar um novo endereço. Para modificar um endereço existente, clique no endereço.

Digite um endereço de e-mail no espaço fornecido. Você também pode optar por configurar o seguinte item.

Definir como padrão: marque essa caixa de seleção para usar esse e-mail como o endereço padrão de e-mail.

Caso tenha um aparelho de fax, é possível optar por receber mensagens de fax em seu aparelho e não por e-mail. Quando um fax for enviado para sua caixa postal, o sistema converterá automaticamente a mensagem de fax em um endereço de e-mail e entregá-la em sua conta. Entretanto, caso tenha um endereço de fax definido e que esteja atualmente disponível, o sistema tentará encaminhar o fax para o aparelho antes de entregar a mensagem como um e-mail. Um endereço de fax pode ser um número interno ou externo.

Abra a guia Fax, e clique em Adicionar para criar um novo endereço. Para modificar um endereço existente, clique no número.

Para definir um novo número de fax, clique em Adicionar e digite o ramal no campo Número. Você também pode optar por configurar os seguintes itens.

Definir como padrão: marque essa caixa de seleção para usar o respectivo número como o endereço padrão de fax.

Ao definir um número externo, o ideal é incluir o máximo de informação possível. Clique no botão expandir

para acessar informações adicionais (códigos de país, área e cidade). Forneça os detalhes completos para o número de fax. Você também pode optar por configurar o seguinte item.

Definir como padrão: marque essa caixa de seleção para usar o respectivo número como o endereço padrão de fax.

Insira o número de pager externo que o sistema chamará. O endereço do pager definido aqui será usado pelo sistema para notificação e para outras finalidades de busca, como envio de mensagem antes da transferência.

Abra a guia Pager, e clique em Adicionar para criar um novo endereço. Para modificar um endereço existente, clique no endereço.

Ao definir um número externo, o ideal é incluir o máximo de informação possível. Clique no botão expandir

para acessar informações adicionais (códigos de país, área e cidade). Você também pode optar por configurar os seguintes itens.

Definir como padrão: marque para usar o respectivo número como o endereço de pager.

O endereço de SMS também será usado para notificação e mensagens de texto, inclusive serviço de mensagens das funções de bate-papo, como iLink Pro. Você pode definir um endereço de e-mail ou número do telefone compatível com SMS (p. ex., celular) como um endereço de SMS.

Abra a guia SMS, e clique em Adicionar para criar um novo endereço. Para modificar um endereço existente, clique no endereço.

Para adicionar um endereço de e-mail compatível com SMS, selecione E-mail no menu suspenso. Digite o endereço de e-mail completo no espaço fornecido. Você também pode optar por configurar o seguinte item.

Definir como padrão: marque essa caixa de seleção para usar esse endereço de e-mail como o endereço padrão de SMS.

Para adicionar um endereço de telefone compatível com SMS, selecione Telefone no menu suspenso. Digite o número de telefone completo no espaço fornecido. Ao definir um número externo, o ideal é incluir o máximo de informação possível. Clique no botão expandir

para acessar informações adicionais (códigos de país, área e cidade).

Definir como padrão: marque essa caixa de seleção para usar o respectivo número como o endereço padrão de SMS.

Na guia Outro, você pode especificar qualquer endereço VPIM ou Responder para. Ao contrário de outros endereços, você pode ter tanto um endereço VPIM quanto um Responder para ativos ao mesmo tempo.

Um endereço VPIM é atribuído automaticamente pelo servidor e não pode ser modificado. Normalmente ele será no formato Nú[email protected]. É esse endereço que o sistema usa para receber suas mensagens. Caso tenha qualquer tipo de sincronização de mensagem configurada (p. ex., sincronização IMAPTSE com Microsoft Exchange), essa será a conta que sincroniza com o outro servidor de e-mail.

O endereço Responder para pode ser qualquer endereço de e-mail que você usa. Esse endereço será o endereço padrão a partir do qual as mensagens serão enviadas (De), e é o endereço que os contatos usarão em “Responder para” ao responder suas mensagens de e-mail.

Para alterar seu endereço de resposta, clique no endereço de e-mail. Digite o endereço de e-mail desejado e clique em Salvar.

