Web Access

Web Access est une application Web permettant à chaque utilisateur du système de conserver tous les aspects des programmes personnels et de communication. Aucun logiciel n'est installé sur l'ordinateur local. Vous pouvez vous connecter à Web Access à l'aide de n'importe quel ordinateur disposant d'un accès Internet et d'un navigateur Web.

Dans un navigateur Web, entrez l'adresse accessible à distance du serveur Officelinx. Elle se présente normalement sous la forme
utilisateur.votre_entreprise.com. Sélectionnez Web Access pour accéder à la page de connexion.

Ces liens vous proposent 4 méthodes d'authentification pour ouvrir Web Access : Google nécessite une configuration de compte Google, Office 365 nécessite un compte Microsoft, Windows utilise les identifiants de connexion au réseau ou à votre ordinateur, et UC nécessite vos identifiants de serveur UC.

Cliquez sur l'une des méthodes et entrez les identifiants requis pour vous connecter.

Lors de votre première connexion à Web Access depuis un ordinateur, vous devez installer certains logiciels de prise en charge.

Accédez à la page Téléchargements de logiciels. Téléchargez et exécutez les programmes Java plugin (Internet Explorer uniquement) et Grant Permission (tous les navigateurs) pour configurer votre ordinateur pour le client Web. Ces programmes doivent être utilisés sur chaque poste de travail avant que Web Access ne soit totalement opérationnel.

Par exemple, vous ne pourrez pas utiliser le microphone d'un ordinateur pour enregistrer des messages d'accueil, excepté si les utilitaires ont été installés.

Web Access prend en charge l'Authentification unique, c'est-à-dire la même méthode que pour les applications client iLink : la connexion à n'importe lequel de ces programmes garantit un accès en continu aux autres sans avoir à se connecter à nouveau.

Sélectionnez l'une des méthodes d'authentification pour vous connecter à Web Access.

Pour utiliser l'Authentification Google, vous devez disposer d'un compte Google Apps. Contactez votre administrateur pour connaître les détails de votre compte. Pour créer un nouveau compte, cliquez sur le bouton Inscription situé dans le coin supérieur droit et suivez les instructions de l'assistant avant de revenir ici.

Cliquez sur le bouton Connexion situé en bas de la fenêtre pour lancer l'application.

Pour utiliser l'Authentification Office 365, vous devez disposer d'un compte Microsoft. Contactez votre administrateur pour connaître les détails de votre compte. Pour créer un nouveau compte, cliquez sur le bouton Inscription situé dans le coin supérieur droit et suivez les instructions de l'assistant avant de revenir ici.

E-mail : entrez l'adresse e-mail liée au compte Google Apps. Cliquez sur Suivant.

Mot de passe : saisissez votre mot de passe pour Office 365, puis cliquez sur le bouton Connexion situé en bas de la fenêtre pour lancer l'application.

Authentification Windows utilise les identifiants de connexion au réseau ou à votre ordinateur pour accéder à l'application.

Nom d'utilisateur : entrez le domaine et le nom d'utilisateur pour le réseau d'entreprise séparés par une barre oblique inversée
(par ex., nom_domaine\nom_utilisateur).

Cliquez sur le bouton Connexion situé en bas de la fenêtre pour lancer l'application.

Cliquez sur l'icône UC. Entrez un numéro d'entreprise, une boîte de réception et un mot de passe pour vous connecter au système.

Entreprise : entrez le numéro d'entreprise auquel vous appartenez. Il s'agit généralement de 1, excepté si plusieurs entreprises sont gérées à partir du même serveur vocal.

Cliquez sur le bouton Connexion situé en bas de la fenêtre pour lancer l'application.

Les connexions Google et Windows nécessitent une préparation supplémentaire par l'administrateur Officelinx avant qu'elles ne puissent être utilisées.

1.Sur le serveur vocal Officelinx, accédez à Administrateur UC > Entreprise > Structure de boîte de réception.
Effectuez un double-clic sur la boîte de réception de l'utilisateur pour ouvrir la fenêtre de configuration.

3a.Pour utiliser la connexion Google : dans le champ Nom de compte de domaine, entrez l'adresse e-mail associée au compte Google Apps de l'utilisateur (par ex. [email protected]).
Cliquez sur l'icône Enregistrer

dans la barre d'outils située en haut de la fenêtre.

3b.Pour utiliser la connexion Windows : dans le champ Nom de compte de domaine, entrez le nom de domaine de l'entreprise, suivi par une barre oblique inversée \ et du nom d'utilisateur Windows de la personne (par ex. domaine\nomutilisateur).
Cliquez sur l'icône Enregistrer

dans la barre d'outils située en haut de la fenêtre.

Lorsque vous avez terminé vos opérations sur une session Web Access, déconnectez-vous toujours afin de garantir la sécurité de vos données.
Cliquez sur le bouton Déconnexion situé dans le coin supérieur droit de l'écran principal.

Cliquez sur OK lorsque vous y êtes invité pour vous déconnecter de Web Access, ou sur Annuler pour revenir au programme.

L'écran principal de Web Access se compose de cinq blocs d'options connexes : Messagerie, Emplacement, Personnes, Notification et Paramètres. Chaque bloc est constitué des fonctions principales pour ce groupe.

Veuillez vous référer aux sections correspondantes de ce document pour des détails complets.

Le bouton Didacticiel Web sous Paramètres vous guidera tout au long de la configuration de votre boîte de réception pour son utilisation par le biais de Web Access. Même si votre administrateur l'a probablement déjà fait, cet assistant vous aidera à vous familiariser avec les options disponibles sur le système. Vous pourrez apporter les modifications nécessaires au système par le biais de cet assistant. Il vous est recommandé d'exécuter l'assistant une fois, avant de poursuivre.

1.Introduction : sélectionnez le fuseau horaire dans lequel vous vous trouvez le plus souvent. Entrez l'heure à laquelle vous commencez et celle à laquelle vous terminez chaque jour. Cliquez sur le bouton Suivant pour continuer.

2.Numéros de téléphone : cette fenêtre vous permet d'entrer les numéros auxquels vous êtes joignable.

Pour chaque numéro, entrez le ou les poste(s), et les numéros de téléphone internes ou externes auxquels vous êtes joignable. Entrez le numéro complet, y compris les indicatifs régionaux et nationaux le cas échéant, puis cliquez sur le bouton Suivant pour continuer.

3.Emplacements : spécifiez le poste ou le numéro de téléphone que le système doit essayer en premier pour les appels entrants lorsque votre emplacement est défini sur "Au bureau". Spécifiez également l'action que le système effectuera en cas d'absence de réponse à ce numéro.

Appels entrants avec sonnerie : entrez le poste principal auquel vous êtes joignable pendant les heures de bureau.

En cas d'absence de réponse : dans la liste déroulante, choisissez l'action que le système doit effectuer (par ex. "Prendre un message", appeler un autre numéro) en cas d'absence de réponse à votre numéro principal. Si vous avez entré d'autres numéros de téléphone à l’étape 2, ces numéros apparaitront dans la liste. Cliquez sur Ajouter+ pour ajouter une nouvelle entrée.

Indiquez au système s'il doit ou non vous contacter lorsque vous êtes chez vous. Si vous sélectionnez Oui, entrez les numéros de contacts nécessaires dans les espaces dédiés. Cliquez sur le bouton Terminer situé en bas de la fenêtre pour terminer l'assistant.

Le bloc Messagerie vous permet de gérer tous les aspects de vos communications par e-mail et par fax. Vous pouvez créer de nouveaux messages, lire des messages entrants et écouter des messages vocaux laissés sur le système. Aucun logiciel ou client de messagerie électronique supplémentaire n'est requis.

Les messages d'accueil de votre téléphone sont également créés et conservés dans cette section.

Ce bloc comprend des sections pour Envoyer un message, Envoyer un fax, Messages, Tâches de fax, Messages d'accueil et Transfert de messages.

Ces icônes sont utilisées pour indiquer des informations à propos de chaque message :

Icône	Nom	Fonction
	Nouvel audio	Indique que le message contient un élément audio (pièce jointe ou message vocal)
	E-mail non lu	Indique un e-mail que vous n'avez pas lu
	E-mail lu	Indique un e-mail que vous avez lu
	Fax	Indique que le message est un fax
	Urgent	Indique que ce message a été marqué comme Urgent par l'expéditeur
	Confidentiel	Indique que ce message a été marqué comme Confidentiel par l'expéditeur
	Pièce jointe	Indique que ce message comporte une pièce jointe

Pour créer un nouveau message e-mail, cliquez sur le bouton Envoyer un message.

La rédaction d'un message est la même que pour les autres clients de messagerie électronique. Définissez le ou les destinataire(s), puis entrez l'objet et le corps du message. Si nécessaire, joignez un fichier à l'aide de l'onglet Pièces jointes.

À : entrez l'adresse e-mail du destinataire dans le champ À. Ou bien, utilisez l'icône

pour ouvrir votre liste de contacts et sélectionnez les contacts à ajouter. Plusieurs adresses peuvent être entrées, tant qu'elles sont séparées par des virgules
(par ex. [email protected],[email protected]).

Cliquez sur les liens Ajouter en CC ou Ajouter en CCI pour ajouter des destinataires en "copie carbone" ou en "copie cachée" au message. Ils ouvriront une nouvelle barre d'adresses pour chaque catégorie. Entrez les adresses dans les espaces dédiés, ou utilisez la zone de recherche pour sélectionner dans votre liste de contacts.

Objet : saisissez une brève description du contenu du message afin que les destinataires sachent de quoi il traite.

Sélectionnez des options supplémentaires pour le message dans les menus déroulants situés au-dessus de la fenêtre du message :

Importance : choisissez entre Normal et Urgent. Urgent indique au destinataire que le message doit être ouvert immédiatement.

Confidentialité : sélectionnez Normal ou Confidentiel pour indiquer aux destinataires que le message contient des informations sensibles.

Marquer comme certifié : cochez cette case pour demander aux destinataires de vous envoyer une alerte lorsqu'ils lisent le message.

L'onglet Pièces jointes dans la fenêtre Nouveau message permet d'inclure des éléments supplémentaires à un message sortant. Utilisez le bouton Ajouter situé en haut à gauche pour ajouter un Fichier, Nouveau texte ou Nouvel audio en pièce jointe au message.