Na seção Pessoas do painel, você pode adicionar ou importar quantos contatos desejar. Esses são os contatos que aparecem em seu diretório pessoal. Você também pode criar listas de distribuição para enviar uma mensagem para vários contatos.

Use o botão Contatos no painel para visualizar todos os indivíduos atualmente listados em seu diretório pessoal. Os contatos também podem ser modificados e excluídos a partir dessa janela.

Na maioria dos casos, os detalhes de um usuário são sincronizados com um calendário do Microsoft Outlook, Exchange ou Google e ficam disponíveis por meio de qualquer canal. Alterações em um programa serão exibidas nos outros.

O Web Access permite que você crie um número ilimitado de contatos particulares. Para adicionar alguém à sua lista, clique no botão Adicionar contato no painel. Há 4 guias para cada contato: Propriedades do contato, Outros endereços, Anexos e Campos personalizados.

Use a guia Propriedades do contato para inserir os detalhes do contato. Adicione o nome completo e título, o nome e endereço da empresa, números de telefone e qualquer outro detalhe desejado.

Nome completo: digite o nome do contato no espaço fornecido. Clique no rótulo Nome completo… para abrir uma janela pop-up na qual é possível incluir o título pessoal (Dr., Sr., etc.), nome, nome do meio, sobrenome e sufixo (I, PhD, Jr., etc.).

Por exemplo, para adicionar Dr. Johnathan Quincy Public III, clique em Nome completo... e especifique o título (Dr.), nome (Johnathan), nome do meio (Quincy), sobrenome (Public) e sufixo (III). O título e o sufixo podem ser inseridos manualmente ou escolhidos a partir de uma lista suspensa.

Endereço para correspondência: digite o endereço para correspondência do contato no espaço fornecido. Clique em Endereço para correspondência... para especificar a rua, cidade, CEP, código postal e/ou país.

Cargo: informe o cargo corporativo do indivíduo (presidente, gerente de vendas, diretor financeiro, etc.).

Telefone/Telefone2/Fax/Celular/Pager/E-mail/site: informe as informações de contato.

Data de nascimento: digite a data de nascimento do contato ou selecione a data usando o botão de calendário.

Habilitar esse contato para fala: marque essa caixa de seleção para ativar o recurso de discar para esse contato falando o nome dele.

Reproduzir essa saudação: nesse menu suspenso, selecione a saudação que será reproduzida sempre que esse contato chamar sua caixa postal. A mensagem pode ser personalizada especificamente para esse indivíduo.

Idioma de reprodução: no menu suspenso, selecione o idioma da saudação (se aplicável).

Comentários: digite qualquer comentário que você possa ter sobre seu contato para sua referência.

Use essa guia para configurar qualquer meio alternativo de contatar esse indivíduo. Digite as informações de contato Pessoal ou Outro nos espaços fornecidos. As informações Pessoais de um contato se referem ao endereço residencial e número de telefone do contato. Outras informações incluem endereço alternativo para correspondência, e-mail, telefone ou números de fax, e informações de ISDN/TTY/SIP.

Essa guia permite que você associe documentos, imagens e outros itens ao contato.

Passe o cursor do mouse sobre o botão Adicionar para exibir uma lista dos tipos de objeto que você pode anexar ao contato. As opções são: Arquivo, Novo texto e Novo áudio.

Arquivo: selecione essa opção, localize um arquivo para anexar ao contato e carregue-o para o Officelinx.

Novo texto: escolha essa opção para abrir uma janela de inserção de texto na qual é possível digitar anotações adicionais.

Novo áudio: clique para abrir uma janela na qual você pode gravar um arquivo de voz para anexar aos detalhes do contato.

Use essa guia para acrescentar informações adicionais sobre seu contato. Crie seus próprios campos e preencha-os conforme adequado. Clique em Novo, dê um nome ao novo campo e insira o valor desejado. Clique em OK quando terminar.

Caso tenha muitos contatos, pode ser difícil localizar um indivíduo pesquisando em todo o diretório. Em vez disso, use a função de pesquisa para localizar o contato desejado.

Clique no botão Pesquisar

no topo da janela de contatos e digite o nome ou sobrenome do contato. Clique no botão Pesquisar para localizar todos os resultados em seu diretório pessoal.