Fichier : si vous sélectionnez cette option, une fenêtre s'ouvrira dans laquelle vous pourrez choisir un fichier à ajouter au message. Il n'est possible d'ajouter qu'un seul fichier à la fois, mais plusieurs fichiers peuvent être ajoutés individuellement. Une fois le fichier choisi, cliquez sur Télécharger pour copier le fichier dans le message.

Nouveau texte : choisissez cette option pour ouvrir une fenêtre et entrer du texte supplémentaire. Cliquez sur Enregistrer pour joindre le message en tant que fichier texte.

Nouvel audio : si un microphone est connecté à l'ordinateur, ou si vous disposez d'un téléphone intégré, vous pouvez ajouter des messages vocaux à partir de l'interface de Web Access à l'aide de l'outil d'enregistrement.

•Pour démarrer l'enregistrement, cliquez sur le bouton Enregistrer. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Arrêter. L'enregistrement vocal sera ajouté au message en tant que pièce jointe au format de fichier audio WAV. Une fois que votre message vous convient, cliquez sur Enregistrer.

Bouton	Description
Envoyer	Cliquez sur ce bouton pour transmettre le message immédiatement.
Envoyer plus tard	Sélectionnez une heure à laquelle le message doit être envoyé. Entrez l'année, le mois, le jour, l'heure et la minute pour envoyer le message, ou cliquez sur l'icône calendrier pour choisir le jour. Cliquez sur OK lorsque vous avez terminé.
Enregistrer et fermer	Utilisez ce bouton pour enregistrer le message dans le dossier des brouillons et revenir à la boîte de réception. Le message peut être rappelé, modifié et envoyé à tout moment.
Abandonner	Cliquez sur ce bouton pour supprimer le message et revenir à la boîte de réception.

Toutes les fonctions pour l'envoi d'un fax sont les mêmes que pour Envoyer un message. Entrez un numéro de fax dans le champ À. Incluez tous les chiffres nécessaires, comme les indicatifs régionaux et longue distance, et tous les caractères requis pour accéder à une ligne extérieure. Les pièces jointes aux fax doivent être au format PDF ou TIFF, excepté si le serveur vocal a été configuré spécifiquement pour prendre en charge d'autres types de fichier.

Pour lire les messages, cliquez sur le bouton Messages, qui permet d'ouvrir la boîte de réception.

Les messages Lus

apparaissent en texte normal, alors que les messages Non lus

apparaissent en gras.

Boutons	Description
Fermer	Fermer le message et revenir à la boîte de réception.
Répondre Répondre à tous Transférer	Répondre : envoyer une réponse uniquement à l'expéditeur du message. Répondre à tous : envoyer une réponse à l'expéditeur et à tous les destinataires du message. Transférer : transmettre le message à un autre contact. Passez le curseur de la souris sur chaque bouton pour afficher des options supplémentaires (Texte*, Audio, Fax, Ajouter un commentaire^†, Aucun commentaire^†).
Copier/Déplacer	Dupliquer/déplacer les messages sélectionnés vers un autre dossier. Vous serez invité à sélectionner le dossier vers lequel les messages seront déplacés/copiés.
	Envoyer les messages sélectionnés vers le dossier Éléments supprimés. Si vous utilisez ce bouton dans le dossier Éléments supprimés, les messages seront définitivement supprimés du système.
Réponse en direct	Démarrer un appel avec l'expéditeur du message. Voir la description à la this page.

_* : l'option Texte envoie une réponse sous forme d'e-mail. Sélectionnez Audio pour enregistrer et envoyer un message vocal avec la réponse.
Choisissez Fax pour envoyer la réponse sous forme de fax.

† : l'ajout d'un Commentaire vous permet d'ajouter ou d'enregistrer une préface au message avant de l'envoyer au nouveau contact. Choisissez Aucun commentaire pour envoyer le message tel quel sans supplément.

Web Access peut lire des messages vocaux. Lorsque vous ouvrez un message vocal (un e-mail accompagné d'un fichier audio en pièce jointe), Web Access lit automatiquement le message. Pour lire à nouveau le message, allez dans l'onglet Pièces jointes et ouvrez la pièce jointe audio.

Lorsque vous recevez un fax, vous pouvez ouvrir les pièces jointes du fax dans Web Access à l'aide de la visionneuse de fax Microsoft Windows par défaut. Vous pouvez choisir d'enregistrer le fichier sur votre ordinateur local, puis de l'ouvrir, ou bien de l'ouvrir sur le vif.

En plus des pièces jointes générées pour vous (par ex., les fax et les messages vocaux), vous pouvez également joindre d'autres fichiers au message par le biais de l'onglet Pièce jointe. Pour joindre un fichier, cliquez sur le bouton Ajouter. Trois choix s'offrent à vous :

Fichier : cliquez sur le bouton Parcourir pour sélectionner le fichier que vous souhaitez joindre. Cliquez sur le bouton Télécharger, une fois que vous avez choisi, pour joindre le fichier à votre message.

Nouveau texte : un éditeur de texte simple apparaît. Rédigez le texte, puis cliquez sur Enregistrer. Le fichier texte sera créé et automatiquement inclus dans votre message.

Nouvel audio : l'outil d'enregistrement apparaît. Cliquez sur Enregistrer et dictez votre message dans le microphone. Une fois terminé, cliquez sur le bouton Arrêter et le fichier audio sera automatiquement joint au message au format WAV.

Web Access vous permet de lancer un appel depuis un message, en vous connectant par le biais de votre appareil téléphonique actuellement sélectionné. Lorsque vous cliquez sur Réponse en direct, la fenêtre contextuelle affiche les options suivantes :

Numéro de téléphone de mon emplacement actuel : sélectionnez le numéro de téléphone que vous souhaitez utiliser pour vous mettre en relation avec votre contact. Le serveur vocal vous appellera en premier sur cet appareil, puis appellera le contact une fois que vous aurez répondu, mettant ainsi en relation les deux parties sans heurt.

Type : dans le menu déroulant, sélectionnez le type de numéro de téléphone de votre contact, Interne ou Externe.

Numéro : entrez le numéro de poste ou de téléphone du contact à composer, ou cliquez sur l'une des icônes suivantes :

: ouvre une liste déroulante des numéros précédemment appelés. Cliquez sur un numéro pour passer l'appel.

: recherche le numéro dans votre liste de contacts. Cliquez sur un numéro pour passer l'appel.

: développe l'affichage pour inclure les indicatifs régionaux et nationaux en plus du numéro.

Composer : cliquez sur ce bouton pour appeler. Votre appareil actuel sonnera et l'appel sera passé une fois que vous aurez décroché.

Annuler : cliquez sur ce bouton pour fermer la fenêtre Réponse en direct sans passer l'appel.

Si vous souhaitez réaliser une action sur un message sans afficher le contenu, cochez les cases situées à gauche de la liste des messages, puis sélectionnez le bouton de l'action souhaitée, comme Déplacer

ou Supprimer

Des commandes supplémentaires sont disponibles par le biais des boutons suivants.

Boutons	Description
Nouveau	Créer un nouveau message. Passez le curseur de la souris sur ce bouton pour afficher les types de message disponibles*. Sélectionnez-en un pour créer un nouveau message de ce type.
Copier/Déplacer	Dupliquer ou déplacer les messages sélectionnés vers un autre dossier. Vous serez invité à sélectionner le dossier vers lequel les messages seront déplacés ou copiés.
	Mettre à jour/actualiser la liste des messages.
	Envoyer les messages sélectionnés vers le dossier Éléments supprimés. Si vous utilisez ce bouton dans le dossier Éléments supprimés, les messages seront définitivement supprimés du système.
	Accéder au système d'aide en ligne.
Vues	Filtrer les messages affichés. La vue par défaut est Afficher tout.
	Passer à la page suivante/précédente de messages.

* : sélectionnez Audio pour enregistrer et envoyer un message vocal avec la réponse. Choisissez Fax pour envoyer la réponse sous forme de fax. Choisissez Texte mobile pour envoyer le message sous forme de SMS. L'option Contact ouvre une fenêtre dans laquelle vous pouvez ajouter la personne à votre répertoire personnel. Indiquez les informations nécessaires (nom, numéros de contact, employeur, etc.) et cliquez sur Enregistrer et fermer une fois terminé.

Tous les dossiers et messages supprimés sont déplacés vers le dossier Éléments supprimés. Cela vous permet de récupérer les éléments tant que le dossier Éléments supprimés n'est pas vidé.

Pour récupérer un élément, déplacez un message ou dossier vers son emplacement d'origine, ou vers tout autre emplacement hors du dossier Éléments supprimés.

Les dossiers et messages supprimés sont déplacés vers le dossier Éléments supprimés. Pour supprimer ces éléments de façon définitive, sélectionnez l'option Vider le dossier Éléments supprimés dans le menu du dossier.

Cette section affiche tous les fax envoyés, reçus et en attente. L'heure, la date et le numéro de chaque fax sont listés.

Les fax toujours en cours de traitement par le système sont également affichés, avec leur statut actuel (par ex. Numérotation en cours, Envoi en cours).

Les fax dont l'envoi a échoué sont listés avec la raison de l'échec (par ex. Occupé, Aucune réponse). Si des problèmes surviennent lors de l'établissement de la connexion, Web Access compose à nouveau automatiquement le numéro plusieurs fois avant d'arrêter.

Le nombre de fois que le système compose le numéro est contrôlé par le biais du programme Officelinx Admin.
Allez dans l'onglet Entreprise > Fax intégré.
Définissez la valeur dans le champ Nombre de rappels pour l'impression de fichiers en cas de non-réponse pour contrôler le nombre de fois que le système essaiera d'envoyer le fax. La valeur par défaut est 5.

Il est important de totalement personnaliser vos messages d'accueil personnels afin que vous puissiez indiquer facilement votre emplacement et votre disponibilité aux appelants. À moins qu'il n'y ait un message d'accueil spécifique défini, tous les appelants entendront les messages d'accueil par défaut pour votre paramètre de disponibilité, et d'où l'appel vient (interne ou externe).

Ajouter un message d'accueil : cliquez ici pour créer un nouveau message d'accueil dans la catégorie choisie.

Ajouter un message d'accueil dans une langue différente : pour les entrées disposant déjà d'un message d'accueil, ce lien vous permet d'en créer un nouveau. Sélectionnez une langue différente dans la liste et enregistrez le nouveau message d'accueil. Il sera lu lorsqu'un appelant choisira cette langue au standard automatique.