Caso tenha uma lista de contatos em outra plataforma, como Microsoft Outlook, será possível importar esses dados em vez de digitá-los novamente. Clique no botão Importar no topo da janela de contatos para começar.

As informações precisam ser exportadas do aplicativo original para um arquivo delimitado por vírgulas (CSV). Usando o Web Access, Selecione o arquivo de dados exportado e clique em Próximo. Diga ao sistema qual item no arquivo de dados corresponde a cada campo na lista de contatos. Isso permite que os dados importados sejam copiados para os campos corretos no banco de dados do Officelinx.

Após verificar que todos os campos estão adequadamente vinculados, clique no botão Importar para adicionar os dados de contato ao seu diretório.

Você pode especificar que um contato deve ser “Habilitado para fala”, de modo que você possa falar o nome do contato para selecionar o indivíduo quando conectado ao Officelinx por uma linha telefônica.

Clique no botão Habilitar contato para fala no topo da janela de contatos e selecione o diretório adequado no menu pop-up Selecionar de.

Pesquise na lista para localizar os contatos que deseja habilitar para fala. Adicione uma marca de seleção na caixa ao lado de cada nome.

Ao concluir, clique no botão Adicionar. Os contatos selecionados aparecem no painel Itens selecionados na parte inferior da janela.

Quando a lista estiver finalizada, marque o botão de opção Habilitar fala no topo da janela e clique no botão Aplicar aos contatos selecionados.

Para chamar um contato, clique no nome do indivíduo na lista de Contatos e então no ícone Chamar

O número dele aparecerá no campo Número para discar. Também é possível inserir esse número manualmente. Clique no botão expandir

para acessar informações adicionais (códigos de país, área e cidade), se necessário. O número a partir do qual a chamada será feita aparece no topo da janela. Se necessário, altere esse número usando o menu suspenso.

Clique em Discar quando estiver pronto para fazer a chamada. Seu dispositivo selecionado tocará e o Officelinx fará a chamada para o contato.

O botão Lista de distribuição no painel fornece uma maneira fácil de enviar mensagens para um grupo de contatos. Por exemplo, caso envie frequentemente mensagens de voz para o departamento de vendas, é possível criar uma lista de distribuição chamada “Vendas” contendo os nomes de todos no departamento.

As listas criadas aqui são suas listas Privadas e não ficam disponíveis para outros usuários.
Listas de distribuição Públicas são criadas pelo administrador do sistema.

Crie uma nova lista clicando no botão Adicionar lista no canto superior esquerdo da janela. Para editar uma lista existente, clique no nome da lista.

Salvar e fechar: quando tiver concluído a criação ou edição da lista, clique nesse botão para salvar as alterações e retornar à janela Listas.

Descartar: esse botão retornará a lista para seu estado original, ignorando qualquer alterar feita.

Número da lista: atribua um número à lista. Isso proporciona acesso à lista por meio do teclado do telefone.

O painel Pesquisar exibe os contatos com base nos parâmetros inseridos no espaço fornecido. Localize um contato e habilite a caixa de seleção à esquerda do nome para adicioná-lo ao painel Destinatários.

Pesquisar: em vez de navegar nas categorias, você também pode pesquisar todo o banco de dados em busca de um contato. Digite as informações e então clique no botão Pesquisar para localizar todos os contatos correspondentes.

Adicionar: clique nesse botão para copiar os contatos selecionados para a caixa Destinatários na parte inferior da janela.

Excluir itens selecionados: clique nesse botão abaixo do painel Destinatários para excluir os contatos selecionados da lista de destinatários. Marque a caixa ao lado de cada nome que deve ser removido e clique nesse botão. Os contatos são removidos da lista de distribuição, mas não do sistema.

O painel Selecionar de permite que você pesquise diretórios específicos em busca de contatos para adicionar à lista de distribuição. Selecione um diretório para visualizar na lista suspensa e habilite a caixa de seleção à esquerda do nome para adicioná-lo aos Destinatários.

Selecionar de: no menu suspenso, selecione o diretório que contém os contatos que deseja adicionar à lista de distribuição.

Todos os contatos públicos: selecione na lista corporativa de contatos públicos.

Sites remotos: digite um endereço de e-mail, então use o menu suspenso para escolher entre os domínios que estão pré-configurados a partir dos sites remotos no servidor.

Números de telefone: insira manualmente um número de telefone do destinatário.

Assim que uma lista de distribuição pública ou privada tiver sido configurada, ela pode ser acessada ao enviar uma mensagem mediante a simples adição do número da lista ou do nome da lista no campo PARA e o acionamento da tecla Enter.

Quando estiver fora de sua mesa ou do escritório, talvez não seja possível saber se você recebeu uma mensagem importante. A seção Notificação do painel do Web Access pode ser configurada para notificar você ao receber mensagens.

Por exemplo, caso receba uma mensagem de voz em sua caixa de entrada do escritório, o Web Access pode ser instruído a enviar um e-mail ou chamar seu número de telefone celular ou domiciliar para notificar sobre a chegada da mensagem.

O botão Agendamento no painel do Web Access permite que você especifique telefones e endereços de e-mail que serão usados para contatá-lo quando houver uma mensagem. Após especificar seus métodos de contato, é possível atribuir um agendamento a um endereço de notificação. Alertas criados sem um agendamento se tornam Casos especiais.

Para criar um novo alerta, clique em Adicionar nova notificação ou clique no endereço de um alerta existente para modificá-lo.

Endereço: no menu suspenso, selecione o endereço para o qual deseja enviar as notificações. O destino pode ser um número de telefone interno ou externo, ou um endereço de e-mail. As entradas na lista são configuradas em Endereços .

Número de novas tentativas: digite o número de vezes que o sistema tentará notificá-lo. Essa opção só é usada para telefones ou pagers. Notificações por e-mail e SMS sempre são enviadas apenas uma vez.

Minutos entre as novas tentativas mediante linha ocupada: digite o número de minutos que o sistema guardará entre as tentativas de notificação quando o número de telefone estiver ocupado (apenas para telefones ou pagers).

Minutos entre as novas tentativas se não houver resposta: digite o número de minutos que o sistema guardará entre as tentativas de notificação quando o número de telefone não responder (apenas para telefones ou pagers).

Descrição do agendamento: digite um nome ou descrição para o agendamento de notificação atual para sua referência.

Ativar/desativar recorrência: por padrão, a recorrência do agendamento de notificação estará ativada. Caso decida desativá-la, a notificação sempre acontecerá durante o horário definido. Por exemplo, caso o Intervalo da recorrência e o Horário inicial estejam definidos para 1.º de janeiro de 2018 à 0h e o Horário final esteja definido para 31 de dezembro de 2018 às 23h30m, você será notificado durante todo o ano. A opção Todo o dia (24h) não terá efeito, já que o agendamento já cobre todas as 24 horas. Desative a recorrência para criar um Caso Especial.

A recorrência poupa você de ter que configurar uma notificação várias vezes. É possível criar um agendamento de notificações englobando vários dias e definir o período durante o qual ele estará válido durante esses dias. Você também pode escolher os dias da semana separadamente, sendo possível configurar um agendamento para toda a semana de trabalho. A recorrência é habilitada por padrão.

Horário inicial e Horário final: na lista suspensa, especifique uma faixa de tempo para o agendamento da notificação. Por exemplo, caso deseje que esse agendamento esteja em vigor entre 09h e 17h, selecione 9:00 no menu suspenso do Horário inicial e 17:00 no menu suspenso do Horário final. As notificações serão enviadas apenas durante esse horário.

Todo o dia (24h): marque essa caixa de seleção para que as notificações sejam enviadas independentemente da hora do dia. Os horários inicial e final são desativados quando essa opção está selecionada.

Marque um dos seguintes botões de opção e especifique qualquer detalhe adicional.

Diário: decida se o agendamento deve estar ativo Todos os dias úteis ou A cada x dias. Inserir 1 resultará em notificações diárias, enquanto 2 resultará em notificações a cada 2 dias.

Semanal: escolha os dias da semana nos quais as notificações serão enviadas e defina o padrão de a cada X semanas. Inserir 1 resultará em notificações enviadas a cada semana, enquanto 2 resultará no envio a cada 2 semanas.