Enregistrer : sélectionnez ce lien pour ouvrir le menu d'enregistrement. Lors de l'enregistrement d'un message d'accueil, choisissez la langue du message d'accueil dans la liste. Toutes les langues disponibles sur votre système sont listées. Ce message d'accueil sera lu lorsqu'un appelant sélectionnera la langue spécifiée à l'invite.

Cliquez sur Enregistrer lorsque vous êtes prêt. Parlez dans le microphone/combiné pour enregistrer le message d'accueil.

Cliquez sur Écouter/Mettre en pause

pour vérifier ce que vous avez enregistré.

Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé pour enregistrer le message d'accueil sur le système.

Écouter : choisissez cette option pour vérifier le message d'accueil actuel pour n'importe quel élément.

Supprimer : cliquez sur l'icône

pour supprimer du système le message d'accueil associé.

Dans cet onglet, vérifiez ou enregistrez votre nom ainsi que les messages d'accueil Occupé internes ou externes standard que les appelants entendent.

Dites votre nom. Ce message d'accueil est généré par défaut par le système à l'aide du moteur TTS (conversation de texte par synthèse vocale). Le moteur TTS dispose d'une prononciation limitée. Enregistrez alors votre message d'accueil du nom vous-même pour obtenir de meilleurs résultats.

Le message d'accueil Personnel interne est lu lorsqu'un numéro interne vous appelle et que vous ne répondez pas à l'appel.

Le message d'accueil Personnel externe est lu lorsqu'un numéro externe vous appelle et que vous ne répondez pas à l'appel.

Le message d'accueil Occupé interne est lu lorsqu'un numéro interne vous appelle et que vous êtes déjà au téléphone.

Le message d'accueil Occupé externe est lu lorsqu'un numéro externe vous appelle et que vous êtes déjà au téléphone.

Le message d'accueil Non disponible interne est lu lorsqu'un numéro interne vous appelle et que votre disponibilité est définie sur Non disponible.

Le message d'accueil Non disponible externe est lu lorsqu'un numéro externe vous appelle et que votre disponibilité est définie sur Non disponible.

Vérifiez et enregistrez des messages d'accueil à lire lorsque vous êtes à chaque emplacement spécifique. (En déjeuner, En réunion, Congés, etc.).

Créez des messages d'accueil personnalisés pour des contacts spécifiques. Lorsque le système identifie un appelant entrant grâce à son ID d'appelant, le message d'accueil attribué au numéro de cet appelant sera lu.

Si vous utilisez également une autre adresse e-mail, ou si vous souhaitez simplement sauvegarder vos messages sur un autre compte, vous pouvez transférer vos messages de Web Access vers n'importe quelle adresse e-mail. Vous pouvez configurer plusieurs adresses de transfert, mais une seule peut être active à la fois.

Pour ajouter ou modifier une adresse de transfert existante, référez-vous aux champs ci-dessous :

Sélectionnez une de ces destinations pour le transfert à l'aide des cases d'option.

Envoyer vers une destination spécifiée : sélectionnez cette case d'option et entrez l'adresse à laquelle vous souhaitez que les messages soient transférés.

Imprimer vers l'imprimante par défaut du serveur : envoyer le message à l'imprimante par défaut configurée sur le serveur Officelinx.

Imprimer vers un fax : transférer le message vers le numéro de fax spécifié.

Google Docs : transférer le message vers une collection Google Docs. Entrez le nom d'une collection existante pour y envoyer les messages. Le chemin doit se trouver entre des barres obliques / (par ex. /Nomcollection/ ).

Chemin de stockage : transférer les messages vers un emplacement personnalisé. Entrez le chemin auquel les messages seront envoyés
(par ex. C:\Utilisateurs\NomPersonne).

Sélectionnez des règles de transfert supplémentaires à l'aide des cases d'option.

Type de transfert : sélectionnez le type de transfert dans le menu déroulant. L'option Transférer conserve une copie du message dans la boîte de réception du compte d'origine, alors que l'option Relayer supprime le message du compte d'origine après le traitement.

Type de message : sélectionnez les types de message à transférer en cochant la ou les cases souhaitée(s) : E-mail, Fax, Audio, Appels manqués.

Format audio : dans le menu déroulant, sélectionnez le format d'encodage audio à utiliser pour l'encodage des messages vocaux.

Format fax : sélectionnez le format de fichier à utiliser pour le transfert des fax. Seuls les formats TIFF et PDF sont disponibles par défaut. D'autres formats sont susceptibles d'être disponibles si les programmes appropriés ont été installés sur le serveur.

Après : les messages sélectionnés sont transférés après un délai prédéterminé. Pour ajouter un délai à vos messages transférés, entrez la durée souhaitée en heures et minutes. Si vous entrez 0 minute et 0 heure, le message est transféré instantanément au moment où il est reçu.

Inclure une ou plusieurs pièce(s) jointe(s) : cochez cette case pour inclure des pièces jointes aux messages transférés.

Les emplacements constituent l'élément central d'Officelinx. Votre statut actuel est défini par votre emplacement. Tous les appels, messages et autres interactions de communication sont améliorés par les règles personnalisées configurées pour chaque emplacement. Un large éventail d'emplacements courants sont fournis avec le programme. Vous pouvez également créer des emplacements personnalisés selon vos besoins. Tous les emplacements, prédéfinis et personnalisés, sont modifiables par le biais de Web Access pour s'adapter à vos besoins.

Web Access fournit un moyen de gérer votre présence en créant et modifiant vos emplacements, vos numéros de contact et votre disponibilité.

Votre disponibilité, votre numéro de contact et votre emplacement actuel sont affichés sur le bouton du tableau de bord.

Pour modifier votre emplacement, cliquez sur le bouton Modifier l'emplacement actuel du tableau de bord.
Activez l'option Utiliser mon calendrier Emplacements pour que votre emplacement suive automatiquement votre calendrier.

Sélectionnez la case d'option Remplacer mon calendrier Emplacements et définir mon emplacement actuel pour gérer manuellement votre emplacement. Configurez les champs restants si nécessaire, puis cliquez sur Enregistrer.

Ces champs supplémentaires n'apparaîtront qu'une fois l'option Remplacer sélectionnée.

Emplacement actuel : dans le menu déroulant, sélectionnez l'emplacement que vous souhaitez utiliser (Au bureau, En déjeuner, En réunion, etc.).

Disponibilité à l'emplacement actuel : dans le menu déroulant, définissez votre statut de disponibilité (Disponible, Non disponible).

Numéro : le numéro actuel auquel vous êtes joignable est affiché. Cliquez sur les flèches

pour entrer un numéro différent. Sélectionnez le bon Type (Interne ou Externe) et entrez le Numéro complet comprenant les indicatifs régionaux et nationaux le cas échéant. Vous pouvez également choisir à partir des numéros associés à cet emplacement

Dans la liste déroulante, choisissez Disponible ou Non disponible. Lorsque votre statut est Disponible, votre téléphone actuel sonne et l'appel est transféré à la messagerie vocale ou à un autre numéro en cas d'absence de réponse. Si votre statut est Non disponible, les appels entrants sont immédiatement routés vers votre messagerie vocale ou vers un autre numéro.

Remplacer les filtres de disponibilité : cochez cette case pour remplacer les Filtres de disponibilité configurés pour cet emplacement. Les Filtres de disponibilité sont configurés sous le bouton Emplacements. Lorsque cette option est activée, toutes les exceptions faites pour cet emplacement par les filtres sont ignorées.

Apparaître non disponible en cas d'absence de l'ID d'appelant : cochez cette case pour être non disponible en cas d'absence d'ID d'appelant avec un appel.

Sélectionnez l'une des cases d'option pour définir la durée pendant laquelle vous apparaîtrez à cet emplacement.

Jusqu'à modification de mon emplacement : rester à cet emplacement jusqu'à ce qu'il soit de nouveau modifié manuellement.

Jusqu'aux prochaines activités programmées ou jusqu'à la fin/au début des heures de travail : cet emplacement sera utilisé jusqu'au prochain événement de votre calendrier, jusqu'à la fin de la journée de travail actuelle ou jusqu'au début de la prochaine journée de travail. Votre emplacement sera alors modifié selon les paramètres de votre calendrier.

Jusqu'à : cochez cette case d'option pour utiliser cet emplacement jusqu'à l'heure spécifiée. Après cela, votre emplacement reviendra au programme défini de votre calendrier. Entrez l'année, le mois, le jour et l'heure pour arrêter d'utiliser l'emplacement actuel et revenir au programme de votre calendrier.

Effectuez les modifications nécessaires, puis cliquez sur Enregistrer et revenez au tableau de bord.

Utilisez ce bouton du tableau de bord pour créer et gérer vos emplacements. Cliquez sur un emplacement existant pour modifier ses détails, ou sélectionnez Ajouter un emplacement pour en créer un nouveau. Cliquez sur X pour supprimer cet emplacement.

Général : attribuer, modifier et donner la priorité

aux numéros utilisés pour cet emplacement ainsi que la disponibilité par défaut associée à chacun. Cochez la case située à côté d'un ou plusieurs numéros configurés pour votre compte. Lorsque vous recevez un appel entrant, chaque numéro est appelé selon les règles définies dans l'onglet Règles de la fonction Trouvez-moi.

Message d'accueil de l'emplacement : choisissez un message d'accueil à utiliser pour cet emplacement, et configurez les règles pour les appelants.

Filtres de disponibilité : créez une règle de disponibilité personnalisée pour cet emplacement. Spécifiez les numéros (internes/d'entreprise ou externes) et les contacts pouvant vous voir comme disponible ou non disponible.

Règles de la fonction Trouvez-moi : si plusieurs numéros sont sélectionnés pour un emplacement, vous pouvez définir les règles que le système suivra lors de la mise en relation des appelants entrants avec votre téléphone ou votre boîte de réception. Si un seul numéro est sélectionné pour cet emplacement, cet onglet n'apparaît pas.

Attribuer des appels : transférez automatiquement des appels entrants vers un autre numéro selon l'appelant. Définissez les conditions exactes de renvoi sur un seul appelant ou groupe d'appelants.

Chaque emplacement prédéfini et chaque emplacement personnalisé dispose de ses propres paramètres. Vous pouvez spécifier exactement la manière dont et pour qui vous apparaissez (disponible ou non disponible), et la manière dont vous êtes joignable à chaque emplacement indépendamment des autres.