Mensal: especifique o Dia de a cada X meses. Para Dia, insira apenas o número do dia. Por exemplo, selecionar Dia 12 a cada 2 meses enviará alertas no 12.º dia a cada 2 meses.

A segunda opção oferece um conjunto diferente de alternativas. Por exemplo, você pode escolher ser notificado na Última sexta-feira a cada 1 mês ou no Terceiro dia útil a cada 3 meses.

Anual: selecione um único dia do ano escolhendo o mês e o dia. Também é possível ser mais específico. Por exemplo, você pode escolher a Primeira sexta-feira de janeiro ou o Quarto fim de semana de julho.

O intervalo de recorrência define o período durante o qual as notificações continuarão ocorrendo. Selecione um dos seguintes botões de opção e defina campos adicionais quando necessário.

Sem data final: selecione esse botão de opção para que as notificações continuem indefinidamente a partir da data inicial.

Encerrar após X ocorrências: selecione esse botão de opção para que o agendamento expire após ter ocorrido X vezes.

Terminar em: selecione esse botão de opção para definir uma data final exata para a recorrência.

Receber notificações para cada mensagem pode ser desgastante. Configure os tipos de mensagens que acionarão uma notificação a partir do botão Opções.

Use essas opções para determinar qual tipo de mensagens, e de qual origem, vão gerar uma notificação.

Para novas mensagens de voz/texto/fax, notifique-me apenas para os seguintes tipos:

Selecione o tipo de mensagem que criará uma notificação. Selecione todos os tipos aplicáveis.

Urgentes: enviar um alerta para mensagens marcadas como “Urgente” ou “Alta prioridade” pelo remetente.

Privadas: gerar notificação de mensagens sinalizadas como “Privada” ou “Confidencial”.

Com ID do chamador: apenas mensagens que incluam um ID do chamador vão gerar notificações.

É possível enviar um alerta sempre que o sistema transferir para outro ramal uma chamada para você. A mensagem passa por um sistema de busca interno do escritório (alto-falantes, sistema de PA, etc.), sendo reproduzida no formato “Há uma chamada para John Smith”.

Antes de transferir: marque essa caixa de seleção para que o sistema anuncie você antes de transferir uma chamada.

Após transferir: marque essa caixa de seleção para que o sistema anuncie você após transferir uma chamada.

Você pode usar o Web Access como um alarme pessoal ao criar uma chamada de despertador. Clique no botão Chamada de despertador no painel e preencha as seguintes informações.

Número: digite o número no qual deseja receber a chamada de despertador. Como alternativa, escolha um número no menu suspenso, que inclui todos os números de telefone criados para sua conta em Pessoas.

Data: informe a data na qual a chamada de despertador será feita, ou clique no botão do calendário para selecionar uma data.

Horário (hora)/(minutos): digite a hora na qual a chamada de despertador será feita.

Ao concluir, clique em Salvar. O Officelinx chamará você no dispositivo especificado na data e hora selecionadas.

A seção Configurações do painel permite que você personalize sua experiência no Web Access. Nela, também é possível aprofundar-se em recurso automatizados, como encaminhamento ou notificação. Consulte esses tópicos para mais informações.

O botão Tutorial da Web no painel o orientará na configuração de sua caixa postal para uso no Web Access. Embora provavelmente seu administrador já tenha feito isso para você, esse assistente ajudará você a se familiarizar com as opções disponíveis no sistema. Você poderá fazer as modificações ao sistema por meio desse assistente. Recomenda-se que o assistente seja executado uma vez antes de explorar o programa em maiores detalhes. Consulte this page para obter detalhes sobre o tutorial.

O administrador pode exigir que você execute o tutorial uma vez antes de usar o Web Access. Você receberá um e-mail com um link para executar o assistente, sendo possível inserir seus detalhes.

Altere as configurações e senhas de sua conta a partir do botão Conta no painel.

Nome de usuário: esse é o nome de sua conta para logon, e normalmente é seu endereço de e-mail.

Senha/confirmar senha: use esse campo para alterar a senha de sua conta. Digite e verifique uma senha nova para sua caixa postal. Essa senha pode conter letra e números.