Au bureau, par exemple, signifie généralement que vous êtes disponible pour tout le monde et que vous êtes joignable à votre poste de bureau. En déjeuner peut vous afficher comme non disponible pour tous les appelants de l'extérieur de l'entreprise, mais comme disponible pour les appels internes. Bureau distant peut vous configurer comme disponible pour tous, mais router les appels vers votre téléphone distant/domestique, alors que Mobile transmet vos appels vers un téléphone portable. Emplacement temporaire peut vous définir comme disponible, mais vous joindre à un poste différent au sein de l'entreprise. Absence prolongée ou Congés peut lire un message d'accueil personnalisé avant de transférer l'appel vers un collègue. Pour tous les emplacements, vous pouvez choisir d'accepter ou de refuser des appels provenant de contacts spécifiques, afin que même en déjeuner, l'appel important d'un client puisse quand même arriver jusqu'à vous.

L'onglet Général détermine le ou les numéros recevant un appel lorsque cet emplacement est actif. Choisissez un ou plusieurs numéros parmi ceux déjà connectés à votre compte, ou ajoutez-en un nouveau.

Nom : entrez ou modifiez un nom pour cet emplacement. Les noms des emplacements prédéfinis ne peuvent pas être modifiés.

Emplacement local (dans le même fuseau horaire) : cochez cette case si cet emplacement se trouve dans le même fuseau horaire que les bureaux de l'entreprise.

Disponibilité par défaut : dans le menu déroulant, sélectionnez le statut (disponible/non disponible) à appliquer automatiquement lorsque vous sélectionnez cet emplacement.

Cochez la case située sur le côté gauche de chaque numéro à utiliser avec cet emplacement. Utilisez les flèches

pour déplacer les numéros vers le haut/bas de la liste. Le système contactera chaque numéro dans l'ordre lors de la réception d'un appel (voir Règles de la fonction Trouvez-moi ici).

Cliquer sur Ajouter pour créer des nouvelles adresses téléphoniques, ou sur Modifier à côté d'un numéro pour modifier une adresse téléphonique existante. Spécifiez le type du numéro (interne, externe), s'il doit être le numéro par défaut, et choisissez s'il doit être considéré comme appareil de confiance ou non.

L'onglet Messages d'accueil de l'emplacement permet de déterminer lesquels de vos messages d'accueil sont utilisés pour chaque emplacement. Un seul de ces éléments peut être sélectionné à la fois pour cet emplacement.

Lire le message d'accueil par défaut : sélectionnez cette case d'option pour lire vos messages d'accueil par défaut pour chaque situation (par défaut, Au téléphone; Non disponible). Cliquez sur Lire pour écouter chaque message d'accueil.

Lire le message d'accueil automatisé du nom et de l'emplacement : activez cette option pour lire un message d'accueil standard du nom et de l'emplacement.

Lire ce message d'accueil : sélectionnez cette case d'option pour enregistrer un message d'accueil personnalisé pour cet emplacement. Si vous cliquez sur Ajouter un message d'accueil, une fenêtre s'ouvre dans laquelle vous pouvez enregistrer et sauvegarder un nouveau message d'accueil.

Ne pas autoriser les appelants à ignorer le message d'accueil : cochez cette case pour obliger les appelants à écouter le message d'accueil en entier.

Ne pas autoriser les appelants à laisser des messages : cochez cette case si vous ne voulez pas que les appelants soient renvoyés vers la messagerie vocale après le message d'accueil. À la place, les appelants peuvent être renvoyés vers le menu vocal du standard automatique, ou bien le système raccrochera.

Cet onglet vous permet de personnaliser les règles donnant aux appelants accès à votre messagerie vocale. Ces modifications effectuées ici remplacent tout autre paramètre pour cet emplacement.

Par défaut, tous les appels entrants sont routés de la même manière. Cependant, vous pouvez créer une liste de contacts pour lesquels vous apparaissez non disponible dans tous les cas. Leurs appels seront traités selon les règles configurées pour les moments où vous n'êtes pas disponibles (par ex. passer directement à la messagerie vocale). Sélectionnez la règle personnalisée que vous souhaitez appliquer.

Apparaître disponible pour tout le monde : sélectionnez cette case d'option pour apparaître disponible pour tous les appelants. Il s'agit de l'option par défaut.

Apparaître non disponible pour : sélectionnez cette case d'option pour apparaître non disponible pour un ou plusieurs appels au bureau (Appels internes), appels hors du bureau (Appels externes) et appels provenant de membres de votre liste de contacts (Tous les appels de mes contacts). Sélectionnez toutes les options qui s'appliquent. Vous pouvez créer des exceptions pour chacune de ces règles afin que vous apparaissiez disponible pour certaines personnes même si elles appartiennent aux groupes spécifiés.

Apparaître non disponible pour cette liste uniquement : sélectionnez cette case d'option pour apparaître non disponible seulement pour les membres d'une liste que vous créez. Cliquez sur Aucun (l'option par défaut) et créez votre liste d'exceptions. Cette liste est unique à cet emplacement. Vous apparaîtrez non disponible pour les personnes sur la liste, alors que pour tous les autres, vous apparaîtrez disponible. Les appels entrants seront routés en conséquence.

Par défaut, lorsque votre statut est Non disponible, tous les appels entrants sont routés de la même manière. Cependant, vous pouvez créer une liste de contacts pour lesquels vous apparaissez disponible dans tous les cas. Leurs appels seront traités en fonction des règles que vous configurez pour votre statut disponible (par ex. appeler votre téléphone de bureau). Sélectionnez la règle personnalisée que vous souhaitez appliquer.

Apparaître non disponible pour tout le monde : sélectionnez cette case d'option pour apparaître non disponible pour tous les appelants. Il s'agit de l'option par défaut.

Apparaître disponible pour : sélectionnez cette case d'option pour apparaître disponible pour un ou plusieurs appels au bureau (Appels internes), appels hors du bureau (Appels externes) et appels provenant de membres de votre liste de contacts (Tous les appels de mes contacts). Sélectionnez toutes les options qui s'appliquent. Vous pouvez également créer des exceptions pour chacune de ces règles afin que vous apparaissiez non disponible pour certaines personnes même si elles appartiennent aux groupes spécifiés.

Apparaître disponible pour cette liste uniquement : sélectionnez cette case d'option pour apparaître disponible seulement pour les membres d'une liste que vous créez. Cliquez sur Aucun (l'option par défaut) et créez votre liste d'exceptions. Cette liste est unique à cet emplacement. Vous apparaîtrez disponible pour les personnes sur la liste, alors que pour toutes les autres, vous apparaîtrez non disponible. Les appels entrants seront traités en fonction.

L'onglet Règles de la fonction Trouvez-moi apparaît uniquement lorsque plusieurs appareils ou numéros de contact sont sélectionnés dans l'onglet Général. À partir d'ici, vous configurez la façon dont le système passera les appels entrants par le biais de plusieurs numéros sélectionnés.

M'appeler uniquement au premier numéro attribué à cet emplacement : sélectionnez cette case d'option pour que le système vous appelle uniquement au premier numéro attribué à cet emplacement dans l'onglet Général.

M'appeler à chaque numéro attribué à cet emplacement dans l'ordre : sélectionnez cette case d'option pour que le système vous appelle à chacun des numéros attribués à cet emplacement, dans l'ordre d'apparition, du haut vers le bas dans l'onglet Général. Vous pouvez également configurer des paramètres supplémentaires lorsque vous choisissez cette option. Référez-vous aux sections Options de la fonction Trouvez-moi et Liste d'exceptions ci-dessous.

M'appeler à tous les numéros attribués à cet emplacement en même temps : sélectionnez cette case d'option pour que le système appelle tous les numéros attribués à cet emplacement en même temps. Vous pouvez également configurer des paramètres supplémentaires lorsque vous choisissez cette option. Référez-vous aux sections Options de la fonction Trouvez-moi et Exceptions ci-dessous.

Si vous sélectionnez une option pour que l'appelant vous trouve, vous pouvez spécifier des options supplémentaires. Sélectionnez l'une des options suivantes :

Me trouver automatiquement : sélectionnez cette case d'option pour que le système essaye automatiquement de vous trouver (appeler vos numéros tel que déterminé ci-dessus) lorsqu'un appel arrive.

Demander à l'appelant de me trouver : sélectionnez cette case d'option pour que le système demande à l'appelant s'il veut vous trouver.

Les exceptions sont disponibles uniquement si vous avez sélectionné M'appeler à chaque numéro attribué à cet emplacement dans l'ordre ou M'appeler à tous les numéros attribués à cet emplacement en même temps.

Au lieu d'utiliser les mêmes règles que tout le monde pour la fonction Trouvez-moi, vous pouvez spécifier la manière dont différents contacts doivent fonctionner. Vous pouvez désactiver les options de la fonction Trouvez-moi pour certains, et attribuer différents comportements à d'autres. Pour ajouter une exception, cliquez sur le bouton Nouvelle règle.

Nommez la règle et sélectionnez le comportement spécifique pour cette règle. Comme ci-dessus, sélectionnez si le système doit appeler uniquement le premier numéro, tous les numéros dans l'ordre, ou tous les numéros en même temps. Ajoutez les contacts inclus dans la règle en les ajoutant à la liste Personnes qui me trouveront. Cliquez sur Aucun pour dresser la liste des contacts.

Cet onglet vous permet de router vos appels entrants vers un autre poste ou un autre agent. Un appel attribué ne sera pas traité par vos règles ou votre propre boîte de réception, mais passera à la destination alternative sélectionnée.

Attribuer mes appels à : cochez cette case pour que vos appels soient routés vers un autre numéro ou compte d'utilisateur. Entrez le numéro/compte vers lequel vous voulez envoyer vos appels.

Lire un message d'accueil avant d'attribuer les appels : cochez cette case si vous voulez que le système lise un message d'accueil avant de transférer l'appel. Deux options s'offrent alors à vous :

Lire mon nom suivi du nom de la personne à laquelle l'appel est attribué : si vous cochez cette case d'option, le message d'accueil préattribué se composera de votre nom suivi du nom de la personne à laquelle l'appel est transmis.

Lire ce message d'accueil : si vous sélectionnez cette option, un message d'accueil spécifique peut être lu avant que les appels soient attribués. Sélectionnez votre message d'accueil et la langue dans les menus déroulants correspondants.

Nouvelle règle : cliquez sur ce lien pour créer des Règles d'exception. Lorsqu'une nouvelle fenêtre apparaît, nommez et configurez l'exception, puis enregistrez. Pour des informations détaillées, référez-vous à Options de la fonction Trouvez-moi - Exceptions.

Votre calendrier est un programme affichant exactement où vous vous trouvez à tout moment donné. Si vous avez des événements récurrents ou un programme défini, un calendrier Emplacement s'avère pratique puisque vous n'avez pas à modifier manuellement votre emplacement à chaque fois. Votre statut se met automatiquement à jour selon le programme.

Les informations du calendrier d'un utilisateur sont synchronisées avec un compte Microsoft Outlook, Exchange ou Google Apps.

Le routage des appels se base sur l'emplacement et la disponibilité spécifiés dans le calendrier.

: utilisez les flèches pour avancer ou reculer dans le calendrier. Chaque clic affiche les événements de la prochaine semaine, ou de la précédente.

: cette icône peut être utilisée pour passer à la date souhaitée. Ouvrez ce calendrier et cliquez sur la date à afficher.

Cliquez sur le bouton Planifier un emplacement pour ajouter un événement au programme. Ajoutez les détails suivants :

Emplacement : dans le menu déroulant, sélectionnez l'emplacement auquel vous apparaîtrez pendant l'événement. Les appels entrants seront routés selon les paramètres effectués pour cet emplacement.

Disponibilité : dans le menu déroulant, sélectionnez votre disponibilité pour cet événement. Les appels entrants seront routés en conséquence.

Description du programme : entrez une description ou un nom pour l'événement que vous créez.

Début/Fin : spécifiez les heures de début et de fin pour l'événement. Vous pouvez cocher la case Toute la journée (24 h) pour que l'événement dure toute la journée de travail.

Le bouton Activer la récurrence vous permet de définir des événements à répéter à des intervalles réguliers. Vous pouvez créer un événement qui dure plusieurs jours, et définir l'intervalle de temps exact valide pendant ces jours. Vous pouvez également choisir les jours de la semaine séparément, afin que vous puissiez configurer un programme répétitif qui couvre toute la semaine de travail.

Cliquez sur le bouton Activer la récurrence pour créer un événement répétitif et entrez les heures de début et de fin. Les éléments du menu principal se trouvent sur la gauche et les sous-menus pour chacun apparaissent à droite lorsque sélectionnés. Sélectionnez l'une des cases d'option suivantes :

Quotidien : lorsque cette option est sélectionnée, vous pouvez choisir Tous les jours de la semaine ou Tous les X jours. Par exemple, si vous entrez 1, l'événement aura lieu tous les jours, alors que si vous entrez 2, il aura lieu tous les deux jours.

Hebdomadaire : activez cette option, puis spécifiez le ou les jours de la semaine auxquels l'événement aura lieu. Définissez le modèle Toutes les X semaines. Par exemple, si vous entrez 1, l'événement sera programmé toutes les semaines, alors que si vous entrez 2, l'événement sera programmé toutes les deux semaines.

Mensuel : activez cette option et définissez le jour du mois pour l'événement. Lorsque vous utilisez la première case d'option, définissez le jour même (par ex. le 1er ou le 15 du mois) en entrant uniquement le numéro, puis X mois. Si vous entrez 1 pour le X, le programme aura lieu tous les mois, alors que si vous entrez 2, le programme aura lieu tous les deux mois. Par exemple, Jour 7 tous les 2 mois.

La seconde option vous permet d'être plus précis dans vos choix. Par exemple, 3e vendredi tous les 1 mois.

Annuel : si vous sélectionnez Annuel, spécifiez un seul jour de l'année en choisissant le mois et le jour de l'événement, comme Tous les 6 juin.
Vous pouvez également sélectionner une heure générique pour l'événement. Par exemple, 1er vendredi de mars.

La Plage de récurrence définit la période pendant laquelle l'événement continuera de se répéter. L'événement apparaîtra dans votre calendrier jusqu'à la fin de la plage de récurrence. Sélectionnez une des cases d'option suivantes et définissez des champs supplémentaires le cas échéant.

Début : indiquez la date à laquelle l'événement commencera à se répéter. Entrez l'année, le mois et le jour.

Aucune date de fin : sélectionnez cette case d'option pour que l'événement se répète indéfiniment à partir de la date de début.

Fin après X occurrences : sélectionnez cette case d'option pour que le programme expire une fois avoir eu lieu X fois.

Fin le : sélectionnez cette case d'option pour définir une date de fin exacte de la récurrence.

Pour créer un nouveau calendrier, ou pour modifier un calendrier existant, cliquez sur le bouton Modifier le calendrier situé en haut de la fenêtre contextuelle du calendrier, puis sélectionnez Nouveau calendrier Emplacement. Pour modifier un calendrier existant, choisissez Modifier à côté du calendrier choisi.

Fuseau horaire : dans le menu déroulant, sélectionnez le fuseau horaire à utiliser pour ce calendrier.

Heures de travail par défaut : définissez votre journée de travail en paramétrant l'Heure de début et l'Heure de fin. Saisissez les heures dans les espaces dédiés, ou cliquez sur la flèche située en dessous de chaque champ pour ouvrir une liste déroulante dans laquelle vous pouvez sélectionnez l'heure.

Copier les emplacements locaux à partir d'un calendrier existant : cochez cette case et sélectionnez un calendrier existant dans le menu déroulant. Les informations d'emplacements du calendrier sélectionné seront copiées au calendrier actuel.

Officelinx vous permet de disposer de plusieurs calendriers, mais d'un seul actif à la fois. Pour désigner un calendrier comme actif, cliquez sur l'icône

dans la fenêtre contextuelle du calendrier et sélectionnez la case d'option à côté du calendrier que vous souhaitez utiliser.

Passez le curseur de la souris sur le bouton Options pour accéder à des paramètres du calendrier supplémentaires : Modifier le fuseau horaire, Modifier les heures de travail, Masquer les emplacements locaux, Afficher toutes les heures.

Si vous voyagez ou si vous êtes installé dans un autre fuseau horaire, vous devez modifier le fuseau horaire du calendrier afin qu'il s'ajuste correctement à l'heure locale.

Sélectionnez le fuseau horaire souhaité dans le menu déroulant, puis cliquez sur OK. Le calendrier actuel se synchronisera au nouveau fuseau horaire.

Si vous avez un programme de travail défini, vous pouvez configurer votre calendrier afin que vous soyez uniquement disponible pendant les heures auxquelles vous travaillez. Cela facilitera la gestion de votre calendrier étant donné que le programme est plus compact. Seules les heures que vous aurez sélectionnées apparaîtront dans l'affichage du calendrier au lieu de la journée complète de 24 h.

Sélectionnez l'Heure de début et l'Heure de fin pour votre journée de travail, ou utilisez les flèches et sélectionnez les heures dans une liste. Votre calendrier actuel s'ajustera pour afficher le nouveau programme.

Sélectionnez Masquer les emplacement locaux pour que le calendrier affiche uniquement les événements aux emplacements en dehors du fuseau horaire actuel. Choisissez Afficher les emplacements locaux pour afficher tous les événements du calendrier quel que soit le fuseau horaire.

Cet élément basculera l'affichage entre l'affichage de toutes les heures de la journée et l'affichage des heures de la journée de travail uniquement. Vous aurez accès aux heures en dehors des heures de bureau si nécessaire, tout en conservant l'affichage compact la plupart du temps.

Le bouton Adresses du tableau de bord vous permet d'ajouter et de gérer les numéros de téléphone et les adresses e-mail auxquels vous êtes joignable. Ces adresses sont associées à vos emplacements.

Plusieurs types d'adresse peuvent être créés : Téléphone, E-mail, Fax, Bipeur, SMS et Autre. Pour créer un numéro de n'importe quel type, cliquez sur l'onglet du type de numéro souhaité, puis cliquez sur Ajouter.

Une adresse téléphonique peut être un numéro interne (comme un poste) ou externe (comme un téléphone portable).

Ouvrez l'onglet Téléphone, puis cliquez sur Ajouter pour créer une nouvelle adresse. Pour modifier une adresse existante, cliquez sur l'adresse.

Pour définir un numéro interne, cliquez sur Ajouter, puis entrez un poste dans le champ Numéro. Vous pouvez également choisir de configurer les éléments suivants.

Définir par défaut : cochez cette case pour utiliser ce numéro comme adresse téléphonique par défaut.

Fiable : cochez cette case pour marquer ce numéro comme fiable. Les numéros fiables peuvent être requis par certaines fonctionnalités de vérification vocale qui vous permettent de vous connecter au système à l'aide de votre voix au lieu d'entrer votre mot de passe sur le clavier.

Lorsque vous définissez un numéro externe, le mieux est d'inclure autant d'informations que possible. Cliquez sur le bouton de développement

pour accéder aux informations supplémentaires (indicatifs régionaux, nationaux et code ville). Indiquez les détails complets pour le numéro. Vous pouvez également choisir de configurer les éléments suivants.

Définir par défaut : cochez cette case pour utiliser ce numéro comme adresse téléphonique par défaut.

Configurez vos adresses e-mail ici. L'adresse définie ici sera également utilisée par Officelinx pour envoyer des notifications, excepté si vous spécifiez un emplacement différent.

Ouvrez l'onglet E-mail, puis cliquez sur Ajouter pour créer une nouvelle adresse. Pour modifier une adresse existante, cliquez sur l'adresse.

Saisissez une adresse e-mail dans l'espace dédié. Vous pouvez également choisir de configurer l'élément suivant.

Définir par défaut : cochez cette case pour utiliser cette adresse e-mail comme adresse e-mail par défaut.

Si vous disposez d'un télécopieur, vous pouvez choisir de recevoir des fax par le biais de votre machine plutôt que par e-mail. Lorsqu'un fax est envoyé à votre boîte de réception, le système convertit automatiquement le fax en e-mail et l'envoi à votre compte. Cependant, si vous disposez d'une adresse fax définie actuellement disponible, le système essaye de transférer le fax au télécopieur en premier avant d'envoyer le message au format e-mail. Une adresse fax peut être un numéro interne ou externe.

Ouvrez l'onglet Fax, puis cliquez sur Ajouter pour créer une nouvelle adresse. Pour modifier une adresse existante, cliquez sur le numéro.

Pour définir un nouveau numéro de fax, cliquez sur Ajouter, puis entrez le poste dans le champ Numéro. Vous pouvez également choisir de configurer les éléments suivants.

Définir par défaut : cochez cette case pour utiliser ce numéro comme adresse fax par défaut.

Lorsque vous définissez un numéro externe, le mieux est d'inclure autant d'informations que possible. Cliquez sur le bouton de développement

pour accéder aux informations supplémentaires (indicatifs régionaux, nationaux et code ville). Indiquez les détails complets pour le numéro de fax. Vous pouvez également choisir de configurer l'élément suivant.