Essa seção permite gerenciar sua senha para fazer logon em seus dispositivos telefônicos a fim de escutar mensagens na caixa postal.

Senha/confirmar senha: digite e verifique uma senha nova para sua caixa postal de voz. Essa senha pode conter apenas números, já que será digitada a partir de um teclado do telefone.

Essa seção exibe o nome da conta do domínio que é gerenciado pelo administrador de rede.

Essa seção permite que sua conta de caixa postal acesse um provedor de e-mail externo, como Gmail, Outlook ou Exchange. As mesmas informações são copiadas em ambas as contas, permitindo que você use seu programa favorito para gerenciar suas mensagens.

Bloqueado: essa caixa de seleção é ativada quando as credenciais IMAP são rejeitadas pelo servidor durante a sincronização IMAPTSE. Quando ativada, obtenha as credenciais IMAP corretas, insira as informações e então desmarque a caixa de seleção para continuar a sincronização.

Nome de usuário: insira o nome de usuário para sua conta de e-mail IMAP. Normalmente será seu endereço de e-mail.

Formato de voz: no menu suspenso, selecione o tipo de compactação que será usado em suas mensagens de voz de saída. Você deve garantir que o formato de voz selecionado aqui seja compatível com o destino. Recomenda-se que você deixe esse campo com seu valor padrão a menos que seja especificamente instruído a alterá-lo.

Esse recurso exibe o horário da última sincronização de sua Caixa de entrada, Contatos e Calendário com um servidor externo, como Gmail ou Outlook.

Essa seção permite especificar o formato de data, alternar o uso do reconhecimento de fala ao discar e exibir dicas sobre as diversas telas no Web Access.

Formato de data: no menu suspenso, especifique o formato de data que será usado para a conta. Escolha entre aaaa/mm/dd, dd/mm/aaaa e mm/dd/aaaa.

Incluir todos os meus contatos privados ao iniciar uma pesquisa de voz por um contato: marque essa caixa de seleção para incluir todos os contatos privados em uma pesquisa de voz.

Incluir os contatos públicos de minha empresa ao iniciar uma pesquisa de voz por um contato: marque essa caixa de seleção para incluir o diretório público de contatos da empresa em uma pesquisa de voz.

Incluir automaticamente minha assinatura ou anexar um cartão de visita eletrônico em mensagens de saída: marque essa caixa de seleção para enviar sua assinatura ou um cartão de visita com todas as mensagens de saída.

Exibir dicas: marque essa caixa de seleção para exibir itens resumidos de ajuda. As dicas aparecem em cada tela com um fundo de tela amarelo.

Ao concluir a edição de sua conta, clique no botão Salvar no topo da tela para tornar as alterações permanentes.

Defina as configurações para seu telefone integrado no botão Chamar no painel.

Use essa seção para atribuir opções de transferência e alternar o encaminhamento de chamadas.

ID do chamador: no menu suspenso, selecione como você será notificado ao receber uma chamada no iLink Pro. Escolha entre as seguintes opções na lista suspensa:

Nenhuma: não solicitar o número de telefone de uma chamada de entrada caso ela não seja reconhecida pelo sistema. Também não exibi-la em uma tela pop-up.

Perguntar: solicitar que um chamador não identificado insira o número de telefone dele usando um teclado numérico com tom DTMF.

Solicitar e pop-up: solicitar que um chamador não reconhecido forneça o número de telefone dele e exibir o respectivo número em uma tela pop-up.

Operador particular: selecione o operador particular para o qual deseja que a chamada seja transferida. Ao definir um operador particular, o operador padrão de sua caixa postal será substituído.

Digitar número de telefone: marque essa caixa de seleção para inserir um número de telefone do indivíduo que atuará como seu operador particular. Com essa caixa de seleção desmarcada, é necessário inserir o endereço da caixa postal do indivíduo.

Resolver entrada: pesquisar no diretório corporativo para localizar o nome e o ramal do indivíduo inserido no campo (p. ex., inserir “John” pode localizar “1234:John Smith”).

Agenda de endereços: abre o diretório corporativo para que você possa selecionar seu operador particular.