Définir par défaut : cochez cette case pour utiliser ce numéro comme adresse fax par défaut.

Entrez le numéro de bipeur externe que le système appellera. L'adresse du bipeur définie ici sera utilisée par le système à des fins de notification et autres fins de radiomessagerie, comme la radiomessagerie de prétransfert.

Ouvrez l'onglet Bipeur, puis cliquez sur Ajouter pour créer une nouvelle adresse. Pour modifier une adresse existante, cliquez sur l'adresse.

Lorsque vous définissez un numéro externe, le mieux est d'inclure autant d'informations que possible. Cliquez sur le bouton de développement

pour accéder aux informations supplémentaires (indicatifs régionaux, nationaux et code ville). Vous pouvez également choisir de configurer les éléments suivants.

Définir par défaut : cochez cette case pour utiliser ce numéro comme adresse de bipeur par défaut.

L'adresse SMS sera également utilisée pour l'envoi de messages texte et de notifications, ce qui comprend l'envoi de messages à partir des fonctions Chat dans iLink Pro. Vous pouvez définir une adresse e-mail ou un numéro de téléphone compatible avec les SMS (par ex. téléphone portable) comme adresse SMS.

Ouvrez l'onglet SMS, puis cliquez sur Ajouter pour créer une nouvelle adresse. Pour modifier une adresse existante, cliquez sur l'adresse.

Pour ajouter une adresse e-mail SMS, choisissez E-mail dans le menu déroulant. Saisissez l'adresse complète dans l'espace dédié. Vous pouvez également choisir de configurer l'élément suivant.

Définir par défaut : cochez cette case pour utiliser cette adresse e-mail comme adresse SMS par défaut.

Pour ajouter une adresse téléphonique SMS, choisissez Téléphone dans le menu déroulant. Saisissez le numéro de téléphone complet dans l'espace dédié. Lorsque vous définissez un numéro externe, le mieux est d'inclure autant d'informations que possible. Cliquez sur le bouton de développement

pour accéder aux informations supplémentaires (indicatifs régionaux, nationaux et code ville).

Définir par défaut : cochez cette case pour utiliser ce numéro comme adresse SMS par défaut.

Dans l'onglet Autre, vous pouvez spécifier n'importe quelle adresse Répondre à ou VPIM. Contrairement aux autres adresses, vous pouvez avoir une adresse VPIM et une adresse Répondre à actives en même temps.

Une adresse VPIM est automatiquement attribuée par le serveur et n'est pas modifiable. Elle est généralement au format NuméroBoîtedeRé[email protected]. Il s'agit de l'adresse que le système utilise pour recevoir vos messages. Si un type de synchronisation de messages est configuré (par ex. synchronisation IMAPTSE avec Microsoft Exchange), c'est le compte qui synchronise avec l'autre serveur e-mail.

L'adresse Répondre à peut être n'importe quelle adresse e-mail que vous utilisez. Cette adresse sera l'adresse par défaut à partir De laquelle les messages seront envoyés et l'adresse que les contacts utiliseront pour "Répondre à" vos e-mails.

Pour modifier votre adresse Répondre à, cliquez sur l'adresse e-mail. Entrez l'adresse e-mail souhaitée, puis cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez ajouter ou importer autant de contacts que souhaité depuis la section Personnes du tableau de bord. Il s'agit des contacts qui apparaissent dans votre répertoire personnel. Vous pouvez également créer des listes de diffusion pour envoyer un message à plusieurs contacts.

Utilisez le bouton Contacts du tableau de bord pour afficher toutes les personnes actuellement dans votre répertoire personnel. Les contacts peuvent également être modifiés et supprimés de cette fenêtre.

Dans la plupart des cas, les détails d'un utilisateur sont synchronisés avec un calendrier Microsoft Outlook, Exchange ou Google afin qu'ils soient disponibles par le biais de n'importe quel canal. Les modifications apportées à un programme apparaîtront dans l'autre programme.

Web Access vous permet de créer un nombre illimité de contacts personnels. Pour ajouter quelqu'un à votre liste, cliquez sur le bouton Ajouter un contact du tableau de bord. Il y a 4 onglets pour chaque contact : Propriétés du contact, Autres adresses, Pièces jointes et Champs personnalisés.

Utilisez l'onglet Propriétés du contact pour entrer les détails du contact. Ajoutez son titre et son nom complet, l'adresse et le nom de l'entreprise, les numéros de téléphone et tout autre détail dont vous avez besoin.

Nom complet : entrez le nom du contact dans l'espace dédié. Cliquez sur l'étiquette Nom complet... pour ouvrir une fenêtre contextuelle dans laquelle vous pouvez inclure son titre personnel (Dr, M., etc.), son prénom, son deuxième prénom, son nom de famille et son suffixe (I, PhD, Jr, etc.).

Par exemple, pour ajouter Dr Johnathan Quincy Public III, cliquez sur Nom complet... et spécifiez son titre (Dr), son prénom (Johnathan), son deuxième prénom (Quincy), son nom de famille (Public) et son suffixe (III). Le titre et le suffixe peuvent être entrés manuellement ou choisis dans une liste déroulante.

Adresse postale : entrez l'adresse postale du contact dans l'espace dédié. Cliquez sur Adresse postale... pour spécifier la rue, la ville, l'état/la province, le code postal et/ou le pays.

Nom de l'entreprise : entrez le nom de l'entreprise dans laquelle travaille le contact.

Fonction : entrez la fonction professionnelle du contact (Président, Responsable des ventes, Directeur financier, etc.).

Téléphone/Téléphone 2/Fax/Mobile/Bipeur/E-mail/Site Web : entrez les détails pour joindre le contact.

Date de naissance : entrez la date de naissance du contact, ou sélectionnez la date à l'aide du bouton calendrier.

Contact avec synthèse vocale : cochez cette case pour activer la fonction permettant d'appeler ce contact en prononçant son nom.

Lire ce message d'accueil : dans le menu déroulant, sélectionnez le message d'accueil à lire lorsque ce contact appelle votre boîte de réception. Il peut s'agir d'un message personnalisé spécifiquement pour cette personne.

Langue de lecture : dans le menu déroulant, sélectionnez la langue du message d'accueil (le cas échéant).

Commentaires : entrez tous les commentaires que vous avez concernant votre contact pour information.

Utilisez cet onglet pour configurer tout autre moyen permettant de contacter cette personne. Entrez ses coordonnées Personnelles ou Autres dans les espaces dédiés. Les informations Personnelles d'un contact comprennent son adresse postale et son numéro de téléphone. Les informations Autres comprennent une adresse postale alternative, une adresse e-mail, des numéros de téléphone ou de fax, et les informations ISDN/TTY/SIP.

Cet onglet vous permet d'associer des documents, des photos et d'autres éléments au contact.

Passez le curseur de la souris sur le bouton Ajouter pour voir la liste des types d'objet que vous pouvez joindre au contact. Les types sont : Fichier, Nouveau texte et Nouvel audio.

Fichier : sélectionnez cette option, localisez un fichier à joindre au contact et téléchargez-le dans Officelinx.

Nouveau texte : choisissez cette option pour ouvrir une fenêtre de saisie de texte dans laquelle vous pouvez saisir des notes supplémentaires.

Nouvel audio : cliquez pour ouvrir une fenêtre dans laquelle vous pouvez enregistrer un fichier audio à joindre aux détails du contact.

Utilisez cet onglet pour ajouter des informations supplémentaires à propos de votre contact. Créez vos propres champs et remplissez-les au besoin. Cliquez sur Nouveau, nommez le nouveau champ, puis entrez la valeur qu'il doit comporter. Cliquez sur OK lorsque vous avez terminé.

Si vous avez beaucoup de contacts, trouver un contact en particulier peut s'avérer difficile en cherchant dans tout le répertoire. Utilisez plutôt la fonction de recherche pour trouver le contact que vous voulez.

Cliquez sur le bouton Rechercher

situé en haut de la fenêtre des contacts, puis entrez le prénom ou le nom du contact. Cliquez sur le bouton Rechercher pour trouver toutes les correspondances dans votre répertoire personnel.

Si vous disposez d'une liste de contacts sur une autre plateforme comme Microsoft Outlook, vous avez la possibilité d'importer leurs données au lieu de les saisir à nouveau manuellement. Cliquez sur le bouton Importer situé en haut de la fenêtre du contact pour commencer.

Les informations doivent être exportées de l'application d'origine vers un fichier délimité par des virgules (CSV). Dans Web Access, Choisir le fichier de données exporté et cliquez sur Suivant. Indiquez au système les éléments du fichier de données correspondant à chaque champ de la liste de contacts. Les données importées sont ainsi copiées dans les champs appropriés de la base de données d'Officelinx.

Après avoir vérifié que tous les champs sont correctement liés, cliquez sur le bouton Importer pour ajouter les données de contacts à votre répertoire.

Vous pouvez spécifier si un contact doit être "compatible avec la synthèse vocale" afin que vous puissiez prononcer le nom du contact pour sélectionner cette personne lorsque vous êtes connecté à Officelinx sur une ligne téléphonique.

Cliquez sur le bouton Contacts avec synthèse vocale situé en haut de la fenêtre des contacts et sélectionnez le répertoire approprié dans le menu contextuel Sélectionner dans.

Recherchez dans la liste pour trouver les contacts à activer pour la synthèse vocale. Insérez une coche dans la zone située à gauche de chaque nom.

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Ajouter. Les contacts sélectionnés apparaissent dans le volet Éléments sélectionnés situé en bas de la fenêtre.

Lorsque la liste est terminée, sélectionnez la case d'option Activer la synthèse vocale située en haut de la fenêtre et cliquez sur le bouton Appliquer aux contacts sélectionnés.

Pour appeler un contact, cliquez sur le nom de la personne dans la liste Contacts, puis cliquez sur l'icône Appeler

Son numéro apparaîtra dans le champ Numéro à composer. Ce numéro peut également être entré manuellement. Cliquez sur le bouton de développement

pour accéder aux informations supplémentaires (indicatifs régionaux, nationaux et code ville) si nécessaire. Le numéro à partir duquel vous appelez apparaît en haut de la fenêtre. Modifiez ce numéro si nécessaire à l'aide du menu déroulant.

Cliquez sur Appeler lorsque vous être prêt pour l'appel. Votre appareil sélectionné sonnera et Officelinx transmettra l'appel au contact.

Le bouton Liste de diffusion du tableau de bord vous permet de facilement envoyer des messages à un groupe de contacts. Par exemple, si vous envoyez souvent des messages vocaux au service des Ventes, vous pouvez créer une liste de diffusion appelée "Ventes" composée des noms de toutes les personnes du service.

Les listes que vous créez ici sont vos listes Privées et ne sont pas disponibles pour les autres utilisateurs.
Les listes de diffusion Publiques sont créées par l'administrateur système.

Créez une nouvelle liste de diffusion en cliquant sur le bouton Ajouter une liste situé dans le coin supérieur gauche de la fenêtre. Pour modifier une liste existante, cliquez sur le nom de la liste.

Enregistrer et fermer : lorsque vous avez terminé de créer ou de modifier la liste, cliquez sur ce bouton pour enregistrer les modifications et revenir à la fenêtre Listes.

Abandonner : ce bouton permet à la liste de revenir à son état d'origine, en ignorant toute modification effectuée.

Numéro de la liste : donne un numéro à la liste. Cela vous permet d'accéder à la liste par le biais du pavé numérique du téléphone.

Le volet Recherche affiche les contacts d'après les paramètres que vous avez entrés dans l'espace dédié. Trouvez un contact et cochez la case située à gauche de son nom pour l'ajouter au volet Destinataires.

Rechercher : au lieu de naviguer dans les catégories, vous pouvez également rechercher un contact dans l'ensemble de la base de données. Saisissez les informations, puis cliquez sur le bouton Rechercher pour trouver tous les contacts correspondants.

Ajouter : cliquez sur ce bouton pour copier les contacts sélectionnés dans la zone Destinataires située en bas de la fenêtre.

Supprimer les éléments sélectionnés : cliquez sur ce bouton situé en dessous du volet Destinataires pour supprimer les contacts sélectionnés de la liste des destinataires. Insérez une coche dans la zone située à côté de chaque nom à supprimer, puis cliquez sur ce bouton. Les contacts sont supprimés de la liste de diffusion, mais pas du système.

Le volet Sélectionner dans vous permet de rechercher dans des répertoires spécifiques des contacts à ajouter à la liste de diffusion. Dans la liste déroulante, sélectionnez un répertoire à afficher et cochez la case située à gauche de son nom pour l'ajouter au volet Destinataires.

Sélectionner dans : dans le menu déroulant, sélectionnez le répertoire contenant les contacts que vous voulez ajouter à la liste de diffusion.

Tous les collègues : sélectionnez n'importe quelle personne de votre entreprise.

Tous les contacts privés : sélectionnez n'importe quelle personne de votre répertoire privé.

Tous les contacts publics : sélectionnez n'importe quelle personne de la liste d'entreprise des contacts publics.

Service : sélectionnez une personne dans le service spécifié de l'entreprise.

Sites distants : saisissez une adresse e-mail, puis utilisez le menu déroulant pour choisir parmi les domaines préconfigurés des sites distants sur le serveur.

Numéros de téléphone : entrez manuellement un numéro de téléphone du destinataire.

SMS - Téléphone : entrez manuellement un numéro de téléphone compatible avec les SMS.

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Enregistrer et fermer situé en haut de la fenêtre.

Une fois qu'une liste de diffusion publique ou privée est configurée, vous pouvez y accéder lors de l'envoi d'un message en ajoutant le numéro ou le nom de la liste dans le champ À, puis en appuyant sur Entrée.

Lorsque vous n'êtes pas à votre bureau ou pas au travail, il se peut que vous ne sachiez pas si vous avez reçu un message important. La section Notification du tableau de bord de Web Access peut être configurée afin de vous aviser lorsque vous recevez des messages.

Par exemple, si vous recevez un message vocal sur votre boîte de réception du bureau, vous pouvez demander à Web Access de vous en informer par e-mail, ou de vous appeler sur votre numéro de téléphone portable ou de domicile pour vous aviser de l'arrivée du message.

Le bouton Programme du tableau de bord de Web Access vous permet de spécifier les adresses e-mail et téléphoniques à utiliser pour vous contacter lorsque vous avez un message. Après avoir spécifié vos méthodes de contact, vous pouvez attribuer un programme à une adresse de notification. Les alertes créées sans programme deviennent des Cas spéciaux.

Pour créer une nouvelle alerte, cliquez sur Ajouter une nouvelle notification, ou cliquez sur l'adresse d'une alerte existante pour la modifier.

Adresse : dans le menu déroulant, sélectionnez l'adresse à laquelle vous voulez que les notifications soient envoyées. Il peut s'agir d'un numéro de téléphone interne ou externe, ou d'une adresse e-mail. Les entrées de la liste sont configurées à la section Adresses .

Nombre de rappels : entrez le nombre de fois où le système essaiera de vous aviser. Cette option n'est utilisée que pour les téléphones ou les bipeurs. Les notifications par e-mail et SMS sont toujours envoyées une seule fois.

Minutes entre les rappels lorsque la ligne est occupée : entrez le nombre de minutes que le système attendra entre les tentatives de notification lorsque le numéro de téléphone est occupé (uniquement pour les téléphones ou les bipeurs).

Minutes entre les rappels lorsqu'il n'y a aucune réponse : entrez le nombre de minutes que le système attendra entre les tentatives de notification lorsque le numéro de téléphone ne répond pas (uniquement pour les téléphones ou les bipeurs).

Description du programme : entrez un nom ou une description pour le programme de notification actuel pour information.

Activer/Désactiver la récurrence : par défaut, la récurrence du programme de notification est activée. Si vous décidez de désactiver la récurrence, la notification sera toujours active pendant la durée définie. Par exemple, si la Plage de récurrence et l'Heure de début sont définies sur 1 janvier 2018, 0:00 et l'Heure de fin sur 31 décembre 2018, 23:30, vous serez avisé tout au long de l'année. L'option Toute la journée (24 h) n'aura aucun impact puisque le programme couvre déjà l'ensemble des 24 heures. Désactivez la récurrence pour créer un Cas spécial.

La récurrence vous épargne les problèmes de la configuration à répétition d'une notification. Vous pouvez créer un programme de notification qui couvre plusieurs jours et définit l'intervalle de temps valide pendant ces jours. Vous pouvez également choisir les jours de la semaine séparément, afin que vous puissiez configurer un programme pour toute la semaine de travail. La récurrence est activée par défaut.

Heure de début et Heure de fin : dans la liste déroulante, spécifiez une période pour le programme de notification. Par exemple, si vous voulez que ce programme fonctionne de 9 h à 17 h, sélectionnez 9:00 dans le menu déroulant Heure de début et 17:00 dans le menu déroulant Heure de fin. Les notifications seront envoyées uniquement entre ces deux limites.

Toute la journée (24 h) : cochez cette case pour que les notifications soient envoyées quelle que soit l'heure de la journée à laquelle elles sont reçues. Les heures de début et de fin sont désactivées lorsque cette option est sélectionnée.

Cochez l'une des cases d'option suivantes et spécifiez tout détail supplémentaire.

Quotidien : choisissez si le programme doit être actif Tous les jours de la semaine ou Tous les X jour(s). Si vous entrez 1, les notifications seront envoyées tous les jours, alors que si vous entrez 2, elles seront envoyées tous les deux jours.

Hebdomadaire : choisissez le ou les jours de la semaine auxquels les notifications seront envoyées et définissez le modèle Toutes les X semaines. Si vous entrez 1, les notifications seront envoyées toutes les semaines, alors que si vous entrez 2, elles seront envoyées toutes les deux semaines.

Mensuel : spécifiez le Jour tous les X mois. Pour Jour, entrez seulement le numéro du jour. Par exemple, si vous sélectionnez Jour 12 tous les 2 mois, des alertes seront envoyées le 12ème jour tous les deux mois.

La seconde option propose un ensemble de choix différent. Par exemple, vous pouvez choisir d'être avisé le Dernier vendredi tous les 1 mois, ou le 3ème vendredi tous les 3 mois.

Annuel : choisissez un seul jour de l'année en sélectionnant le mois et le jour. Vous pouvez également être plus spécifique. Par exemple, vous pouvez choisir le 1er vendredi de janvier, ou le 4ème weekend de juillet.

La Plage de récurrence définit la période pendant laquelle les notifications continueront d'avoir lieu. Sélectionnez une des cases d'option suivantes et définissez des champs supplémentaires le cas échéant.

Aucune date de fin : sélectionnez cette case d'option pour que les notifications continuent indéfiniment à partir de la date de début.

Fin après X occurrences : sélectionnez cette case d'option pour que le programme expire une fois avoir eu lieu X fois.

Fin le : sélectionnez cette case d'option pour définir une date de fin exacte de la récurrence.

Les notifications pour chaque message peuvent être envahissantes. Configurez les types de messages qui déclencheront une notification à l'aide du bouton Options.

Utilisez ces options pour déterminer les types de message, et leur provenance, qui génèreront une notification.

Pour les nouveaux fax/messages texte/messages vocaux, informez-moi uniquement pour les types suivants :

Sélectionnez le type de message qui créera une notification. Choisissez toutes les options qui s'appliquent.

Urgents : envoyer une alerte pour les messages marqués "Urgent" ou "Haute importance" par l'expéditeur.

Externes : une alerte est générée pour les messages qui ne proviennent pas de l'entreprise.

Avec ID de l'appelant : seuls les messages comprenant un ID d'appelant génèreront des notifications.

Une alerte peut être envoyée à chaque fois que le système renvoie sur un autre poste un appel vous étant destiné. Le message s'envoie par le biais du système de haut-parleur intrabureau (haut-parleurs de téléphone, système d'amplification, etc.) et prend la forme "Il y a un appel pour John Smith."

Configurez le moment où l'appel est annoncé lorsqu'un appelant est transféré.

Avant le renvoi : cochez cette case pour que le système vous fasse une annonce haut-parleur avant de renvoyer un appel.

Après le renvoi : cochez cette case pour que le système vous fasse une annonce haut-parleur après avoir renvoyé un appel.

Vous pouvez utiliser Web Access comme réveil personnel en créant un appel de réveil. Cliquez sur le bouton Appel de réveil du tableau de bord et remplissez les informations suivantes.

Numéro : entrez le numéro auquel vous souhaitez recevoir l'appel de réveil. Sinon, sélectionnez un numéro dans le menu déroulant comprenant tous les numéros de téléphone créés pour votre compte à la section Personnes.