Saudação padrão do menu de voz: no menu suspenso, selecione a saudação padrão para o menu de voz particular que você está usando no momento.

Código de acesso para longa distância: digite o código de acesso de longa distância usado por sua empresa (quando aplicável).

Acompanhar: quando alguém chama seu ramal mas a linha está ocupada, marcar essa caixa de seleção permitirá que o chamador tenha a opção de ser notificado quando sua linha estiver livre.

Anúncio de chamada: marque essa caixa de seleção para obrigar os chamadores a fornecer o nome.

Enfileiramento de chamadas: marque essa caixa de seleção para colocar os chamadores em uma fila quando sua linha estiver ocupada. Caso sejam incluídos em uma fila, os chamadores serão informados sobre a posição na fila de espera e solicitados a continuar a espera ou deixar uma mensagem de voz.

Gravar todas as chamadas de entrada: marque essa caixa de seleção para gravar todas as chamadas de entrada. As chamadas gravadas são enviadas para seu caixa de entrada como uma mensagem de voz.

Detecção de fax: marque essa caixa de seleção para permitir que faxes de entrada entreguem a mensagem para sua caixa de entrada caso a chamada não seja atendida. Com essa caixa desmarcada, o telefone tocará mas a chamada será desconectada caso não seja atendida e o sistema identifique a chamada como um fax.

Habilitar encaminhamento de chamadas: marque a caixa de seleção para encaminhar chamadas de entrada para o número definido no campo. Você só pode encaminhar suas chamadas para um número interno (p. ex., outra caixa postal). Digite número para o qual encaminhar no espaço fornecido.

Caso tenha um sistema telefônico compatível com integração CTI, é possível configurá-lo para que o sistema altere automaticamente as configurações de acordo com o status de seu telefone.

Selecione a ação que ocorrerá quando você receber uma chamada de entrada e seu telefone estiver definido como Não perturbe (Do not disturb, DND). Só é possível ter uma opção ativa por vez. Chamadas de entrada serão roteadas de acordo com isso.

Nada: selecione esse botão de opção para não fazer nada quando receber uma chamada e o botão DND do telefone estiver ativado.

Alterar minha disponibilidade para Indisponível: selecione esse botão de opção para aparecer como Indisponível quando o DND estiver ativado.

Definir meu local como: selecione esse botão de opção e escolha seu Local e Disponibilidade nas listas suspensas. Seu local e disponibilidade serão alterados mediante o acionamento do botão DND em seu telefone.

Selecione a ação que ocorrerá quando você receber uma chamada de entrada e seu telefone estiver definido para encaminhar para outro ramal.

Nada: selecione esse botão de opção para não fazer nada quando receber uma chamada e o telefone estiver configurado para encaminhar chamadas.

Alterar minha disponibilidade para Indisponível: selecione esse botão de opção para aparecer como Indisponível quando seu telefone estiver configurado para encaminhar chamadas.

Definir meu local como: selecione esse botão de opção e escolha seu Local e Disponibilidade nas listas suspensas. Seu local e disponibilidade serão alterados enquanto você estiver encaminhando chamadas.

Última a entrar, primeira a sair (Last In, First Out, LIFO): selecione esse botão de opção para reproduzir a mensagem mais nova primeiro e a mais antiga por último. Ao acessar as mensagens por meio do Web Access, as mensagens mais novas estarão no topo da lista.

Primeira a entrar, primeira a sair (First In, First Out, FIFO): selecione esse botão de opção para reproduzir a mensagem mais antiga primeiro e a mais nova por último. Ao acessar as mensagens por meio do Web Access, as mensagens mais novas estarão no fim da lista.

Comunicar informações de envio: marque essa caixa de seleção para sempre ouvir as informações de envio (p. ex., nome do remetente, data de recebimento, etc.) para cada mensagem da caixa postal.

Dispositivo de reprodução: no menu suspenso, selecione o dispositivo (p. ex., placa de som do PC, telefone) que será usado para reproduzir mensagens e saudações.

Dispositivo de gravação: no menu suspenso, selecione o dispositivo (p. ex., placa de som do PC, telefone) que será usado para gravar mensagens e saudações.

Esse botão no painel é usado para acessar o arquivo de ajuda on-line do Web Access.