Date : entrez la date à laquelle l'appel de réveil sera passé, ou cliquez sur le bouton calendrier pour sélectionner une date.

Une fois terminé, cliquez sur Enregistrer. Officelinx vous appellera sur l'appareil spécifié aux date et heure choisies.

La section Paramètres du tableau de bord vous permet de personnaliser votre expérience Web Access. Vous pouvez également parcourir des fonctions automatisées comme le transfert ou la notification ici. Pour plus d'informations, veuillez vous référer à ces rubriques.

Le bouton Didacticiel Web du tableau de bord vous guide tout au long de la configuration de votre boîte de réception pour son utilisation dans Web Access. Même si votre administrateur l'a probablement déjà fait, cet assistant vous aidera à vous familiariser avec les options disponibles sur le système. Vous aurez la possibilité d'apporter des modifications au système par le biais de cet assistant. Il vous est recommandé d'exécuter l'assistant une fois avant d'aller plus loin dans le programme. Consultez la this page pour plus de détails sur le didacticiel.

L'administrateur peut demander que vous exécutiez le didacticiel une fois avant d'utiliser Web Access. Vous recevrez un e-mail contenant un lien pour lancer l'assistant où vous pourrez entrer vos informations.

Modifiez les mots de passe et les paramètres de votre compte à l'aide du bouton Compte du tableau de bord.

Nom d'utilisateur : il s'agit de votre nom de compte de connexion et correspond généralement à votre adresse e-mail.

Mot de passe/Confirmer le mot de passe : utilisez ce champ pour modifier votre mot de passe de compte. Entrez un nouveau mot de passe pour votre boîte de réception et vérifiez-le. Ce mot de passe peut être composé de lettres et de chiffres.

Cette section vous permet de gérer votre de mot de passe de connexion à vos appareils téléphoniques pour écouter les messages de votre messagerie vocale.

Mot de passe/Confirmer le mot de passe : entrez un nouveau mot de passe pour votre boîte vocale et vérifiez-le. Ce mot de passe doit être uniquement composé de chiffres étant donné qu'il sera entré à partir d'un pavé numérique du téléphone.

Il s'agit de l'affichage de votre nom de compte de domaine géré par l'administrateur réseau.

Cette section permet à votre compte de messagerie vocale d'accéder à un fournisseur de messagerie électronique tiers comme Gmail, Outlook ou Exchange. Les mêmes informations sont copiées dans les deux comptes afin que vous puissiez utiliser votre programme préféré pour gérer vos messages.

Verrouillé : cette case est cochée lorsque les identifiants de connexion IMAP sont refusés par le serveur lors de la synchronisation IMAPTSE. Lorsque que cette option est activée, obtenez les bons identifiants de connexion IMAP, entrez les informations, puis décochez la case pour continuer la synchronisation.

Nom d'utilisateur : entrez le nom d'utilisateur pour votre compte de messagerie électronique IMAP. Il s'agit généralement de votre adresse e-mail.

Format audio : dans le menu déroulant, sélectionnez le type de compression à utiliser pour vos messages vocaux sortants. Vous devez vous assurer que le format audio choisi est compatible avec la destination. Il vous est recommandé de laisser ce champ à sa valeur par défaut, excepté s'il vous est spécifiquement demandé de le modifier.

Ceci affiche la dernière heure à laquelle vos Boîte de réception, Contacts et Calendrier ont été synchronisés avec un serveur externe comme Gmail ou Outlook.

Cette section vous permet de spécifier le format de date, de basculer l'utilisation de la reconnaissance vocale lors de la numérotation et d'afficher les astuces sur de nombreux écrans dans Web Access.

Format de date : dans le menu déroulant, spécifiez le format de date à utiliser pour votre compte. Choisissez parmi aaaa/mm/jj, jj/mm/aaaa et mm/jj/aaaa.

Inclure tous mes contacts privés lorsque je lance une recherche vocale pour un contact : cochez cette case pour inclure tous les contacts privés dans une recherche vocale.

Inclure les contacts publics de mon entreprise lorsque je lance une recherche vocale pour un contact : cochez cette case pour inclure le répertoire des contacts publics de l'entreprise dans une recherche vocale.

Inclure automatiquement ma signature ou joindre une carte professionnelle électronique aux messages sortants : cochez cette case pour envoyer votre signature ou une carte professionnelle électronique avec tous les messages sortants.

Afficher les astuces : cochez cette case pour afficher une aide résumée. Les astuces apparaissent sur chaque écran avec un fond jaune.

Lorsque vous avez terminé de modifier votre compte, cliquez sur le bouton Enregistrer situé en haut de l'écran pour que les modifications deviennent permanentes.

Configurez les paramètres de votre téléphone intégré à l'aide du bouton Appeler du tableau de bord.

Utilisez cette section pour attribuer des options de renvoi et basculer le renvoi d'appel.

ID de l'appelant : dans le menu déroulant, sélectionnez la manière dont vous souhaitez être avisé lorsque vous recevez un appel dans iLink Pro. Choisissez parmi les options suivantes dans la liste déroulante :

Aucun : ne pas demander le numéro de téléphone à un appelant entrant s'il n'est pas reconnu par le système. Ne pas l'afficher non plus dans une fenêtre contextuelle.

Demander : inviter un appelant non identifié à entrer son numéro de téléphone à l'aide du pavé numérique à tonalité DTMF.

Demander et afficher : demander à un appelant non reconnu d'entrer son numéro de téléphone et afficher ce numéro dans une fenêtre contextuelle.

Opérateur personnel : sélectionnez l'opérateur personnel à qui vous voulez transférer l'appel. Lorsque vous définissez un opérateur personnel, il remplace l'opérateur par défaut de votre boîte de réception.

Entrer un numéro de téléphone : cochez cette case pour entrer le numéro de téléphone de la personne agissant comme votre opérateur personnel. Lorsque cette case est cochée, vous devez entrer l'adresse de la boîte de réception de cette personne.

Trouver une entrée : recherchez dans le répertoire de l'entreprise le nom et le poste de la personne entrée dans le champ (par ex. entrer "John" peut trouver "1234:John Smith").

Carnet d'adresses : ouvre le répertoire de l'entreprise afin que vous puissiez sélectionner votre opérateur personnel.

Message d'accueil par défaut du menu vocal : dans le menu déroulant, sélectionnez le message d'accueil par défaut pour le menu vocal personnel que vous utilisez actuellement.

Code d'accès longue distance : entrez le code d'accès longue distance utilisé par votre entreprise (le cas échéant).

Mise en attente : si vous cochez cette case, lorsqu'une personne appelle votre poste, mais que la ligne est occupée, l'appelant pourra choisir s'il souhaite être avisé lorsque la ligne est libre.

Filtrage des appels : cochez cette case pour obliger les appelants à indiquer leur nom.

Mise en file d'attente des appels : cochez cette case pour placer les appelants dans une file d'attente lorsque la ligne est occupée. S'ils sont en attente, les appelants sont informés de leur position dans la file d'attente et il leur est demandé s'ils souhaitent continuer d'attendre ou laisser un message vocal.

Enregistrer tous les appels entrants : cochez cette case pour enregistrer tous les appels entrants. Les appels enregistrés sont envoyés à votre boîte de réception sous forme de messages vocaux.

Détection de fax : cochez cette case pour permettre aux fax entrants de livrer leur message à votre boîte de réception si l'appel est resté sans réponse. Si cette case est décochée, le poste téléphonique sonne, mais l'appel est abandonné s'il n'est pas pris en charge et le système identifie l'appel comme un fax.

Renvoi d'appel actif : cochez cette case pour renvoyer des appels entrants au numéro défini dans le champ. Vous pouvez renvoyer vos appels uniquement vers un numéro interne (par ex. une autre boîte de réception). Entrez le numéro de renvoi dans l'espace dédié.

Options de réacheminement pour les intégrations téléphonie-informatique (CTI)

Si vous disposez d'un système téléphonique prenant en charge l'intégration CTI, vous pouvez le configurer afin que le système modifie automatiquement les paramètres selon le statut de votre téléphone.

Sélectionnez l'action à effectuer lorsque vous recevez un appel entrant et que votre téléphone est configuré sur Ne pas déranger. Une seule option peut être active à la fois. Les appels entrants seront routés en conséquence.

Rien : sélectionnez cette case d'option pour qu'aucune action n'ait lieu lorsque vous recevez un appel et que le bouton NPD du téléphone est activé.

Modifier mon statut en "Non disponible" : sélectionnez cette case d'option pour apparaître "Non disponible" lorsque NPD est activé.

Configurer mon emplacement sur : sélectionnez cette case d'option et choisissez votre Emplacement et votre Disponibilité dans les listes déroulantes. Votre emplacement et votre disponibilité sont modifiés lorsque vous appuyez sur le bouton NPD de votre téléphone.

Sélectionnez l'action à effectuer lorsque vous recevez un appel entrant et que votre téléphone est paramétré pour le renvoyer sur un autre poste.

Rien : sélectionnez cette case d'option pour qu'aucune action n'ait lieu lorsque vous recevez un appel et que le téléphone est paramétré pour renvoyer les appels.

Modifier mon statut en "Non disponible" : sélectionnez cette case d'option pour apparaître "Non disponible" lorsque votre téléphone est configuré pour renvoyer les appels.

LIFO (dernier entré, premier sorti) : cochez cette case d'option pour lire le message le plus récent d'abord, et le message le plus ancien en dernier. Lorsque vous consultez des messages par le biais de Web Access, les messages les plus récents sont situés en haut de la liste.

FIFO (premier entré, premier sorti) : cochez cette case d'option pour lire le message le plus ancien d'abord, et le message le plus récent en dernier. Lorsque vous consultez des messages par le biais de Web Access, les messages les plus récents sont situés en bas de la liste.

Donner les informations sur l'enveloppe du message : cochez cette case pour toujours entendre les informations sur l'enveloppe du message (par ex. le nom de l'expéditeur, la date de réception, etc.) pour chaque message vocal.

Appareil de lecture : dans le menu déroulant, sélectionnez l'appareil (par ex. carte son d'ordinateur, téléphone) à utiliser pour lire les messages et les messages d'accueil.

Appareil d'enregistrement : dans le menu déroulant, sélectionnez l'appareil (par ex. carte son d'ordinateur, téléphone) à utiliser pour enregistrer les messages et les messages d'accueil.

Ce bouton du tableau de bord est utilisé pour accéder au fichier d'aide en ligne pour Web Access.